從今天起,學會使用Google表單電子簽名,讓你的生活更輕鬆!


摘要

今天,我們將探索如何透過 Google 表單進行電子簽名,使生活更加輕鬆高效。這不僅能確保文件的真實性與安全性,還能提高團隊合作效率。 歸納要點:

  • 精準電子簽名:Google 表單電子簽名透過數位證書驗證,確保文件真實可靠。
  • 數位簽章新時代:引入區塊鏈技術,建立不可竄改且透明的簽章紀錄,大幅提升文件安全性。
  • 團隊協作新境界:Google 表單電子簽名讓多方即時檢閱和簽署,提高團隊效率。
使用 Google 表單電子簽名,不僅能保障文件真實性和安全性,更可提升團隊合作效率,是現代企業管理的得力助手。

精準電子簽名,善用 Google 表單讓文件處理更輕鬆!

精準電子簽名,善用 Google 表單讓檔案處理更輕鬆!想像一下,不再需要印出檔案、手寫簽名,再掃描回傳給對方。現在,Google 表單已經與 DocuSign 和 Adobe Acrobat Sign 這些電子簽名工具整合,讓你只需在表單中點幾下,就能完成簽署。你還可以利用 Google 表單的資料驗證功能,確保每個輸入的資訊都符合標準,再也不用擔心資料錯誤。而且,即便你不小心修改了表單內容,也能透過版本控制系統隨時還原。無論是手機、平板還是電腦,只要有網路,你就能隨時隨地使用這些功能。這樣一來,不管身在何處,都可以快速完成各種簽署流程,是不是超方便呢?
本文歸納全篇注意事項與風險如下,完整文章請往下觀看
  • 須注意事項 :
    • 雖然 Google 表單提供了電子簽名功能,但在使用者體驗上,簽名的準確性和美觀度可能不如專業的電子簽章工具,這對於需要高度精確和專業外觀的文件來說是一個限制。
    • Google 表單的安全性依賴於 Google 的伺服器架構,如果出現伺服器故障或攻擊事件,可能會導致數據丟失或洩漏,而這些風險是使用者無法控制的。
    • 目前 Google 表單缺乏多樣化的身份驗證方式,例如雙因素驗證,在某些需要更高安全性的情境下(如金融合同或法律文件),其保護措施顯得薄弱。
  • 大環境可能影響:
    • 隨著市場上其他電子簽章解決方案的不斷進步,如 DocuSign 或 Adobe Sign 等公司推出更多創新功能與更強大的安全性保障,Google 表單面臨被取代或競爭力下降的威脅。
    • 如果未來各國政府開始實施更嚴格的信息保護與數位簽名法規,而 Google 表單無法及時符合這些新標準,將可能導致用戶流失及信任危機。
    • 黑客技術日益更新換代,以針對大型平台為目標進行攻擊。在此背景下,即便是擁有強大資源支持的 Google,也可能成為黑客重點攻擊目標,增加用戶資料被竊取或篡改的風險。

數位簽章新時代:運用 Google 表單強化文件安全性

電子簽名的應用越來越廣泛,這背後有法規的支援。像是台灣在2015年透過了電子簽章法,讓電子簽名和手寫簽名具有同等法律效力。這不只是提高了企業的效率,更推動了數位轉型。

Google表單也順應潮流,加入了電子簽名功能。現在,你可以在表單中新增一個專門的簽名欄位,受訪者只需線上上填寫並簽署檔案,大大簡化了流程。不僅如此,檔案安全性也得到了提升。

更酷的是,有些公司還結合區塊鏈技術來強化安全性。區塊鏈能夠記錄並驗證每筆交易資訊,而且這些資訊是不可篡改的。所以,把它與電子簽名結合,就能建立一個高度可信、防篡改的系統。從此再也不用擔心檔案被竄改或偽造啦!
我們在研究許多文章後,彙整重點如下
網路文章觀點與我們總結
  • 電子簽名工具讓文件簽署變得更快速、簡單,無需紙本。
  • 支援多種平台,如Google文件、PDF等,可在不同設備上操作。
  • 可以上傳照片、定位打卡及進行電子簽名,提供全面的功能。
  • 能夠請求多達100人的電子簽名,並精確顯示簽名位置。
  • 整合Dropbox Sign等工具,提升協作能力並加快合約流程。
  • 雲端智慧表單具備更多功能,比傳統Google表單更貼近實際需求。

在現代工作環境中,電子簽名已成為提高效率的重要工具。它不僅讓我們省去紙張和郵寄的麻煩,更能隨時隨地完成文件的簽署。不論是透過Google文件還是PDF,上傳照片、定位打卡都變得輕而易舉。此外,多達100人的電子簽署請求以及精準的位置標註,也讓團隊協作更加順暢。在這樣便利的科技幫助下,我們可以將更多時間專注在核心業務上,而不是繁瑣的文書工作。

觀點延伸比較:
功能Google表單電子簽名傳統紙本簽署PDF專用電子簽名工具Dropbox Sign
文件處理速度快速,幾乎即時完成慢,需要郵寄或面交中等,需安裝特定軟體後操作快速,雲端協作
平台支援度高,可在Google文件、PDF等上操作,多設備兼容低,只能在紙本上進行操作,不具跨平台性質中,一般只支援PDF格式的文件,不同設備需要重複安裝軟體或應用程式高,多種平台整合,適合多樣化工作環境
附加功能照片上傳、定位打卡、多達100人的電子簽名請求無附加功能部分工具提供簡單標記和註解功能與多種雲端儲存服務整合,加快合作流程
精確度及安全性高度精確,有GPS定位支持並顯示簽名位置,高安全性較低,有偽造風險且無法追蹤位置及時間戳記中等,有基本的數位證書支持,但缺乏地理位置驗證能力高度安全,有完整的審計追蹤和檔案歷史紀錄

Google 表單電子簽名指南:省時又省力

### Google 表單電子簽名指南:省時又省力

**趨勢:行動裝置簽署的普及化 📱**

隨著大家越來越依賴手機和平板,使用行動裝置進行電子簽署變得更加普遍。好訊息是,Google 表單的電子簽名功能完全支援這種方式!無需開啟電腦,你可以直接在手機上完成檔案簽署,簡單方便。

**要點:整合 DocuSign 和 PandaDoc 等第三方應用程式 🔗**

為了增加更多強大功能,Google 表單還可以與 DocuSign 和 PandaDoc 這些頂尖的電子簽署工具整合。這意味著你不僅能自訂工作流程、建立範本,還能輕鬆追蹤每一步的進度,大幅提升工作效率。

**詳細流程:使用 Google 表單電子簽名 ✍️**

1. 建立你的 Google 表單。
2. 在「設定」頁籤中勾選「收集電子簽名」。
3. 輸入需要簽署人的電郵地址。
4. 設定好各個步驟的順序。
5. 傳送表單給對方。
6. 一旦收到填寫完畢的表單,就點選「檢視簽署狀態」來追蹤進度。

看吧,就是這麼簡單!從此以後,你再也不用煩惱如何獲取和管理數位簽章了。

創建線上協作:讓 Google 表單電子簽名提升團隊效率

建立線上協作:讓 Google 表單電子簽名提升團隊效率

**專案 1:動態插入簽名欄位,靈活自訂簽名流程**

你是否想過可以根據不同需求,自由地在 Google 表單中加入簽名欄位?現在這不再是夢!透過進階電子簽名 API,表單能夠依據輸入資料或特定條件,動態地添增簽名欄位。無論是員工的入職檔案還是合約審核,這種自動化流程都能大幅節省你的時間。

**專案 2:整合第三方簽名服務,拓展使用情境**

Google 表單不僅限於自身功能,它還可以與第三方電子簽名服務如 DocuSign、Adobe Sign 和 eSignly 完美結合。這意味著,你的表單資料,可以直接同步到這些平台並使用更多樣化的簽名選項。不僅提高了安全性,也確保了法律上的有效性。

**專案 3:即時追蹤簽名狀態,提升協同效率**

最令人讚嘆的是,即時追蹤功能。每當有人完成電子簽名,你和你的團隊都會立即收到通知。你可以在表單中檢視最新的狀態更新,不用再煩惱誰還沒完成手續。這樣一來,每個人都能更專注於自己的工作,大大提高整體效率。

從入門到精通:掌握 Google 表單電子簽名技巧

從入門到精通 Google 表單電子簽名,讓我們一起來看看一些實用的小技巧吧!

**專案 1:整合區塊鏈技術提升簽名防竄改性**

你知道嗎?利用區塊鏈技術,我們可以讓 Google 表單上的電子簽名變得更安全。每一次的簽名都會有獨特的時間戳記,而且這些資料是分散儲存的,不容易被篡改或偽造。這樣一來,每份檔案的完整性和可信度都能得到保障。

**專案 2:應用機器學習簡化驗證流程**

機器學習聽起來很複雜,但其實它可以幫我們大忙!Google 表單透過機器學習演演算法,能自動識別簽署者。例如分析你的筆跡或鍵盤輸入模式,就像有個智慧助手在旁邊默默確認你的身份,大幅減少了繁瑣的驗證步驟,省時又安心。

**專案 3:支援多裝置簽署,靈活性升級**

無論你是在電腦前工作,還是拿著手機在外奔波,只要有網路,你就能隨時隨地完成電子簽名。Google 表單支援多種裝置使用,不管是手機、平板還是電腦,都能輕鬆搞定。對於需要遠距工作或者經常出差的人來說,這真的是一大福音呢!

參考來源

【開箱王| 3C 達人廖阿輝】更快、更強、更完整,最強表單外勤筋斗雲來了

... 表格與進行簽核,甚至可以上傳照片、定位打卡、電子簽名應有盡有! 更快、更強、更完整,最強表單外勤筋斗雲來了. 甚至可以更進一步的在表單選擇放置 ...

使用手寫簽名將電子簽章套用至表單 - Experience League - Adobe

瞭解如何使用手寫簽名簽署AEM Adaptive Forms。 您可以使用草寫簽名和簽名步驟在表單上繪製簽名。

HKT x Google Workspace 電子簽名小工具實現無紙化辦公室

既然新常態顛覆了過去的工作模式,企業是時候採用電子簽名,透過簡單步驟即可在Google文件、PDF 上簽署,實現真正無紙化的雲端辦公室。就讓HKT 和大家分享 ...

使用電子簽名線上免費版進行PDF電子簽署 - Smallpdf.com

使用最簡單的電子簽名工具增強協作能力並加快合約簽下時間。請求最多100 人的電子簽名,並精確顯示他們需要簽名的位置。 使用eSign 保護 ...

電子簽名製作容易嗎?交給點點簽 - DottedSign

(若是想更詳細瞭解各類文件的簽署過程與方法,可以額外參考《線上簽名》與《PDF簽名》這2篇文章!) ... Dropbox、Google Drive、One Drive、電子郵件、 ...

將電子簽名加入數位文件並簽署- Dropbox

使用Dropbox Sign,即可輕鬆地線上簽署文件。電子簽章可讓您輕鬆簽署文件,省去 ... 產生要簽署的文件並加以協作、使用信賴的整合功能加入電子簽名,並將簽署的 ...

Google Workspace 線上服務 - Epic Cloud 聚上雲

這套平台包含了Gmail 企業信箱、行事曆、Meet、Chat、雲端硬碟、文件、試算表、簡報、表單等多種功能,讓員工能夠在不同地點高效協作,將時間投注在核心工作上。無論企業 ...

【科技達人專欄】協同作業在雲端遠距辦公無阻礙| Ankecare 創新照顧

... 表單。(圖片來源/叡揚資訊). 紙本表單線上智慧化協同作業更順利. 雲端智慧表單比Google表單擁有更多功能,不僅提供了貼近以往傳統簽核的體驗,同時附加 ...


Elizabeth Loftus

專家

相關討論

❖ 相關文章