重點一句話
嗯...簡單說，Google 表單本身其實...沒有內建給你畫押或簽名的功能。 對，你沒聽錯。所以，你得靠「外掛程式」 (Add-ons) 或是其他變通的方法才能做到。 我今天就是想來聊聊這個...怎麼弄。
為什麼這件事...嗯...很重要？
你想想，現在很多東西都在線上處理。 像是一些簡單的同意書、活動報名、甚至...嗯...公司內部的設備借用單。如果每次都要印出來簽名，然後再掃描或拍照傳回去...那真的很麻煩。 能直接在表單上簽名，整個流程就會順很多，也比較環保。
這不只是方便而已，有時候是...嗯...一種確認感。讓填表單的人知道，他填寫的內容是...是正式的，需要負責的。所以學會怎麼加這個功能，還蠻實用的。
所以，要怎麼做？用外掛的步驟是...
好，那...實際要怎麼做呢。大部分情況，都是要透過 Google Workspace Marketplace 去找外掛。 那個市集...嗯...就像是你手機的 App Store 一樣，裡面有很多可以增強 Google 服務功能的小工具。
步驟大概是這樣：
- 首先，你得先進到你的 Google 表單編輯畫面。
- 然後在右上角，找一下那個...嗯...三個點的選單按鈕，點下去，選「取得外掛程式」。
- 這時候會跳出一個叫 Google Workspace Marketplace 的視窗。你在上面的搜尋框裡，打「Signature」或是「eSignature」之類的關鍵字。
- 你會看到一堆工具跑出來。選一個看起來...嗯...順眼的，點進去，然後按「安裝」。它會問你一堆權限，你要同意才能用。
- 裝好之後，回到你的表單編輯畫面。你會在上面看到一個...像拼圖一樣的圖案，那就是外掛程式的按鈕。 點它，找到你剛剛裝的那個簽名工具，然後...嗯...照著它的指示去設定。
每個外掛的設定方式都有點不一樣，但大同小異。通常是讓你啟用簽名功能，然後它就會自動在你的表單最下面，加上一個簽名欄位。
市面上有哪些工具？...我來比較看看
搜尋「Signature」會跳出一大堆，老實說...很多都大同小異。我這裡就挑兩個比較有代表性的，還有一個...嗯...比較算是間接方法的工具，來聊聊。
| 工具名稱 | 設定難易度 | 費用 | 我的看法...嗯...個人意見 |
|---|---|---|---|
| Signaturely | 算簡單的。它的介面...嗯...還蠻直覺的，照著步驟走不太會迷路。 | 有免費方案，但...好像有簽署次數限制。要更多功能就要付錢。 | 如果你只是偶爾需要，或是給少數幾個人簽，免費的應該夠用。它的優點是...嗯...體驗還不錯，簽名流程算順暢。 |
| Formesign | 中等。功能比較多，所以設定選項也比較雜。 第一次用可能會需要花點時間...摸索一下。 | 一樣有免費版，但功能限制更多。付費版才能用比較進階的功能，像是...嗯...多人簽署之類的。 | 這個工具感覺比較...專業一點。它號稱簽名有法律效力，還可以收錢，功能很多元。 但說真的，如果你只是要個簡單的簽名，可能會覺得它有點太複雜。 |
| Autocrat | 有點難。這個...嗯...它其實不是專門的簽名工具。 它是一個文件自動產生器。 你要先做好文件範本，然後設定一堆規則，才能把表單內容跟簽名合併起來。 | 免費。這大概是它最大的優點了。 | 老實說，用 Autocrat 來做簽名有點...殺雞用牛刀。 它的強項是自動產生大量客製化文件，比如證書或通知單。 如果你剛好有這個需求，那順便用它來處理簽名就很好。但如果只是要簽名...那前面兩個可能直接一點。 |
不用外掛...有沒有別的辦法？
嗯...有，有一些...算是「權宜之計」吧。這些方法不算是真正的「簽名」，但可以在某些非正式的場合下，達到類似確認的效果。
- 加上「我已閱讀並同意」的核取方塊：這最簡單。你只要新增一個「核取方塊」問題，題目寫「我已閱讀並同意以上條款」，然後設定成必填。 雖然沒有簽名圖檔，但在很多情境下，勾選這個動作就代表同意了。
- 讓使用者自己打上名字：你可以新增一個「簡答」題，要求使用者「在此輸入全名以示同意」。 這也是一種方法，但...嗯...跟上面的核取方塊差不多意思。
- 上傳簽名圖片：你也可以新增一個「檔案上傳」的題目，請使用者先把名字簽在白紙上，拍張照，然後上傳圖片檔。 這個方法...比較麻煩，而且你要自己去整理那些圖片檔。
這些方法的好處是...完全免費，也不用裝外掛。但缺點就是，它們看起來都...嗯...不太正式。
但...這些簽名，到底算不算數？
這個問題很重要。很多人以為，只要能在表單上畫個圖案，就代表具有法律效力了。嗯...其實不一定。
在台灣，我們有《電子簽章法》。 這部法律...簡單說，它承認電子簽章跟紙本簽名有同等的效力，但前提是...這個簽章必須能「辨識及確認簽署人身分、資格及表示同意簽署」。 最近修法後，更是明確區分了「電子簽章」跟「數位簽章」。
大部分 Google 表單外掛提供的，只是一般的「電子簽章」。 就是說，它記錄了你畫押的那個圖案，但很難去驗證「畫這個圖案的人，就真的是你本人」。如果只是內部流程、活動報名，這種程度的簽名通常...夠用了。
但如果是很重要的合約，像是...租賃契約、勞動合同，那可能就需要「數位簽章」。 數位簽章是電子簽章的一種，但它多了一層技術，通常會綁定一個...嗯...像是自然人憑證之類的東西，來強力證明你的身分。 這種的法律效力就強很多。所以，如果你是要用在正式的法律文件上，單純用 Google 表單外掛可能...嗯...會有風險。 這點跟國外一些服務，像是 DocuSign，它們會提供比較完整的稽核紀錄(trail)來強化證據力，概念有點像，但法律承認的程度還是要看各地規定。
大家常搞錯的幾個點
最後，我想整理幾個...大家在用這個功能時，常常會...嗯...搞混或忽略的地方。
- 以為外掛簽名就等於合法：就像我剛剛說的，這要看你的用途。 用在非正式場合可以，但別把它當成萬能的法律合約工具。
- 忽略外掛的權限要求：安裝外掛時，它會要你授權存取你的 Google 雲端硬碟、文件等等。 按下同意之前，最好...嗯...想一下，你是不是信任這個工具的開發者。
- 簽名圖檔存在哪裡？：你簽完名，那個簽名圖檔...通常是存在外掛開發商的伺服器，或是另外建立的一個 Google 試算表裡面，不一定會直接放在你的雲端硬碟。 這點也要注意一下。
總之，Google 表單的簽名功能...嗯...是一個很方便的延伸，但要了解它的限制。用對地方，它可以省下很多時間。 對...差不多就是這樣。
那你呢？你用 Google 表單簽過最特別的東西是什麼？還是你有找到更好用的工具？在下面留言分享一下吧。
