最近跟朋友聊，發現很多人手機裡裝了一堆號稱「生產力」的 App，結果... 你知道的，手機還是一樣拿來滑 IG 跟看廢片。然後大家就開始抱怨說，唉呀手機就是個分心神器啦。
老實說，這鍋甩得有點大。工具本身是無辜的，對吧？問題常常不是 App 沒用，而是我們把它們當成一個個獨立的孤島，從來沒想過要怎麼把它們串起來，變成一個真正順手的工作流。
重點一句話
與其追求下載最新的 App，不如學會把手上現有的幾個核心 App 串成一個「系統」，讓它們自動幫你處理雜事。
這些 App 我是怎麼串起來用的？
我自己試了一大堆，刪刪裝裝，最後留下來的真的不多。但重點是，留下來的這幾個，彼此之間是有合作關係的。我的原則很簡單：每個 App 負責一塊專門領域，然後把它做到極致。下面我就不搞什麼 Top 10 倒數了，直接分享我的幾個「功能組合包」。
組合包一：大腦指揮中心 (任務與專注)
這部分是整個系統的核心，處理所有「待辦事項」和「時間規劃」。我需要一個地方能讓我快速記下所有事情，然後聰明地幫我排好優先序。
我的選擇：TickTick
很多人第一眼看到 TickTick，可能會覺得「啊不就又一個待辦清單 App？」我自己一開始也這麼想。但用下去才發現，它根本是個瑞士刀。它把待辦清單、行事曆、番茄鐘、習慣打卡... 全部整合在一起了。
我最愛的功能是它的「艾森豪矩陣」(Eisenhower Matrix)，可以直接把任務分成「重要又緊急」、「重要不緊急」等等，一目了然。而且它的行事曆視圖整合得比很多手機內建的好太多，可以直接把任務拖到時間軸上，超直覺。
還有啊，它有桌面小工具，我隨時都能看到今天的任務，不用一直點開 App，這點超重要。
組合包二：第二大腦擴充槽 (筆記與雲端檔案)
光有任務清單不夠，很多時候我們需要一個地方放那些零散的想法、會議記錄、專案資料，甚至是網路上看到的有用文章。
我的選擇：Microsoft OneNote + OneDrive
我知道很多人愛用 Google Keep 或 Notion，但如果你是微軟生態系（特別是公司或學校用 Microsoft 365）的用戶，OneNote 真的無敵。它的架構就像一個真正的筆記本，有分區、分頁，你可以非常有系統地整理資料。不像有些 App，筆記一多就亂成一鍋粥。
我特別喜歡它那個浮動捷徑，突然有靈感時，點一下就能開始打字，不用切換 App 中斷思緒。而且還能用密碼鎖住特定區塊，放一些比較私密的筆記也安心。
然後自然而然地，檔案就全部丟 OneDrive。照片、文件、報告... 反正 Microsoft 365 訂閱通常會送個 1TB 空間，多到用不完。所有東西都存在同一個雲端，用 OneNote 插入 OneDrive 的檔案也特別方便。
組合包三：專案協作儀表板 (無論是工作還是規劃旅行)
有時候事情不是一個人能搞定的，需要跟別人合作。或者，有些事情雖然是一個人做，但流程很複雜，像裝修房子或規劃一趟長途旅行。
我的選擇：Trello
Trello 應該很多人聽過，就是那個看板式的專案管理工具。它的好處就是「視覺化」。你可以建立「待辦」、「進行中」、「已完成」之類的列表，然後把一個個任務（卡片）從左邊拖到右邊，進度超級清楚。
我自己覺得它最棒的地方是不只可以用在工作上。規劃家庭旅遊超好用：訂機票、找飯店、排行程... 每個都做成一張卡片，誰負責什麼、進度到哪，一清二楚。再也不會出現「欸？那個飯店你訂了沒？」這種混亂場面。
組合包四：錢包守門員 (財務與訂閱管理)
生產力不只是把事情做完，管理好自己的財務，讓你不用為錢焦慮，也是很重要的一環。
我的選擇：Wallet by BudgetBakers + SubX
Wallet 這個 App 很強大，不只是記帳，它更像一個個人財務儀表板。你可以記錄收入、支出、投資，甚至設定預算。它的圖表做得很好，可以讓你馬上看出錢都花到哪裡去了。
它有一個付費功能是「銀行同步」，這點就很有趣了。在國外，像美國的用戶可能透過 Plaid 這類服務，可以很順暢地串接各大銀行。但在台灣，因為金管會對「開放銀行」(Open Banking) 的政策還在分階段推進，很多記帳 App 的同步功能其實是靠比較灰色地帶的「螢幕抓取」技術，安全性和穩定性都... 嗯，你懂的。所以我自己是選擇手動記帳啦，雖然麻煩一點但比較安心。
然後是 SubX，這個簡直是現代人的救星。現在什麼都是訂閱制，Netflix、Spotify、各種 App 的 Premium... 一不小心就忘了自己到底訂了多少東西。SubX 就是一個讓你集中管理所有訂閱的 App，它會提醒你下次扣款日是什麼時候，再也不會發生那種忘記取消試用就被扣錢的慘案。
組合包五：數位保全系統 (檔案與密碼)
最後，一個常被忽略但極度重要的環節：管理你散落在手機各處的檔案，還有那幾十組永遠記不住的帳號密碼。
我的選擇：Solid Explorer + 1Password
Android 手機的一大優點就是開放的檔案系統，但內建的檔案 App 說真的，很陽春。Solid Explorer 是我每換一支新 Android 手機第一個會安裝的 App。它的雙欄介面超好用，可以一邊開內部儲存、一邊開 Google Drive 或 Dropbox，直接拖拉檔案，超級方便。還能加密檔案，多一層保障。
至於密碼，就交給 1Password。我知道很多人會把密碼記在瀏覽器或用 Google 密碼管理，但一個獨立的密碼管理器還是比較安全且功能更強大。1Password 可以幫你產生超複雜的密碼、儲存密碼金鑰 (Passkeys)、信用卡資料、軟體序號等等。它有個叫 Watchtower 的功能，會主動告訴你哪個網站被駭了，或者你的哪個密碼重複使用有風險，真的很實用。
等等，那筆記 App 怎麼選？
我知道上面提了 OneNote，但筆記 App 的選擇太多了，Trello 也能做簡單筆記，所以很多人會卡關。我簡單整理一下我的看法。
| App | 最適合幹嘛？ | 最大的坑是？ | 跟誰一起用最爽？ |
|---|---|---|---|
| TickTick | 快速記下「要做的事」。重點是動作，不是細節。例如：「下午三點前回覆客戶郵件」。 | 別想在裡面寫長篇大論，它的筆記功能很基本，寫多了會很痛苦。 | 跟任何行事曆 App。雖然它自己有，但跟 Google Calendar 或 Outlook Calendar 雙向同步還是最穩的。 |
| Trello | 整理「有流程的事」。重點是進度，從 A 到 B 再到 C。例如：一個專案從「規劃」到「執行」再到「完成」。 | 專案一多，看板就跟骨牌一樣，多到你眼花撩亂，需要定期歸檔整理。 | Slack 或 Teams。把 Trello 的更新通知直接丟到聊天群組裡，團隊溝通超方便。 |
| OneNote | 存放「需要長期參考的知識」。重點是結構化儲存。例如：讀書心得、會議記錄、食譜。 | 同步速度有時候有點... 隨緣。而且手機版的功能比電腦版少一些。 | 整個 Microsoft 365 生態系，特別是 OneDrive 跟 Outlook，簡直天作之合。 |
| Journey | 純粹寫「給自己看的心情」。它更像日記，適合記錄感受、反思，而不是工作。 | 功能比較單一，想拿它做複雜的專案管理或知識整理，會力不從心。 | 跟你的手機相簿 App。把當天的照片加到日記裡，回憶會變得超生動。 |
免費就好，還是該花錢升級？
上面提到的 App 大部分都有免費版，而且免費版通常就夠用了。我自己是覺得，判斷要不要付費，可以問自己兩個問題：
付費功能是不是能幫我「省下時間」或「減少麻煩」？ 比如說，TickTick 的付費版有更完整的行事曆視圖和更多自訂選項，如果你是個重度排程使用者，這錢可能就花得值得。
這筆錢是不是一個「對好工具的投資」？ 像 1Password，保護的是你整個數位生活的安全，我覺得這筆錢就不能省。Solid Explorer 則是買斷制，付一次費用就能永久使用，CP 值超高。
不過呢，在掏錢之前，先把免費版用到極致再說。很多時候我們以為需要更強大的功能，其實只是基本功沒練好。千萬別陷入「只要我買了這個酷東西，我就會變強」的幻想裡。😅
說真的，生產力這回事，到頭來還是在於「習慣」。再神的 App，你不用也只是手機裡一個佔空間的圖示而已。找幾個你看得順眼的，試著把它們串連起來，用上一兩個月，你會慢慢找到最適合自己的那一套心法。
那你呢？你有沒有什麼不在這清單上，但你覺得超神、每天都離不開的 App？在下面留言分享一下，大家互相推坑吧！
