今天要聊什麼？嗯...是免費的QR Code打卡系統
嗯...最近很多人在問，那個...QR Code打卡系統，特別是免費的，到底要怎麼選。老實說，這個問題...有點複雜。不是說不能用免費的，但是...嗯...魔鬼都藏在細節裡。你以為省了錢，但可能...會賠上更多時間，甚至是資料的風險。
所以，我今天想慢慢講，把我研究的一些心得...嗯...整理一下。不是要給你一個清單，說哪個最好，而是...教你怎麼去「想」這件事。怎麼根據你自己的公司，可能五個人、十個人...去判斷哪個免費方案，對你來說才是真的「免費」。
網路上的文章好像都漏了些什麼
我去看了一下，網路上的文章...很多都在評比功能。 哪個有GPS打卡、哪個可以匯出報表...之類的。 這些當然重要，但我覺得...他們都少講了一個最關鍵的東西：就是，「免費」的代價是什麼？
很少有人會直接告訴你，你的員工資料，在免費系統裡...安不安全。 也沒人告訴你，當你從五個人長到十五個人的時候，這個「免費」系統還能不能用？到時候你要換系統，那個資料搬家的痛苦...嗯...那才是最貴的成本。
還有就是，很多系統是國外的，他們的免費邏輯跟台灣本地的...很不一樣。 這點等等會細講。所以，只看功能列表，真的...嗯...不夠。
先別急著看功能，先問自己這幾個問題
所以在你開始...嗯...下載試用一大堆APP之前，先停下來，拿張紙筆，或是開個記事本。問自己幾個很基本，但很重要的事情：
- 問題一：公司到底有幾個人？未來半年會增加嗎？
這很重要。如果就你一個人，或是兩三個合夥人，那...說真的，很多簡單的工具就夠了。但如果你是五人以上，而且預計會再找人，那就要考慮這個系統的人數上限。很多免費方案就是卡在人數。 - 問題二：你的員工都在同一個地方上班嗎？
需不需要GPS定位？ 是不是有外勤業務？還是全部都在辦公室？如果都在辦公室，那用Wi-Fi或IP位置打卡其實更準，也比較不會有隱私爭議。 - 問題三：你需要排班或算薪水嗎？
這就是個大哉問了。如果只是要個打卡紀錄，那很簡單。但如果你希望...打卡的時數，可以直接...嗯...連結到薪資計算，甚至是特休、加班費的計算...那純免費的方案，幾乎...嗯...辦不到。 你可能需要的是更完整的人資系統。 - 問題四：你有多在乎...那些員工資料？
這不是開玩笑。HR系統存的都是非常敏感的個資。 免費系統的維護和資安等級，通常...嗯...不會是最高級的。你要思考，如果這些資料外洩，對公司的影響有多大。
來，我們來比較一下「免費」的真相
好，問完問題，我們來實際看看。我虛構了幾個市面上常見的免費方案類型，讓你感受一下那個...嗯...差異在哪裡。
| 方案類型 | 優點（表面上看的） | 缺點（你要付出的代價） | 適合誰 |
|---|---|---|---|
| A. 純粹打卡工具型 | 嗯...就是簡單，真的就是打卡。開App，按一下，結束。通常完全免費。 | 功能超陽春。報表可能很醜，或是根本不能匯出。然後...頁面可能會有廣告，很煩。 | 3人以下的超微型團隊、個人工作室，或是不需要算薪水，只想有個紀錄的。 |
| B. Freemium 人資系統入門版 | 功能看起來很專業！有打卡、請假單...好像什麼都有。 介面也做得比較漂亮。 | 魔鬼都在這。通常會限制人數，比如5人內免費。超過就要付錢，而且...升級費用可能不便宜。 或是核心的算薪功能要另外買。 | 有成長潛力的小公司。可以先用免費版頂著，但心裡要有準備，遲早要付錢。 |
| C. 開源自架設型 | 哇，功能超強大，所有程式碼都給你，愛怎麼改就怎麼改。完全沒有人數或功能限制。 | 你要自己找主機、自己安裝、自己維護。系統更新、除錯...全部自己來。這...嗯...需要有技術底子的人，時間成本超高。 | 公司裡有工程師，而且他剛好很有空、很有愛。不然...嗯...不要輕易嘗試。 |
國外的免費，跟台灣的免費，想的不一樣
說到這個，就得提一下本地跟國際系統的差異。我研究了一下，像國外很有名的 Clockify，他們的免費方案就...嗯...非常大方。 它提供無限使用者、無限專案的時間追蹤。 為什麼？因為他們的目標是讓你習慣在他的生態系裡「記錄工時」，當你需要進一步的「管理」功能，比如審批、更詳細的報表或整合其他系統時，你就得付費了。 它的核心是專案管理和計時。
但反過來看台灣本土的系統，像是文中提到的 Nubo、Apollo 或 104 企業大師，他們的思考邏輯比較...嗯...從「人事管理」出發。 他們的系統通常會跟台灣的勞基法規、薪資結構、勞健保計算綁得比較緊。 所以他們的免費方案，如果有提供的話，通常是作為一個體驗包，讓你試試水溫，最終目的是希望你購買他們完整的、符合本地法規的人資服務。 像 Nubo 就是一個模組化的例子，你可以只選你需要的服務。
所以你看，一個是從「專案工時」切入，一個是從「人事法規」切入，雖然都叫打卡系統，但骨子裡的邏輯...完全不同。你如果只是要記錄時間，國外系統可能很夠用；但如果你要處理台灣的薪資，那...嗯...選本土系統可能會省事很多。
免費最貴的，其實是「搬家成本」和「資料風險」
我想再強調一次...就是那個...嗯...轉換的成本。
當你的公司成長，免費系統不夠用了，你勢必要換。這時候，舊系統裡的打卡紀錄、員工資料、假單...全部都是寶貴的資產。但很多免費系統，它的資料匯出功能都做得很爛，甚至是刻意不讓你輕易帶走。 你可能得花大把時間手動複製貼上，或是請工程師寫程式去撈...那個成本，絕對比你一開始付費買個好系統，貴上好幾倍。
再來就是資安。免費系統的公司，他們要怎麼賺錢？有些是靠廣告，有些...嗯...就是靠你的資料。他們可能會分析這些數據，做成產業報告再賣給別人。這還算好的。比較糟的是，他們的資安防護如果沒做好，被駭客入侵，你公司所有人的個資，包括薪資...都可能外洩。 這風險...嗯...真的要好好評估一下。
所以，結論是什麼？
嗯...說了這麼多，結論其實很簡單。
對於要不要用免費的 QR Code 打卡系統，我的建議是：把它當作一個「暫時」的解決方案，而不是永久的。在你公司還非常小，需求很單純的時候，用它來養成數位化記錄的習慣，是很好的第一步。
但是，在用的第一天，你心裡就要有譜：這個系統我大概會用多久？半年？一年？當公司成長到什麼規模時，我需要換掉它？以及，到時候我的資料，要怎麼「安全地」搬出來？
先想好退路，再去用免費的服務。這樣，你才能真的享受到免費的好處，而不是...嗯...被「免費」給綁架了。
所以...在你決定之前，你會先花時間評估未來的搬家成本嗎？還是覺得...先用了再說？這問題，沒有標準答案，但值得你想一想。
