自製報到系統完整指南：從需求規劃到功能開發的實作步驟

最近很多人在問，辦個小活動，到底要怎麼搞定報到？

哈囉，大家好啊。最近在一些群組裡發現，很多人在辦一些小型的分享會、工作坊或是公司內部活動時，都會卡在「報到」這一關。明明活動內容很精彩，結果光是處理門口那堆人龍，就搞得大家人仰馬翻，場面還有點尷尬 😅。

老實說，市面上有很多超專業的活動報到系統，像是 Accupass 或 Eventbrite 這種，功能強大，什麼金流、票券、數據分析樣樣來。但問題是...如果我只是辦個三、五十人的小聚會，或是根本不收費的社群活動，用這些好像就有點「殺雞用牛刀」了，而且通常也需要一筆預算。

所以今天想來聊聊，怎麼用幾乎「零成本」的方式，自己动手（DIY）打造一個簡單又夠用的報到系統。真的不難，有點像在組裝樂高，把幾個現成的東西拼在一起就好。

先說結論：到底該用現成的還是自己做？

簡單講，這完全取決於你的活動規模、預算還有...你想投入多少時間。我的建議是：

50人以下的小型免費活動：真的，用 Google 表單 + 試算表就綽綽有餘了。這篇會主要講這個。
50-200人的中型活動，有點預算：可以考慮用 No-code 平台，像是 Glide 或 Softr。它可以讓你用拖拉的方式，快速做出一個看起來很專業的 App。
200人以上或專業/售票活動：別猶豫了，直接用專業的 SaaS 服務吧！那些系統處理大流量、金流和複雜票務的穩定性，絕對不是我們自己DIY能比的。

所以，如果你是第一種或第二種情況，那這篇就很適合你。我們來看看 DIY 到底能玩出什麼花樣。

為什麼不直接用現成的？聊聊自製系統的好處與取捨

我知道一定有人會想：「蛤？幹嘛這麼麻煩？」

嗯...問得很好。市面上有很多服務，像是台灣本土的 FunEvent 或展悅，都提供很完整的 QR Code 報到方案。這些服務通常很穩定，還能整合抽獎、問卷等功能，甚至網路斷線都還能用。那我們幹嘛自討苦吃呢？

主要原因有幾個：

彈性！彈性！彈性！：自製系統最大的魅力就是「完全客製化」。你想收集什麼欄位、報到成功後要跳出什麼訊息、要不要順便記錄報到時間...全部自己決定。你可以把 Google 試算表當成你的後台資料庫，要怎麼分析、利用這些資料都超自由。
省錢（甚至是免費）：這點應該不用多說了。用 Google 全家餐（表單、試算表、Apps Script）基本上是免費的。對於預算有限的學生社團、NPO 或新創團隊來說，這點真的很有吸引力。
學習與掌控感：動手做過一次，你會更了解整個報名到報到的流程是怎麼一回事。下次遇到問題，你也比較知道從哪裡下手解決。這種掌控感，我覺得蠻爽的 🤣。

不過呢，天下沒有白吃的午餐。自製系統的代價就是，你得自己承擔所有風險。網路不穩、QR Code 刷不出來、手機沒電...等等，這些你都得自己想辦法解決。還有，如果你需要處理大量個資，也要特別注意符合法規，尤其是在台灣，我們有「個人資料保護法」的規範，蒐集資料前一定要清楚告知用途。

怎麼做？手把手打造你的「Google 全家餐」報到系統

好啦，理論講完了，我們來實際操作一次。這裡用最簡單的「Google 表單 + Google 試算表 + QR Code」組合當作範例。這套流程的核心，就是讓報名者填完表單後，收到一個專屬的 QR Code，活動當天工作人員用手機掃這個 Code 來完成報到。

步驟一：建立報名用的 Google 表單

這應該是大家最熟悉的一步。打開你的 Google 雲端硬碟，新增一個 Google 表單。裡面至少要有「姓名」和「Email」這兩個欄位，因為我們等一下要把 QR Code 寄到這個 Email。

小技巧：你可以在設定裡把「收集電子郵件地址」打開，並選擇「已驗證」，這樣可以避免有人填錯 Email。不過要注意，這樣會強制要求填寫者登入 Google 帳戶。

步驟二：把表單回應串接到 Google 試算表

在 Google 表單的「回應」分頁，點一下那個綠色的試算表圖示，然後「建立新試算表」。這樣之後只要有人填寫表單，資料就會自動新增到這個試算表裡。這個試算表就是你的即時報名名單！

步驟三：產生並寄送 QR Code (神奇魔法發生的地方)

這是最關鍵的一步。我們要做到「有人填單 -> 自動產生一個獨一無二的 QR Code -> 自動寄給他」。這聽起來很複雜，但其實有現成的工具可以幫忙。

方法有兩種：

用 Google 試算表外掛 (Add-on)：在 Google Workspace Marketplace 搜尋 "QR Code Ticket" 之類的關鍵字，你會找到一些外掛，像是 "QR Code Ticket Per Response"。這些外掛通常會幫你處理好大部分事情，只要照著它的設定走，就能在有人提交表單時，自動寄出一個包含 QR Code 的 PDF 票券。
寫一點點 Google Apps Script：如果你有點程式底子，或是想挑戰一下，可以自己寫 Google Apps Script (GAS)。 GAS 是基於 JavaScript 的，可以用來自動化 Google Workspace 的各種服務。你可以寫一段腳本，在表單提交時觸發，利用 Google Chart API 產生 QR Code 圖片，然後再用 MailApp 服務把信寄出去。這聽起來很 geek，但網路上有很多教學影片和程式碼範例可以參考。

我個人是比較推薦初學者先從外掛開始玩，成功了再回頭研究 Apps Script，會比較有成就感。

步驟四：活動當天！準備好你的掃描 App

報到當天，工作人員需要一個 App 來掃描來賓的 QR Code，並且更新後台的 Google 試算表，標示「已報到」。

這裡也有幾種玩法：

最陽春的方式：工作人員的手機直接打開那個 Google 試算表。掃描來賓的 QR Code (內容可能是一個獨特的編號)，然後在試算表上用「Ctrl+F」搜尋那個編號，找到對應的來賓，手動在他名字後面打個勾。嗯...人少還可以，人一多保證手忙腳亂。
比較聰明的方式：很多 QR Code 票券外掛會提供一個專屬的掃描 App 或網頁。你只要用那個 App 掃描，它就會自動連回你的 Google 試算表，更新報到狀態。這是最推薦的方式，快速又不容易出錯。
No-code 進階版：如果你前面是選擇用 No-code 平台（像是 Glide），那你其實已經做好一個簡易的報到 App 了。通常這種 App 會直接包含掃描 QR Code 的功能，掃了之後直接更新資料庫 (也就是你的 Google Sheet)，體驗會非常順暢。

比較各種方法的優缺點

說了這麼多，我把它整理成一個簡單的比較表，讓你更清楚該怎麼選。當然，這是我個人的看法啦，參考一下就好。😁

方法	優點	缺點	適合誰
Google 全家餐 DIY	幾乎免費、超高彈性、學到最多東西！	要自己解決所有技術問題，穩定性看人品，介面比較陽春。	預算極低、愛折騰、想完全客製化的小型活動主辦方。
No-code 平台 (如 Glide)	能快速做出看起來很專業的 App、介面好看、通常有現成模板可以用。	大多有免費方案，但進階功能或超過一定用量就要收費。彈性比純 DIY 低一點。	有點預算，想兼顧專業形象和開發速度的中型活動。
專業報到系統 (如 Accupass)	功能超完整，穩定、安全，有專人客服。什麼金流、多種票券、座位圖都幫你想好了。	費用最高，通常是按票券數量抽成或收月費。功能太多有時反而眼花撩亂。	大型、售票、商業性質或對穩定性要求極高的專業會議。

常見錯誤與修正

在自己搞報到系統的路上，我也踩過不少坑。這裡分享幾個常見的「悲劇」跟我的血淚建議：

錯誤一：現場才發現網路不穩。
修正：真的，活動場地的 Wi-Fi 千萬不能盡信！一定要準備備案，像是手機 4G/5G 熱點。最好的方式是，你選擇的工具最好支援「離線報到」。也就是說，先掃描，等網路恢復了再一起同步資料。
錯誤二：來賓沒帶/找不到 QR Code。
修正：這超常見！所以你的報到 App 或試算表一定要有「手動查詢」功能。讓工作人員可以直接輸入姓名或手機號碼，快速找到人然後手動幫他報到。
錯誤三：沒有考慮到「個資保護」。
修正：在台灣，只要你收集了可以用來識別個人的資料（姓名、電話、Email 等），就要遵守《個人資料保護法》。最簡單的做法是，在你的報名表單一開始，就放上一段「個人資料蒐集告知事項」，說明你收集這些資料的目的、利用期間和方式，並讓使用者勾選「我同意」。網路上可以找到很多範本，這一步千萬不能省！
錯誤四：沒有演練！
修正：拜託，活動前一定要找幾個工作夥伴，把整個流程從「報名 -> 收信 -> 現場掃描 -> 確認後台更新」完整跑一次。你會發現很多意想不到的問題，像是掃描速度太慢、某款手機的相機就是對不到焦、後台資料沒有即時更新等等。