先說結論
嗯...最近剛好在弄個小活動，研究了一下所謂的「免費 QR Code 報到系統」，然後...🫠。結論就是，「免費」這件事比想像中複雜。
簡單講，大概有三種選擇：
- 純手工打造：就是大家最熟悉的 Google 表單配 QR Code。完全免費，但說實話，有點陽春，人一多就頭痛。
- 半自動的現成平台：像 ACCUPASS 或 Eventbrite 這種，免費活動通常不用錢。看起來專業一點，但你跟你的客人都得被平台「綁架」。
- 有點門檻的進階玩法：用 Airtable 或 Notion 這類工具。一樣免費，但彈性大很多，只是...要動點腦筋設定。
下面我慢慢說，看你屬於哪種情況。
為什麼要聊這個？一個小社群的報到慘案
是這樣的，上個月幫朋友辦一個大概 30 人的讀書會。我想說人不多，就用 Google 表單做個報名頁，然後把連結轉成 QR Code 貼在門口，讓大家自己掃、自己填名字報到。
聽起來很美好對吧？結果現場一團亂。😅
有人手機網路不好，卡在門口；有人名字打錯字，後來對不上；最麻煩的是，有人沒報到，我們也不知道。活動結束後想統計誰來了，光是核對那個亂七八糟的試算表就花半小時。那一刻我真的覺得，不行，下次不能再這樣搞了。
所以，「免費」方案到底有幾種？
從那次慘案之後，我就花了點時間，把市面上的免費方案都摸了一輪。基本上就是我開頭說的那三種，各有各的坑，也各有各的好。
1. 純手動DIY (Google 表單 + QR Code)
這個應該不用多說，就是最原始的方法。 開個 Google 表單，設定好「姓名」、「聯絡方式」等欄位，然後把表單的「分享連結」拿去任何一個免費 QR Code 產生器，轉成一張圖，印出來貼在牆上。 成本是零，絕對的零。
但缺點也很明顯：
- 無法驗證身份：誰都可以掃、誰都可以填。張三可以填李四的名字，你完全沒辦法阻止。
- 重複報到：同一個人可以填十次，你的後台數據就會多十筆，整理起來很痛苦。
- 體驗不佳：大家要自己手動輸入資料，很麻煩，也容易出錯。
- 零設計感：就是...一個 Google 表單。非常功能性，但跟「專業」或「品牌形象」扯不上關係。
2. 半自動的平台 (Freemium)
這類平台就很多了，國內有 ACCUPASS，國外有 Eventbrite。 他們的商業模式通常是「免費活動我免費，付費活動我抽成」。所以如果你只是辦個不用錢的社群聚會或講座，用它們的系統基本上是免費的。
好處是，它們解決了純手工 DIY 的很多痛點。例如，系統會自動發送含專屬 QR Code 的票券給報名者，現場工作人員用 App 掃一下就好，省事很多。
聽起來很棒，對吧？但...天下沒有白吃的午餐。我弄了個簡單的比較表，你就懂了。
| 工具 | 我的碎碎念（優點） | 但是...（缺點） |
|---|---|---|
| Google 表單 | 就...真的完全免費。而且大家都會用，沒學習成本。 | 醜、笨、亂。適合 10 人以下的佛系活動。 |
| ACCUPASS (台灣) | 本土平台，介面親切。辦免費活動曝光度高，可能吸引到路人。 報到流程也算順。 | 你和參加者的資料都留在平台上了。他們會一直寄信給你的客人，這是他們賺錢的方式。而且一定要註冊會員，有些人會覺得煩。 |
| Eventbrite (國際) | 國際知名度高，如果你辦的活動有外國人，用這個感覺比較國際化。免費方案功能給得還行。 | 介面跟客服都是英文為主，對中文使用者不太友善。 而且它的「專業感」有點水土不服，設計風格比較美式。 |
3. 進階一點的免費玩法 (以 Airtable 為例)
這是我目前最喜歡的方式，但承認需要一點點學習。Airtable 你可以把它想像成一個超強版的 Excel 或 Google Sheets。它有免費方案，而且對於小型活動來說，免費的額度綽綽有餘。
玩法是這樣的：
- 在 Airtable 建立一個 base (資料庫)，欄位包含「姓名」、「Email」、「報名狀態」、「報到時間」。
- 用 Airtable 內建的 Form (表單) 功能讓大家報名，資料會自動存進你的 base。
- 最關鍵的一步：你可以為每一筆資料(每個報名者)產生一個「專屬」的網址。然後利用一些小工具或公式，把這個專屬網址變成專屬的 QR Code。
- 把這個 QR Code 透過 email 寄給報名者。現場他出示這個 QR Code，你掃了之後，可以直接觸發 Airtable 自動化，把他的「報名狀態」更新成「已報到」，並記錄下「報到時間」。
這整個流程，除了發信可能要串接其他服務，基本上在 Airtable 的免費版裡都能完成。它兼具了「免費」和「專業流程」，只是你得自己動手把流程「組」起來。嗯，聽起來有點累，但弄好一次，之後就能一直用。🫠
3 種常見場景，你適合哪一種？
說了這麼多，其實選哪個，完全看你的活動規模跟...你的精力值。🤔
場景一：15人以下的朋友聚會或讀書會
建議：Google 表單，真的。
不用想了，這種超小型又隨性的局，殺雞焉用牛刀。弄個 Google 表單統計一下誰會來就好，現場點個人頭，比什麼都快。
場景二：30-80人的小型講座或工作坊
建議：ACCUPASS 或其他 Freemium 平台。
這個規模就有點尷尬，手動點名會累，但又不到需要付費買系統的程度。用 ACCUPASS 這類平台，可以快速建立一個看起來還不錯的報名頁，也能解決現場報到的效率問題。 算是用「一點點個資」換取「方便」，我覺得可以接受。
場景三：需要重複使用的內部訓練/點名
建議：花時間研究 Airtable/Notion。
如果是公司內部每個月都要辦的教育訓練，或是學校課程要點名，這種「重複性高」的場景，就非常值得投資時間建立一個自動化流程。第一次設定可能要花一個下午，但之後每次都只要複製貼上、改改日期，非常省事。
用免費方案，要小心什麼？
最後還是要囉嗦幾句，選用免費方案前，這幾件事要想清楚：
- 資料隱私：特別是 Freemium 平台，你的參加者名單是他們最重要的資產。他們會如何使用這些資料，你是否能接受？這點要特別注意。
- 功能限制：免費版通常在「匯出報表」、「自訂外觀」、「移除平台 LOGO」等方面會有限制。 你能不能接受這些限制？
- 沒有客服：免費仔就是要靠自己。系統出問題、流程卡住，基本上找不到人即時幫你。所以，一定要有備案。
常見錯誤與修正
不管你選哪種，這幾個錯誤拜託不要犯：
- 錯誤一：沒有備用方案。現場網路掛了、手機沒電、QR Code 掃不出來...各種鳥事都可能發生。拜託，印一份紙本名單帶在身上，這能救你一命。
- 錯誤二：事前不測試。活動前一天，請務必自己當個使用者，從報名到報到完整跑一次流程。 你會發現很多你沒想到的問題。
- 錯誤三：QR Code 太小或印不清楚。那張圖不是有印就好，解析度要夠、大小要適中，不然手機很難對焦，大家卡在門口會很火大。
好了...大概就是這樣。搞個報到系統比想像中還累，希望這些整理對你有幫助。你辦活動都用哪種方式報到啊？或是有踩過什麼雷？留言分享一下吧。😅
