重點一句話
OK，今天的主題是線上簽到。簡單講，小型活動用 Google 表單，免費又快。但人一多、情況一複雜，就要考慮專門的付費工具，不然會搞死自己。
想像一個場景：200人的研討會
好，來想一下。如果今天你辦的是一個兩百人的中型研討會，只用 Google 表單會發生什麼事？
- 入口擠成一團。大家都在找連結、打字，網路一卡就完了。
- 很難即時知道誰來了、誰沒來。想知道出席率？等活動結束後慢慢對名單吧。
- 有人重複簽到，或名字打錯。這些都是垃圾資料，整理起來很痛苦。
- 無法處理現場報名。有人臨時帶朋友來怎麼辦？你的表單可沒這個選項。
- 會後寄感謝信或資料很麻煩。你要手動一個一個從試算表複製 Email，超容易出錯。
光想就覺得頭痛。所以，這就是為什麼需要討論 Google 表單跟專業工具有什麼不一樣。
怎麼做？五分鐘用 Google 表單搞定簽到
不過，對於 50 人以下的小活動或內部會議，Google 表單還是神隊友啦。說真的，它夠用了。步驟大概是這樣：
- 打開 Google 表單： 沒什麼好說的，去 Google Drive 點「新增」，選「Google 表單」。
- 設定問題： 簽到表嘛，不用太複雜。基本上三個欄位就夠了：
- 姓名 (短問答，設為必填)
- Email (短問答，也設為必填，可以用「回應驗證」確保格式正確)
- 單位/公司 (短問答，這個可以看情況設為選填)
- 調整設定： 這邊比較重要。點右上角的「設定」。
- 「回應」分頁底下，建議打開「僅限回應一次」。這樣可以避免有人手癢一直送。
- 如果是在公司內部，可以勾選「僅限『你的公司』網域中的使用者」，更安全。
- 取得連結/QR Code： 點右上角大大的「傳送」按鈕。你可以直接複製連結，或者切換到旁邊的連結圖示，把它縮成短網址。現在更方便的是，很多瀏覽器或工具可以直接把這個網址變成 QR Code。
- 把 QR Code 印出來： 把產生的 QR Code 圖檔存下來，放在A4紙上，標題寫「簽到請掃我」，印個幾張貼在門口。搞定。
整個過程熟練的話，真的不用五分鐘。這就是它最大的優點：快速、免費、幾乎沒有學習成本。
Google 表單 vs. 專用簽到工具
好，那跟專業工具比起來呢？到底差在哪？我直接列個表，這樣比較清楚。
| 比較項目 | Google 表單 | 專用簽到工具 (例如 Accupass, Eventbrite) |
|---|---|---|
| 費用 | 完全免費。佛心來的。 | 通常要錢。看功能、看人數，從幾百到幾萬都有可能。 |
| 建立速度 | 超快，大概五分鐘。 | 要摸一下介面，可能要花個半小時設定完整活動。 |
| 報到方式 | 大家自己填寫，或掃 QR Code 連到表單。 | 掃描專屬 QR Code/票券、臉部辨識、RFID...玩法很多。 報到速度差超多。 |
| 即時統計 | 不行。只能事後看試算表。 | 可以。後台直接看儀表板，報到率、現場人數一目了然。 |
| 資料管理 | 所有東西都在一個 Google Sheet 裡。要自己整理。 | 通常有完整的後台，可以篩選、匯出、貼標籤，甚至直接發送會後郵件。 |
| 品牌形象 | 就是 Google 表單的樣子，比較陽春。 | 可以自訂 Logo、顏色，看起來專業很多。對外活動有差。 |
所以你看，這不是誰好誰壞的問題，而是「需求」的問題。殺雞真的不用牛刀，但殺牛也別只拿水果刀。
在地的選擇：Accupass vs. 全球的 Eventbrite
講到專用工具，很多人會想到 Eventbrite，它在全球都很有名。 不過在台灣，其實我們有更接地氣的選擇，像是 Accupass 或 KKTIX。我自己是覺得，如果你辦的活動主要在台灣，觀眾也都是台灣人，用在地工具體驗會好很多。
主要差在哪？Accupass 這類的在地平台，金流串接的都是台灣人習慣的方式，像是 LINE Pay、街口支付、超商代碼繳費等等。 但 Eventbrite 主要還是以信用卡為主，對某些學生或不習慣用信用卡的族群就比較麻煩。還有啊，Accupass 的行銷曝光管道也比較針對台灣市場，你的活動更容易被相關的用戶看到。 Eventbrite 的使用者基礎雖然大，但在台灣的用戶密度可能就沒那麼高。說真的，選哪個平台，有時候跟你的活動目標客群是誰，關係還比較大。
最常搞砸的幾個點
對了，無論你用哪個工具，這幾件事千萬要注意，我看了太多人死在這邊了。
- 網路問題： 活動場地的 Wi-Fi 常常是個笑話。千萬要有備案，例如手機熱點。如果是在地下室，那更要提前去測試訊號。
- QR Code 太小或反光： 把 QR Code 印在一張會反光的亮面紙上，然後又印得超小一個...根本掃不到。拜託，用 A4 大小、霧面紙、黑白對比夠清楚，才是對的。
- 忘記測試： 建立好表單或活動頁面後，自己先完整跑一次流程。從報名、繳費（如果是付費活動）、收到票券、到現場簽到，全部走一遍。你會發現很多沒想到的問題。
- 人力不足： 就算系統再自動，入口還是至少要有一個工作人員。處理那些手機沒電、不會操作、或是有各種疑難雜症的來賓。千萬別以為一個 QR Code 貼著就沒事了。
所以，到底該怎麼選？
OK，總結一下思路。你在決定用哪個工具前，先問自己幾個問題：
- 活動規模多大？ 50人以下？Google 表單很夠了。50-200人？可以開始考慮專用工具的免費或基礎方案。200人以上？別想了，直接上專業版，這筆錢是省不了的。
- 需要多即時？ 你需要在活動當下就知道誰來了嗎？需要控制入場資格嗎？需要的話，就往專用工具找。
- 活動後續要幹嘛？ 如果只是簽個到存檔，Google Sheet 沒問題。但如果你想根據簽到名單做後續的行銷、寄送客製化信件、分析客戶輪廓...那專用工具的 CRM 功能會讓你上天堂。
- 你的觀眾是誰？ 在地活動就優先考慮在地平台，金流和客服都方便。
基本上，想清楚這幾點，你大概就知道錢該不該花、要花在哪裡了。
換你說說看：對於你的下一個活動，你覺得用 Google 表單就夠了，還是會考慮試試看 Accupass 這類的專業工具？在下面留言分享你的想法跟原因吧！
