線上簽到怎麼做？5種常見系統操作方式與適用情境比較

哈囉！最近超多朋友在問，辦個活動，不管是線上讀書會還是線下工作坊，那個「簽到」環節到底要怎麼搞才不那麼原始人？用紙本簽名嘛，字醜的看不懂、寫錯的改不掉，活動結束後那張紙也不知道塞哪去了，超級災難 😂。

所以今天想來聊聊，現在常見的幾種線上簽到方式，從最陽春的免費仔用法，到看起來很專業、要花點小錢的系統，我會把各自適合的情境跟優缺點都攤開來講。說真的，選哪個不是看功能多不多，而是看你的活動「調性」跟「預算」啦。

先說結論

TL;DR：沒有最強的簽到工具，只有最「適合」你活動的。辦個 20 人的小聚會，用 Google 表單綽綽有餘；但如果是上百人的正式研討會，還想現場印名牌，那真的要考慮花錢的專業系統，不然現場會亂成一鍋粥。省錢跟省事，往往是天秤的兩端 😉。

直接看情境，你會選哪種？

在深入研究各種工具之前，我們先來做個小測驗，想像一下你是主辦人，你會怎麼選？

情境一：公司內部讀書會（約 15 人）
每個月一次的午餐讀書會，參加者都是同事，需要快速記錄誰有來，方便統計訂便當數量。你會？

A. 發一個 Google 表單連結到群組，大家自己填。

B. 用 LINE 群組的投票或爬梯子功能。

C. 呃... 口頭點名就好？
情境二：付費手沖咖啡工作坊（約 30 人）
場地不大，希望學員一進來就有很棒的體驗，報到流程要順暢，不想讓大家擠在門口。

A. 用 Google 表單，但設計得漂亮一點，現場放個 QR Code 讓大家掃。

B. 用 ACCUPASS 或 Eventbrite 這種整合售票的平台，直接用 App 掃票券 QR Code。

C. 手上拿著名單一個個打勾。
情境三：年度科技研討會（200+ 人）
有來自不同公司的與會者，需要快速報到、領取名牌，還可能要分流到不同議程廳。

A. ⋯⋯還能用 Google 表單嗎？（心虛）

B. 租用專業的報到系統，例如 EventX 或 FunEvent，可以現場掃描、即時印出名牌。

C. 請 10 個工讀生在門口用 Excel 核對名單。

你看，不同的場景，適合的工具完全不一樣吧？接下來我們就來一個個拆解這些方法的眉角。

好，那這5種主流方法到底差在哪？

我把市面上最常見的五種方法，從最簡單到最複雜，整理成一個比較表。老實說，我自己辦小活動超愛用 Google 表單，但上次幫朋友搞一個百人活動，那個網路訊號一出問題，差點沒在現場崩潰。所以啊，工具的穩定性跟備用方案真的很重要。

線上簽到方式比較表
方法	操作難度	費用	適合情境	我自己覺得的優點	我自己覺得的缺點
1. Google 表單 / Microsoft Forms	⭐（超簡單）	完全免費	小型內部會議、30人以下免費活動、學生報告	幾乎沒人不會用，後台直接變 Excel，超方便整理。	看起來有點陽春，網路一掛就 GG。而且要自己想辦法生 QR Code。
2. LINE 群組功能 (投票/爬梯子)	⭐（更簡單）	完全免費	熟人小團體、臨時約的飯局、社團點名	連 App 都不用開，直接在聊天室搞定，有夠懶人。	根本沒辦法匯出資料，只能截圖。人數一多就亂了，而且很容易被洗版。
3. 專門的 QR Code 簽到產生器	⭐⭐（有點設定）	有免費版，但通常功能受限 (例如 QRPASS)	需要快速、不想讓參與者填太多資料的場合	流程單純，掃了就進，體驗比 Google 表單好一點。	免費版的通常有 branding 或人數限制。後台功能也比較陽春。
4. 整合售票的活動平台 (如 ACCUPASS, Eventbrite)	⭐⭐⭐（需要熟悉平台）	平台會抽成，或有月費	各類售票活動、中型研討會、需要管理報名與金流的場合	從報名、收錢到簽到一條龍，超省事！有專屬 App 可以驗票，感覺很專業。	對免費活動來說成本較高，而且資料被綁在平台上，要匯出有時得升級方案。
5. 專業級報到系統 (如 EventX, FunEvent, Cvent)	⭐⭐⭐⭐（需要專人設定）	通常是專案報價，費用最高	大型會議、企業年會、需要印名牌或人臉辨識的高規格活動	功能超強大，人臉辨識、RFID 都能上，還能發 VIP 到場通知。穩定性最高。	貴！而且需要時間跟廠商對接設定，不適合臨時抱佛腳的活動。

方法一：萬年不敗的 Google 表單

這個應該不用多介紹了，大概是最多人線上簽到的入門首選。你只要建立一個表單，放上「姓名」、「Email」等欄位，然後把連結轉成 QR Code 印出來貼在門口，就搞定了。所有回應都會即時同步到一個 Google Sheet，活動結束後要做數據分析或寄感謝信都很方便。

但說真的，它的缺點也很明顯。第一，它長得就是... Google 表單的樣子，如果你辦的是一個很有質感的活動，這個簽到體驗可能會有點落漆。第二，如果現場網路不好，大家會全部卡在填表單的畫面，超尷尬。而且，它沒辦法防止一個人重複填寫，除非你要求大家登入 Google 帳號，但這對某些參與者來說又多了一道檻。

方法二到四：從「方便」到「專業」的進階

如果你的活動稍微正式一點，或是你懶得自己弄 QR Code，那就可以考慮其他工具了。

像 ACCUPASS 或 Eventbrite 這種活動通平台，它們最大的好處是把「報名」和「報到」整合在一起。參與者報名成功後，會自動收到一張含 QR Code 的電子票券，到現場你只要下載主辦方專用的 App (例如 ACCUPASS Partner)，用手機鏡頭對著票券掃一下，「嗶」一聲就完成報到，超快！這對提升活動的專業形象和報到效率幫助很大。

而那些更專業的系統，像是 EventX，它們更進一步，可以做到「人臉辨識簽到」，或是跟印表機連動，掃完 QR Code 的瞬間，旁邊的名牌就印出來了，整個超炫炮！不過這種通常都是 B2B 的服務，需要專案報價，適合預算比較充足的大型企業活動。

小心這些坑！簽到不只是掃一下那麼簡單

不管你用哪種方法，有幾個坑是一定要注意的：

網路！網路！網路！：很重要所以說三遍。特別是辦在地下室或某些訊號不好的場地，如果你的簽到系統是純雲端的，那真的會是場災難。有些專業 App 會支援離線模式，先掃起來暫存，等有網路再上傳，這點在挑選時可以特別留意。
備用方案永遠要有：總會有人手機沒電、忘記帶手機、或是 QR Code 不知為何就是掃不出來。所以現場一定要準備好備用方案，比如工作人員可以用筆電或平板，透過姓名、電話快速查詢，手動幫他報到。
個資與隱私權：這點越來越重要。當你蒐集參與者的姓名、Email、電話時，其實就涉及了《個人資料保護法》。你必須清楚告知對方你蒐集這些資料的目的、會如何使用，並取得他們的同意。如果你的活動對象有歐盟成員，那更要考慮到 GDPR 的規範。像 Eventbrite 這類國際平台，通常在法規遵循上會做得比較完善。在台灣，就算只是線上勾選「我同意」，在法律上也可能構成契約關係，所以條款要寫清楚，不能亂來。