嗯...今天...我們來聊一下這個...Google 試算表，怎麼分享到 LINE 上面去。
我自己是覺得...這件事好像很簡單，但常常有人會卡住，尤其是那個...權限設定的地方。對...所以我們今天就把它...嗯...一步一步拆解開來看。
一句話結論
啊，其實...重點就只有一個，就是那個「共用」裡的權限設定要對。真的...只要把「知道連結的任何人」設定成「檢視者」，大概...八成的問題都解決了。其他的都是小事。
最基本的方法：直接複製連結
這個...我想應該是最多人用的方法啦。就是...最直覺的那個。
首先...你當然要先有那個 Google 試算表的檔案嘛。用電腦或手機開都可以。我這邊...嗯...先用電腦版來講好了，因為畫面比較大，比較清楚。
1. 打開你的 Google 試算表檔案。 2. 然後...你看右上角，有一個綠色的按鈕，寫著「共用」。對...就是它，按下去。 3. 按下去之後...會跳出一個設定視窗。這邊就是重點了。下面有一個區塊叫「一般存取權」。 4. 它預設通常是「限制」，意思就是只有你加進去的人才能看。你要把它...嗯...點開，改成「知道連結的任何人」。 5. 改完之後，旁邊還有一個下拉選單，可以選「檢視者」、「加註者」或「編輯者」。說真的...除非你是要跟同事一起協作，不然...99% 的情況下，選「檢視者」就對了。千萬不要亂開編輯權限，不然...你的報表被朋友亂改一個數字，那就...很麻煩了。 6. 都設定好之後，就按左下角的「複製連結」，然後...把這個連結直接貼到 LINE 的對話框裡，傳出去。這樣就好了。
手機上操作也差不多啦，就是...按右上角那個「...」的選單，然後裡面會有「共用與匯出」，點進去...設定權限的地方是一樣的。只是畫面小一點，要找一下。
進階一點：讓他直接下載成 PDF
不過...有時候你不想讓人家看到整個活的試算表。就是說...你可能只是想給他看一個「報告」的樣子，不希望他點進去亂逛，或是看到其他的分頁。
這時候...有個小技巧，你可以把連結...嗯...稍微改一下，讓對方點開就直接下載成 PDF。
這個要改網址...我想一下...對，你先照上面說的，取得那個「知道連結的任何人」的共用連結。它會長得像這樣：
https://docs.google.com/spreadsheets/d/ABCDEFG12345/edit?usp=sharing你要做的，就是把網址最後面那段 /edit?usp=sharing 全部刪掉，換成 /export?format=pdf。
改完之後，整個網址會變成：
https://docs.google.com/spreadsheets/d/ABCDEFG12345/export?format=pdf你再把這個...新的網址貼給別人。這樣一來，對方在 LINE 裡點開連結，就會直接...嗯...跳出下載 PDF 的畫面，或是直接在瀏覽器裡預覽 PDF。這樣感覺乾淨很多，也比較...嗯...專業一點。
給專業人士用的：強制下載成 CSV 檔
那...還有一種情況。如果你分享的對象是...比如說工程師、數據分析師，他們要的其實不是漂亮的格式，而是裡面的...原始數據。
這時候，你就可以用跟 PDF 類似的方法，只是把格式換成 CSV。CSV 就是...嗯...逗號分隔值檔案，任何試算表軟體或程式都可以讀。
方法跟剛剛一模一樣，就是把網址最後面換成 /export?format=csv。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/ABCDEFG12345/export?format=csv這個方法...嗯...一般人用不太到啦。但如果你是要提供數據給別人做後續處理，這個就超實用。對方不用自己進去找半天，點一下連結，資料就到手了。
這三種方法到底差在哪？
講了這麼多...我把它們整理成一個表好了，這樣比較清楚。
| 分享方式 | 適用情境 | 優點 | 缺點...或該注意的地方 |
|---|---|---|---|
| 直接分享連結 | 嗯...就是大家一起看、即時同步更新的時候吧。像活動報名表之類的。 | 最快啊，改動馬上看得到。而且...手機點開就能直接編輯，如果權限有開的話。 | 最怕手殘被改到...權限一定要再三確認是「檢視者」。還有就是...如果檔案很大，手機開會很慢。 |
| 分享 PDF 下載連結 | 給老闆或客戶看...那種不想讓他們亂點的場合。或是做好的月報、報價單。 | 格式固定，不會跑版，看起來比較正式。對方也不用有 Google 帳號就能看。 | 他看不到最新的更新啊，這是個問題。你如果改了試算表，就要...重新傳一次連結給他。 |
| 分享 CSV 下載連結 | 就是...要資料去分析用的。給懂的人，像工程師、分析師。 | 檔案超小，資料乾淨，沒有多餘的格式。程式處理起來最方便。 | 一般人用 Excel 或 Numbers 打開...如果沒有先設定好編碼，可能會是亂碼...嗯，這個可能會嚇到人。 |
權限設定的碎碎念...還有 LINE 的小毛病
我還是想再多講一下權限。真的，這個比你用哪種方法分享...重要一百倍。
- 檢視者 (Viewer)：最安全。他只能看，可以複製裡面的文字或數字，但絕對動不了你的原始檔案。一般分享就用這個。
- 加註者 (Commenter)：嗯...他可以在儲存格旁邊新增備註或留言。適合...校稿？但又不想讓他直接改內容的場合。老實說我很少用。
- 編輯者 (Editor)：權限最大。跟擁有這個檔案的你本人差不多了。真的...只有給完全信得過的、需要一起工作的夥伴才用這個。不然你報表數字被多加一個零...嗯，後果很可怕。
對了，還有一個很多人問的。就是...連結貼到 LINE 之後，朋友點開，一直跳出畫面說「需要權限」或「請登入 Google 帳號」，明明你都已經設「知道連結的任何人」了。這個...其實不是 Google 的問題，是 LINE 的問題。
這通常是因為...嗯...LINE 的那個內建瀏覽器，它沒有記住你的 Google 登入狀態。解法很簡單，請你的朋友點開連結後，注意看右上角，通常會有「...」或是一個小小的圖示，點下去選「在預設瀏覽器中開啟」或「以 Safari 開啟」之類的。用手機平常在用的那個瀏覽器打開，通常就沒事了。其實...Google 自己的說明文件有提到一些共用原則，但都寫得很制式。這種 LINE 在地化的問題，還是要自己試過才知道。
大概...就是這樣吧。這幾個方法，從簡單到進階，應該...夠用了。希望有幫到那些...嗯...常常為這個所苦的人。
你平常...是用哪一種比較多？還是有遇過什麼更奇怪的問題？可以...嗯...留言分享看看。
