估價這件事，真的可以不用那麼痛苦… 😂
今天要來聊聊一個讓很多老闆、freelancer、甚至是小編都頭痛得要命的東西：估價單。我跟你說，我以前也是用 Excel 拉表格，每次接到案子就複製貼上，改品項、改單價、改客戶名稱… 然後存成一個又一個的檔案，搞到最後自己都亂掉，哪個是最終版？哪個是含稅價？哪個客戶付錢了沒？真的是一場災難。
特別是那種在工地現場，或是跟客戶喝咖啡聊到一半，對方突然說「欸那這個項目加進來大概多少？」的時候，真的很想直接鑽到地心去。總不能跟他說「呃…我回公司用電腦算一下再跟你說」吧？黃花菜都涼了！
所以，我幾年前就下定決心要擺脫這種原始人生活，開始研究各種「估價 App」。老實說，這又是一個大坑，市面上的選擇真的有夠多。 不過踩了這麼多雷、花了這麼多時間試用之後，總算有點心得了。今天就來跟大家隨性分享一下，到底估價 App 要怎麼挑，還有幾款我用過或研究過的工具，它們到底差在哪。
重點一句話：別再找「最好」的，找「最順手」的才對
這是我最大的心得。沒有一個 App 是萬能的，A 的蜜糖可能是 B 的毒藥。與其花時間找那個「最強、功能最多」的 App，不如先問問自己：我的工作流程到底長什麼樣子？
想清楚這個，比看一百篇評測文都有用。我把它歸納成幾個問題，你可以先在心裡回答一下：
- 你的團隊幾個人？ 一個人校長兼撞鐘？還是有三五個夥伴需要同步資訊？
- 你的客戶是誰？ 是單次的散客，還是需要長期維護的大客戶？
- 你的估價複雜嗎？ 是固定的服務項目，還是每次都要客製化一堆材料跟工時？
- 你常在外面跑嗎？ 會不會需要在手機或平板上立刻開單？
- 你需要後續功能嗎？ 估價單送出後，需不需要直接轉成發票、追蹤付款、甚至跟會計系統連動？
想完這些，你大概就有個底了。接下來我們就來看看幾款常見的工具，它們分別適合什麼樣的人。
案例來了：5 款常用估價工具大亂鬥
為了讓大家更有感覺，我們直接來個情境對決。假設我是一個小型的室內設計工作室，有時候接全屋設計，有時候也接單純的油漆或系統櫃案子。我需要一個工具，能讓我在外面跟客戶談的時候，就能快速拉出估價單，而且看起來要夠專業。
底下這張表，就是我針對這個情境，對 5 種類型的工具做出的不專業（但很真實）的比較：
| 工具名稱 | 最適合誰用？ (適用情境) | 最大亮點 ✨ | 但要注意… (The Catch) | 費用大概？ |
|---|---|---|---|---|
| Joist | 單打獨鬥或小型工程行，像水電、油漆、裝修師傅。 | 操作超直覺，在手機上幾分鐘就能產出看起來很專業的估價單。 客戶還能線上簽名！ | 功能比較單純，主要就是估價和發票。 太複雜的專案管理或庫存追蹤就別想了。 | 有免費版（但有限制），Pro 版大概每月 10-15 美金起跳。 |
| QuickBooks Online | 需要完整財會功能的中小企業或 freelancer。不只估價，連帳都想一起管的人。 | 估價、發票、客戶管理、損益表…根本是小型 ERP。 還能跟銀行帳戶連動，超方便。 | 對台灣的小公司來說，有些會計名詞跟流程可能要適應一下。而且，它就是個會計軟體，估價只是「其中一項」功能，沒那麼特化。 | 純估價發票的基本版大概每月 15-20 美金起，功能越強越貴。 |
| Houzz Pro | 專業的室內設計師、建築師、大型裝修公司。 | 這不只是估價 App，是整個專案管理平台！有 3D 平面圖工具、客戶溝通入口，甚至還能幫你做行銷。 | 功能強大到有點嚇人，學習曲線比較陡。而且費用不便宜，比較適合已經有穩定案源的團隊。 | 有提供 30 天免費試用，但付費方案通常是客製化報價，費用較高。 |
| 台灣本土 App (如「簡易報價單」或「魔術發票」) | 只想解決「快速開單」這個問題的個人戶或小店家。 | 通常介面很單純，符合台灣做生意的習慣，可能會有含稅/未稅的快速切換。有些是買斷制，不用月月付錢。 | 功能非常陽春，大多沒辦法跨裝置同步，資料都存在單一手機裡。換手機或手機壞掉就 GG 了。 也很少有專案管理或客戶關係管理的功能。 | 很多是免費，或提供 App 內購買去除廣告或解鎖功能。 |
| Notion / Airtable | 喜歡 DIY、享受「把工具打造成自己形狀」的控制狂（就是我本人 🙋♂️）。 | 自由度 100%！你可以自己設計估價單的格式、建立材料庫、串連專案進度，想怎麼玩就怎麼玩。 | 所有東西都要自己從零開始建，非常花時間。而且要做到像專業 App 那樣自動化（例如點一下就寄信），需要一點點技術力。 | 免費版通常就夠用，付費版才能解鎖更多協作和自動化功能。 |
所以，到底該怎麼選？我的決策建議
看了上面那張表，你可能會更亂... 沒關係，我直接給你幾個大方向的建議：
- 如果你是跑單幫的師傅或SOHO族： 先從 Joist 或台灣本土 App 開始。 Joist 的專業度和雲端同步功能很加分，如果你的客戶會看重這個，那很值得投資。 如果你只是需要一個比手寫更快的工具，那本土 App 抓下來用用看，不用錢的最香。
- 如果你是小公司或自由工作者，且很在意財務管理： 直上 QuickBooks Online 吧。 雖然一開始要花點時間設定，但只要把估價、發票、帳務流程整合在一起，你會發現人生突然變得很清爽。這點跟台灣很多本土軟體偏重單一功能（例如只做進銷存或只做報價）的思路很不一樣，QuickBooks 比較像是一站式的管理中心。
- 如果你是口袋夠深的設計或工程公司： Houzz Pro 會是你的神兵利器。 它把設計師會用到的工具幾乎全包了，從 3D 提案、估價、簽約到施工管理，客戶體驗會非常好。
- 如果你跟我一樣是個控制狂 + DIY 玩家： 那就打開 Notion 吧！從零打造一個完全屬於你自己的估價暨專案管理系統，超有成就感。網路上有很多現成的模板可以參考，不一定要全部自己來。
別以為導入 App 就沒事了，這幾個坑要小心
最後，也得說些實話。不管你選了哪個 App，工具終究只是工具。千萬不要以為買了 App 從此就高枕無憂，有幾個常見的失敗點一定要注意：
- 前期設定懶得弄： 很多 App 威力要發揮，都得靠你先把常用的品項、材料、單價、客戶資料庫建好。這段過程很枯燥，但只要撐過去，後面開單的速度就會是用飛的。
- 團隊沒跟上： 如果你是團隊工作，結果只有你一個人在用，其他人還是習慣用嘴巴報價、用 LINE 傳訊息，那這個 App 就等於廢了一半。導入新工具需要溝通和訓練，大家都要在同一條船上才行。
- 忽略備份與同步： 特別是那些單機版的 App，一定要養成定期備份的習慣！不然手機一丟，所有客戶跟報價紀錄就跟著人間蒸發，真的會欲哭無淚。這也是我後來偏愛雲端服務（像 Joist 或 QuickBooks）的原因，至少資料都在雲上比較安心。
好啦，不知不覺就聊了這麼多。希望這些經驗對正在為估價頭痛的你有點幫助。工具是死的，但聰明的工作方法是活的。找到那個讓你「用起來順」的工具，然後好好地用它，絕對比你想像的更能提升效率和專業感！
那你呢？你現在是用哪一套工具估價？或是有踩過什麼雷？在下面留言分享一下吧！讓大家少走點冤枉路 😂
