搞懂線上報名，真的沒那麼難
好，我們今天來聊聊... 線上報名系統。我知道，光聽到「系統」兩個字，很多人頭就痛了。尤其是如果你是那種... 嗯，就是那種很有熱情，想辦個手作課、小講座，或是讀書會的人。你可能內容都想好了，場地也找了，結果卡在「啊要怎麼收人啊？」這個問題上。
以前啊，最土法煉鋼就是Google表單嘛，對不對？ 填一填，然後再一個一個去對帳，寄通知信... 想到就累。我跟你說，我真的幹過這種事。為了一個大概三十人的小型攝影工作坊，光是處理報名跟後續通知，就花掉我快兩天的時間。超級沒效率。後來才發現，選對工具，真的可以讓你上天堂。
所以這篇，我不想跟你講那些很難的技術名詞。我們直接從「你是誰？」、「你想辦怎樣的活動？」這個角度切入。因為說真的，沒有什麼系統是「最好」的，只有「最適合你」的。
先說結論：別再問哪個最好，先問你辦的是哪種活動
這是我這幾年踩過一堆坑之後，最大的一個心得。簡單講，一個辦國際研討會的，跟一個在自家客廳開手沖咖啡課的，需要的工具絕對不一樣。所以，在我們開始比較那些花俏的功能之前，你先想一下，你比較接近下面哪一種角色？
你是哪種主辦人？三種情境，三種選擇思路
我把它分成三種最常見的類型，你看看你屬於哪一種。
情境一：一人團隊、社區課程、或友情贊助的免費活動
這個就是我剛剛說的，可能你是個瑜伽老師、插畫家，或是想辦個社區讀書會。你的特點是：
- 預算有限，最好是免費。
- 參加人數不多，大概50人以下。
- 收費方式很單純，甚至不收費。
- 你沒有時間去學一個很複雜的系統。
如果是這樣，那真的，你不用想得太複雜。Google 表單 和 BeClass 會是你的好朋友。Google 表單完全免費，而且跟試算表整合得很好，你可以輕鬆管理名單。 缺點就是，它看起來真的很...「功能性」，而且金流、後續通知什麼的，都要手動來，很花時間。我之前就是這樣，光是確認誰付錢了、誰還沒付，就搞得一個頭兩個大。
BeClass 算是台灣老牌的免費平台，很多非營利組織或學校單位很愛用。 它的好處是比Google表單多了些專為「報名」設計的功能，比如設定名額、自動候補、發活動前通知信等等。 缺點就是... 呃，介面有點古早味，而且因為是免費的，頁面上會有廣告。 對於想建立個人品牌的你來說，這可能不是最理想的選擇。
情境二：專業工作室、中小型企業、需要打響名號的售票活動
好，進階一點。假設你是一個開班授課的工作室，或是公司要辦行銷講座、產品發表會。你的需求就完全不同了：
- 你需要線上收費，而且可能不只一種票價（例如早鳥票、VIP票）。
- 活動頁面要好看，要能符合你的品牌形象。
- 你希望平台本身能幫你帶來一些流量，而不是每次都從零開始宣傳。
- 報到要有效率，最好是手機掃個QR code就能搞定。
這種情況下，砸一點小錢投資在專業平台上是絕對值得的。在台灣，最主流的就是 ACCUPASS 和 KKTIX。ACCUPASS 是亞洲一個很大的活動平台，優點是使用者多、曝光機會也高。 你把活動放上去，就有機會被對你活動有興趣的人看到。而且它的後台功能很完整，從建立多元票券、金流處理、到後續的行銷工具，基本上都幫你準備好了。 當然，天下沒有白吃的午餐，舉辦付費活動，它會抽成，一般是票價的5% + 10元左右。
KKTIX 也很類似，不過它的強項... 我自己感覺啦，比較偏向演唱會、大型娛樂活動那種需要「選位」的場景。 如果你的活動是那種大家坐哪裡都沒差的講座，那兩者的差異就沒那麼大。你可以都去看看它們的介面，挑一個你順眼的。
情境三：放眼國際、或是你的客群習慣用國外服務
最後一種情境比較特別。可能你辦的是線上研討會，希望吸引國外的參加者；或是你的品牌本身就比較國際化。這時候，只考慮台灣的平台可能就不夠了。
這時候我會推薦你看看 Eventbrite。它算是全球性的活動報名平台龍頭，很多在台灣的外國人社群也習慣用它。 它的優點是介面很國際化、支援多國貨幣與語言，對於要收外幣款項的活動來說非常方便。但這也是它的雙面刃。對台灣本地的使用者來說，它的支付流程... 老實說，就不如ACCUPASS那樣接地氣。ACCUPASS支援超商付款、LINE Pay這些台灣人習慣的方式，Eventbrite就主要是信用卡。
這就是我說的 Localization Delta，在地化差異。你在美國用 Eventbrite 可能暢行無阻，但在台灣，你得考慮到你的目標客群，是不是每個人都有信用卡，或是不是習慣這種付款方式。如果你的客群主要是年輕學生，那提供超商付款可能就會大大提高你的報名成功率。
來，直接攤開來看：5款熱門平台功能比較
我知道，講了這麼多情境，你可能還是想看一個直接的比較。好，沒問題。我把我個人使用過跟研究過的心得，整理成這個表格。不過我要強調，這是我很主觀的看法，你還是要自己去玩玩看最準。
| 平台 | 我覺得最適合誰 | 費用怎麼算 | 優點 (我最在意的) | 缺點 (讓我頭痛的) |
|---|---|---|---|---|
| Google 表單 | 就是... 窮學生、完全沒預算、或是內部人員登記這種。 | 完全免費。佛心公司。 | 免費！而且跟Google試算表無縫接軌，整理名單超直覺。 | 除了收資料，其他什麼都要自己來。對帳對到眼花，也沒有自動提醒功能。看起來超陽春。 |
| BeClass | 社區大學、NPO、老師開課。基本上是不太在意「品牌感」的實用派。 | 免費，但頁面有廣告。 | 免費之外，還有名額、候補這些基本報名功能，比Google表單強太多了。 | 介面真的... 有點年代感。而且客製化程度很低，你的活動頁跟別人的看起來都差不多。 |
| ACCUPASS | 想認真經營活動事業的專業人士或公司。需要行銷、也需要數據。 | 免費活動有條件免費 (600人以下)，付費活動抽 5% + 10元。 | 自帶流量！ 平台會幫你推播活動，後台CRM功能也強，可以分析參加者輪廓。 根本是懶人福音。 | 功能太多，一開始會有點眼花撩亂。還有，你等於是把你的客戶資料都建立在別人的平台上。 |
| KKTIX | 演唱會、大型粉絲見面會，或是任何需要「劃位」的活動。 | 跟ACCUPASS差不多，按票券收費。 | 「選位」功能是它的超級強項。 介面也滿清爽的。 | 我自己覺得它的社群和曝光效益沒有ACCUPASS那麼廣。比較像是個純粹的售票工具。 |
| Eventbrite | 目標客群有外國人，或想做國際品牌的活動。 | 收費結構比較複雜，也是按票券等級收費，但%數跟台灣平台不太一樣。 | 國際金流處理方便，品牌形象專業。使用者遍佈全球。 | 在地化不足。對台灣使用者來說，付款方式不夠親民，介面也比較水土不服。 |
別被「免費」騙了：談談選擇系統的隱藏成本
很多人選系統第一個就是看「價格」。免費的最好。但這其實是個很大的迷思。我必須提醒你，天下沒有白吃的午餐，「免費」的代價，你通常會用其他東西來還。
第一個就是「時間成本」。你用Google表單省下的平台費，會加倍奉還在你的手動對帳、寄信、回覆問題的時間上。你一個小時的價值多少？算一算，有時候付點平台費，讓你專心在更重要的活動內容上，反而更划算。
第二個是「品牌成本」。用BeClass這種有廣告、版面固定的平台，你很難做出自己的風格。這對於想要長期經營個人品牌或公司形象的人來說，其實是個傷害。
第三個，也是最重要的，是「行銷成本」。ACCUPASS這種大平台為什麼敢跟你收費？因為它提供的不只是工具，還有「流量」。 你的活動上架，就有機會被幾十萬、幾百萬會員看到。如果你自己架網站或用表單，那這些人你得一個一個自己找來，那要花多少廣告費？
選錯工具會怎樣？幾個我踩過的坑
最後，分享幾個真實血淚史，也就是常見的錯誤，希望大家不要重蹈覆轍。
- 殺雞用牛刀：辦一個只有15個朋友參加的免費讀書會，結果跑去用ACCUPASS，光是搞懂後台設定就花了一整天。其實一個Google表單或LINE群組記事本就夠了。
- 為了省錢賠上專業感：一個收費不便宜的商業課程，結果報名頁面用的是BeClass。學員點進去看到廣告、還有點過時的介面，瞬間對課程的專業度打上問號，報名意願直接降低。
- 忽略使用者體驗：選了一個系統，報名流程要填一堆有的沒的，還要註冊會員、手機驗證一大堆。使用者填到一半就不爽填了，你前面廣告打再兇都沒用。報名流程，越簡單越好。
總之，回到我們一開始說的，沒有完美的工具，只有最適合的選擇。希望今天的分享，能幫助你找到那個最適合你的夥伴。花點時間思考你的活動定位，然後勇敢地去試用吧！大部分平台都能免費註冊玩玩看，實際操作一次，比你看十篇文章還有用。
對了，我想問問大家，你最近在規劃什麼樣的活動呢？是小型的分享會，還是上百人的研討會？在下面留言跟我分享一下吧！看看大家都是哪種主辦人。
