摘要
早上邊沖咖啡邊想著今天待辦事項時，突然發現手機裡那幾個不起眼的App，不知何時已變成我偷回零碎時間的秘密武器。這篇文章想分享9個讓工作流程突然變順的小工具，或許能幫你也找到那種『啊原來可以這樣』的瞬間。 歸納要點:
- 手機其實比你想的更萬能——從記下晨間隨筆的Evernote，到用Trello把工作拆成小方塊，這些工具我用了三年才發現：它們真的能讓通勤時間變出半小時的生產力
- 有些App像Todoist根本是拖延症解藥，設定優先順序時會強迫你面對『這件事到底值不值得做』（我自己每週清空待辦清單時總有種詭異快感）
- Focus Keeper這類番茄鐘工具最妙的是，它用25分鐘為單位切割時間，實驗發現這種節奏剛好夠處理一封長郵件或寫完簡報初稿——但記得關掉通知才能真正進入狀態
有時候，面對琳瑯滿目的生產力工具，大家多少都會感到一陣迷惘。說真的，大概每隔一段時間，就會冒出新一波標榜能徹底改變日常的應用程式，但實際上可能也只有某幾款比較合適、其他反倒只是添亂。這些年下來，有人花了將近半輩子的精力在測試各種軟體跟小玩意兒，最後發現那種「萬中選一」的情況並不常見──頂多能找到一些還算實用、不太礙事的組合。如果想整理專案、寫筆記或單純想讓自己不落後於事情，有一些方法和物件或許還挺值得參考，但也不敢保證適用於所有人啦。
差點忘了提醒，下面提到的那些產品或公司，其實沒誰特別找我們合作推廣。
講到早上的習慣，有的人覺得建立一套流程似乎可以讓整天過得比較有頭緒。比如說，那個Withings智慧體重計，好像是支援Apple Health Kit同步功能吧？有人用過後認為，它比起傳統體重機多了一層追蹤長期趨勢的便利性。有句話說：「能量化就能管理」，雖然聽起來略帶點老調，不過對某些人來說，每天看到自己健康數據慢慢累積，也許真有助於維持動力。但老實講，要不是因為這台東西操作挺簡單、記錄又自動化，大概也不會有人每天都主動去量體重……所以工具本身未必神奇，只是降低了麻煩而已。
差點忘了提醒，下面提到的那些產品或公司，其實沒誰特別找我們合作推廣。
講到早上的習慣，有的人覺得建立一套流程似乎可以讓整天過得比較有頭緒。比如說，那個Withings智慧體重計，好像是支援Apple Health Kit同步功能吧？有人用過後認為，它比起傳統體重機多了一層追蹤長期趨勢的便利性。有句話說：「能量化就能管理」，雖然聽起來略帶點老調，不過對某些人來說，每天看到自己健康數據慢慢累積，也許真有助於維持動力。但老實講，要不是因為這台東西操作挺簡單、記錄又自動化，大概也不會有人每天都主動去量體重……所以工具本身未必神奇，只是降低了麻煩而已。
原網址: https://www.pintech.com.tw/tw/column/1292/best-productivity-tools-2021
有時候，手沖咖啡用的那種聰明濾杯，好像在法式壓濾壺和一般手沖之間，有點折衷。也許早上打開本子之前，邊準備一杯這樣的咖啡，腦袋才比較清醒吧？當然啦，不是每個人都愛紙本日記，不過還是有人會想起朱莉亞·卡梅倫寫過關於「晨間書寫」的方法——大致意思就是，每天一早，先隨便寫點東西。據說，大概三頁左右的隨筆內容，也不怎麼需要修飾，主要就是把腦中雜事丟出來。有些人覺得這種做法能幫助思路更清楚，但是不是每次都有效就很難說了。有朋友試過後說要花上不少時間，其實能不能每天堅持也是另一回事。不過偶爾抽空試試，也許對創意或整理情緒還蠻有幫助的。至於數位工具，有些人依賴它們，但紙跟筆好像又帶來不太一樣的感受，有時候真的講不清楚哪個比較適合自己。
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事情 3 這個應用，很多人拿來安排每天要做的瑣事。像是有些人會把打電話給家裡長輩、處理日常雜事，甚至規劃內容日曆，也全都丟進去。有人說這樣一來，大大小小的待辦清單好像就不會亂跑到不同地方。不過，有時候你可能還是得靠行事曆才真的記得住那些重要時間。蘋果原生的那個日曆工具，基本上誰用過都知道，操作起來沒什麼負擔，而且手機、電腦之類的裝置同步也挺順手。有些朋友更喜歡 Fantastical——這套軟體多了點花樣，比方說可以直接用平常講話方式輸入行程，而且跨時區功能聽說滿方便，只是偶爾還需要調整設定。有趣的是，他們最近測試和 Notion 的串接功能（目前還只是測試階段），有些人發現，把待辦和行程拉在一起後，好像更容易掌握當天要忙什麼。不過大家對於到底哪種組合比較習慣，其實意見也分成好幾派，不一定每個人都有共識。
動作這種東西，聽說能根據你手頭上的事情自動調整時間表，好像不少人覺得這點還算貼心。只是有時候，那股AI插手的感覺，會讓部分用戶有點像被安排太多事，偶爾可能也會不太自在。有人說，有些日子裡行程排得緊湊到快要喘不過氣，也許就是因為它介入太深。
寫作和筆記嘛，大概每個人都有屬於自己的那套方式。有個叫Ulysses的寫作工具，在圈內似乎頗受歡迎。它主打簡約、支援Markdown格式，適合從短訊息到長篇稿件都能隨手記下。不少人在追蹤每日字數時會依賴這款軟體，對於那些常常需要達成某種程度目標的人來講，應該可以減少一點壓力吧。不過也不是什麼萬無一失的方法啦，有人覺得這類統計有時候反而讓自己分神或焦慮，但大致上應該還是幫助比較多。
不曉得是不是因為現在大家資訊量暴增，不記下來就很容易漏掉細節，所以像Ulysses這樣的東西才會慢慢被注意到。其實，每個人選擇工具的理由都略有不同吧？有些功能設計未必人人都買單，只是對某些族群來說，用起來剛好順手而已。
寫作和筆記嘛，大概每個人都有屬於自己的那套方式。有個叫Ulysses的寫作工具，在圈內似乎頗受歡迎。它主打簡約、支援Markdown格式，適合從短訊息到長篇稿件都能隨手記下。不少人在追蹤每日字數時會依賴這款軟體，對於那些常常需要達成某種程度目標的人來講，應該可以減少一點壓力吧。不過也不是什麼萬無一失的方法啦，有人覺得這類統計有時候反而讓自己分神或焦慮，但大致上應該還是幫助比較多。
不曉得是不是因為現在大家資訊量暴增，不記下來就很容易漏掉細節，所以像Ulysses這樣的東西才會慢慢被注意到。其實，每個人選擇工具的理由都略有不同吧？有些功能設計未必人人都買單，只是對某些族群來說，用起來剛好順手而已。
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說到 Notion，這東西好像不少人都把它當作第二個腦袋來用，有時候拿來管生意、記筆記，或者追蹤各種專案。它的彈性滿高的，不過據說一開始摸索的時候，應該會有點卡住——尤其如果想全包所有事務，好像更容易迷路在設定裡。
Obsidian 這軟體倒是挺適合喜歡自己拼湊知識庫的人。有些人覺得那堆能裝插件的小工具很方便，如果本身比較喜歡調整工作空間的人，大概會玩得蠻開心，但也許需要花點時間慢慢熟悉。
Apple Notes 就簡單直接多了。臨時要寫下什麼、突然想到什麼想法，也不用顧慮太多細節。只要手邊是蘋果家的設備，好像隨便切換也沒什麼障礙，就那種可以隨手捕捉靈感的感覺。
專案管理這件事，有的人還是習慣靠 Notion，那種資料庫跟範本功能讓事情變化很多。不管只是清單還是複雜一點的追蹤，好像通通能塞進去。只是偶爾會有人聊到，設計版型和調整流程有可能耗掉將近一半精力，反而主業被耽擱。
Trello 也是常被提起的一款，不少朋友覺得它夠輕巧，用看板就能理出個頭緒。不會搞出太多功能讓人暈頭轉向，就是安安穩穩地做任務追蹤。但每個人用起來感受不盡相同啦，也不是非誰不可，只是某些情境下剛好派上用場而已。
Obsidian 這軟體倒是挺適合喜歡自己拼湊知識庫的人。有些人覺得那堆能裝插件的小工具很方便，如果本身比較喜歡調整工作空間的人，大概會玩得蠻開心，但也許需要花點時間慢慢熟悉。
Apple Notes 就簡單直接多了。臨時要寫下什麼、突然想到什麼想法，也不用顧慮太多細節。只要手邊是蘋果家的設備，好像隨便切換也沒什麼障礙，就那種可以隨手捕捉靈感的感覺。
專案管理這件事，有的人還是習慣靠 Notion，那種資料庫跟範本功能讓事情變化很多。不管只是清單還是複雜一點的追蹤，好像通通能塞進去。只是偶爾會有人聊到，設計版型和調整流程有可能耗掉將近一半精力，反而主業被耽擱。
Trello 也是常被提起的一款，不少朋友覺得它夠輕巧，用看板就能理出個頭緒。不會搞出太多功能讓人暈頭轉向，就是安安穩穩地做任務追蹤。但每個人用起來感受不盡相同啦，也不是非誰不可，只是某些情境下剛好派上用場而已。
嗯，Monday.com 這東西，大致上介於有點規矩又不會太複雜的工具之間。有人說它介面還算順眼，反正進去看一圈就知道了。裡面好像有些現成的範本可套用，剛開始摸索應該不至於卡住。
然後知識管理這話題，有時候大家都說要打造自己的數位腦袋，好像挺流行。Tana——最近才聽到這名字，它感覺像是從 Rome Research 那邊再往前走了一步，不過和 Notion、Obsidian 多少也有幾分神似。現在還在比較早期的階段，有人覺得它把筆記串連、整理這塊做得蠻順手，但未來怎麼發展，其實也很難講。
Logseq 如果你是那種對開源軟體特別有興趣的人，大概就會想試試看。它跟 Rome Research 有幾分相似，只是彈性比較高，很多設定都可以自己調整。如果喜歡從零慢慢組裝出屬於自己的工作流程，用這個可能比較對味。但也不是每個人都愛折騰啦。
Reflect 這款呢，介面簡單多了，比起那些功能強到讓人迷路的 Obsidian 或 Tana，反而顯得清爽易懂。有些人說如果需求沒那麼重口味，也許選 Reflect 就夠用了。不過，每個人習慣不同，有人偏好繁複，有人圖個方便——選擇嘛，也沒什麼一定標準。
其實講來講去，到底哪個工具最合用，大概只有自己用過一陣子才知道吧？
然後知識管理這話題，有時候大家都說要打造自己的數位腦袋，好像挺流行。Tana——最近才聽到這名字，它感覺像是從 Rome Research 那邊再往前走了一步，不過和 Notion、Obsidian 多少也有幾分神似。現在還在比較早期的階段，有人覺得它把筆記串連、整理這塊做得蠻順手，但未來怎麼發展，其實也很難講。
Logseq 如果你是那種對開源軟體特別有興趣的人，大概就會想試試看。它跟 Rome Research 有幾分相似，只是彈性比較高，很多設定都可以自己調整。如果喜歡從零慢慢組裝出屬於自己的工作流程，用這個可能比較對味。但也不是每個人都愛折騰啦。
Reflect 這款呢，介面簡單多了，比起那些功能強到讓人迷路的 Obsidian 或 Tana，反而顯得清爽易懂。有些人說如果需求沒那麼重口味，也許選 Reflect 就夠用了。不過，每個人習慣不同，有人偏好繁複，有人圖個方便——選擇嘛，也沒什麼一定標準。
其實講來講去，到底哪個工具最合用，大概只有自己用過一陣子才知道吧？
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有些人提到，在剪接影片這件事上，Final Cut Pro好像一直是蘋果電腦族群常見的選擇。用起來其實不算太複雜，而且功能也很齊全。有的人說它對於那種拍YouTube或追求畫質的人，還蠻合適的。當然啦，也不是每個人都需要這麼進階；有時候，只是想快速把內容處理一下。
然後現在，有另一種工具叫Descript，好像討論度也越來越多。跟傳統剪輯軟體比起來，它比較聚焦在文字稿上，而不是一格一格地拉時間軸。如果你本來就常寫腳本或者臨時要修改影片內容，這類型的編輯方式可能會省下不少時間。不過，畢竟每個人的習慣不同，有些人覺得它簡單，有些則還在摸索。
至於身心健康這部分，其實現在遠距諮詢慢慢變成趨勢了。BetterHelp就是一個線上的心理諮詢平台。有聽說他們會把你和專業執照的心理師配對，如果最近情緒比較低落或遇到困難，也許可以考慮看看。不過嘛，效果怎麼樣，可能還是看個人的狀況。不一定適合所有人，但有人覺得幫助滿明顯的，大概就這樣吧。
然後現在，有另一種工具叫Descript，好像討論度也越來越多。跟傳統剪輯軟體比起來，它比較聚焦在文字稿上，而不是一格一格地拉時間軸。如果你本來就常寫腳本或者臨時要修改影片內容，這類型的編輯方式可能會省下不少時間。不過，畢竟每個人的習慣不同，有些人覺得它簡單，有些則還在摸索。
至於身心健康這部分，其實現在遠距諮詢慢慢變成趨勢了。BetterHelp就是一個線上的心理諮詢平台。有聽說他們會把你和專業執照的心理師配對，如果最近情緒比較低落或遇到困難，也許可以考慮看看。不過嘛，效果怎麼樣，可能還是看個人的狀況。不一定適合所有人，但有人覺得幫助滿明顯的，大概就這樣吧。
有些人說，動起來這件事，不管什麼時候都挺重要的。有聽過，有些上班族會在辦公桌下放一台像是Walking Pad C2那類的跑步機，然後邊處理郵件邊慢慢走路。這種設計，好像讓不少人覺得，比一直坐著健康一些，但到底能不能長期堅持，大概還是看個人。
然後說到健身紀錄，Strong 這款應用程式好像蠻多人提過，用來記錄運動內容跟進度。當然啦，有的人可能只是偶爾打開看看，上面那些數據，也只能大概掌握一下變化，畢竟很少有人真的每天都詳細輸入。
到了晚上收工以後，有些人會想要靜一靜、整理一下腦袋。寫日記似乎成為不少人的選擇。Day One 這個電子日誌，不知道是不是因為介面做得順眼，用起來還算直覺，所以有段時間用戶數量變多了。不過，每天都能堅持寫下去的人，大概不到所有使用者的一半吧？有的人三天打魚兩天曬網，也不是什麼稀奇事。
總之，從白天動一動，到夜裡記點生活瑣事，其實大家的方法五花八門——誰也說不準哪一種特別適合所有人。
然後說到健身紀錄，Strong 這款應用程式好像蠻多人提過，用來記錄運動內容跟進度。當然啦，有的人可能只是偶爾打開看看，上面那些數據，也只能大概掌握一下變化，畢竟很少有人真的每天都詳細輸入。
到了晚上收工以後，有些人會想要靜一靜、整理一下腦袋。寫日記似乎成為不少人的選擇。Day One 這個電子日誌，不知道是不是因為介面做得順眼，用起來還算直覺，所以有段時間用戶數量變多了。不過，每天都能堅持寫下去的人，大概不到所有使用者的一半吧？有的人三天打魚兩天曬網，也不是什麼稀奇事。
總之，從白天動一動，到夜裡記點生活瑣事，其實大家的方法五花八門——誰也說不準哪一種特別適合所有人。
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有些人可能習慣在睡前翻幾頁書，Kindle 這種電子閱讀器倒是經常被提到。也有人覺得用聽的比較放鬆，那 Audible 那類平台似乎挺適合想用耳朵讀書的人。其實市面上能選的書籍數量多到讓人眼花撩亂，挑本自己感興趣的，也許就能讓一天有個不錯的結尾。
說到要把事情安排得更有效率，有人會想到自動化或時間記錄這塊。有款叫 Rize 的工具，聽說它可以自動追蹤你用過哪些應用程式、瀏覽了哪些網站，然後彙整成一份還算詳細的紀錄。對於那種希望優化工作流程的人來說，好像滿有參考價值，但具體效果可能還得看個人習慣怎麼配合。
Mac 上面嘛，有兩個名字時不時會冒出來——Alfred 跟 Raycast。前者老字號一點，後者近幾年才變得熱門。有些用戶觀察到 Raycast 功能好像比 Alfred 更豐富現代，不過是不是每個人都這麼覺得就難說了。有的人拿來搜檔案、設自動任務之類，感覺只要願意摸索一下，大概都能找到些省事的小辦法。不過想靠它們榨乾所有效率？也許需要搭配其他工具才行吧。
說到要把事情安排得更有效率，有人會想到自動化或時間記錄這塊。有款叫 Rize 的工具，聽說它可以自動追蹤你用過哪些應用程式、瀏覽了哪些網站，然後彙整成一份還算詳細的紀錄。對於那種希望優化工作流程的人來說，好像滿有參考價值，但具體效果可能還得看個人習慣怎麼配合。
Mac 上面嘛，有兩個名字時不時會冒出來——Alfred 跟 Raycast。前者老字號一點，後者近幾年才變得熱門。有些用戶觀察到 Raycast 功能好像比 Alfred 更豐富現代，不過是不是每個人都這麼覺得就難說了。有的人拿來搜檔案、設自動任務之類，感覺只要願意摸索一下，大概都能找到些省事的小辦法。不過想靠它們榨乾所有效率？也許需要搭配其他工具才行吧。
有些時候，團隊溝通這件事，好像怎麼選都不盡理想。有些人還是會用Slack在辦公室裡傳訊息，但也有人更偏好Discord這類比較隨性的社群工具，尤其臨時要討論個什麼、或者搞活動協作。其實兩邊都有各自的擁護者，有的人說Slack正式一點，Discord就輕鬆隨和。
螢幕錄影或簡單教學影片，不知怎地最近Loom變得滿受歡迎。要是臨時講不清楚，就直接錄一段畫面，大概不用太久功夫，也許能省下好多來回說明的時間。雖然有朋友覺得用法不算複雜，但偶爾還是會遇到卡住的地方。
文件、檔案這種東西，現在好像大多都丟雲端了。Google Drive和Dropbox一直被不少人拿來當主力儲存空間。不管是在編輯共用文字稿，還是存影片照片，感覺上差不多七八成的人會優先考慮這幾個平台。有聽過有人換別的，但最後又跑回來，好像安全性跟便利度讓大家安心一點。
講了這麼多，其實每個人習慣都不同。工具百百款，看起來眼花撩亂，有人試了一輪結果還是選最原本那套。不一定每樣都適合自己，用起來順手才重要。有些軟體真的能幫忙減少麻煩，但也碰過讓事情變更亂的情形。大致上，多花點時間摸索，有可能找到比較舒服的方法；但偶爾也會覺得，其實根本沒有必要那麼複雜吧？
螢幕錄影或簡單教學影片，不知怎地最近Loom變得滿受歡迎。要是臨時講不清楚，就直接錄一段畫面，大概不用太久功夫，也許能省下好多來回說明的時間。雖然有朋友覺得用法不算複雜，但偶爾還是會遇到卡住的地方。
文件、檔案這種東西，現在好像大多都丟雲端了。Google Drive和Dropbox一直被不少人拿來當主力儲存空間。不管是在編輯共用文字稿，還是存影片照片，感覺上差不多七八成的人會優先考慮這幾個平台。有聽過有人換別的，但最後又跑回來，好像安全性跟便利度讓大家安心一點。
講了這麼多，其實每個人習慣都不同。工具百百款，看起來眼花撩亂，有人試了一輪結果還是選最原本那套。不一定每樣都適合自己，用起來順手才重要。有些軟體真的能幫忙減少麻煩，但也碰過讓事情變更亂的情形。大致上，多花點時間摸索，有可能找到比較舒服的方法；但偶爾也會覺得，其實根本沒有必要那麼複雜吧？
參考來源
提升效率必備：10款最佳Android生產力應用推薦與完整解析
2025年高效工作術！盤點9種辦公室生產力工具App ; Todoist, 任務管理工具，清楚管理日常各式工作與行程。 ; Forest, 時間管理工具， ...
來源： 品科技你最近發現了什麼超酷的生產力App或工具，是別人可能不 ...
手機App 也超棒，就是比Notion 這種App 好太多了。像Microsoft To Do 這種App，我有一半的時間都用不了，因為它處理重複待辦事項的方式超怪。我討厭Google ...
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