快速把LINE打卡流程自動化，省時又不怕數據亂七八糟
- 先把你最近 7 天的打卡數據拉出來，手動對一次，看看出錯率有沒有超過 5%。
這樣能一眼抓出哪裡常出包，數字低於 5% 就不用急著換工具。（7 天後重新比一次正確率）
- 直接用 LINE 官方 OA API，三天內設一個自動推播打卡提醒，減少同事忘打的機率。
大概每 10 人有 1 人會忘記，推播後出勤率通常能升到 95%。（一週後算忘打人數）
- 設定好自動同步到 Google Sheet，每 1 小時跑一次，這樣全公司都能馬上查到最新記錄。
手動整理通常會延遲半天，有自動同步幾乎都是即時。（1 天內隨機查詢資料正確率）
- 測試 3 天只靠 LINE 打卡，別再補登，看看有沒有超過 2 筆資料丟失。
如果三天內都沒掉資料，這流程就可以上線全公司。（每天比對缺漏數量）
- 流程自動化後，固定每個月花 10 分鐘把 Google Sheet 報表發給主管，確保大家能及時看到狀況。
主管 2 天內能收到最新報告，比傳統月底才對帳快非常多。（主管回覆時效是否小於 2 天）
發現考勤管理的真正問題：數據分析揭露流程內耗
你知道嗎，我本來以為人資的頭號敵人應該是那些一直報加班卻又說不清楚的員工，結果看完一份超過五百筆工時錯誤註記的分析，完全傻眼。87% 的錯誤要改都是因為 - 也太扯 - 人資自己在LINE、Email 或 Excel之間狂複製貼上，一下字看錯，一下漏掉，加上同事傳過來那些格式每個人都不一樣，要解讀還得猜半天，就這些鳥事硬生生搞出一堆修正。說真的，大家最怕的那種什麼員工異常、偷打卡什麼的，其實只佔13%，真正拉低效率的罪魁禍首居然是我們自己的流程設計和手動搞砸…所以那個啊，有時候問題不是壞人在搗蛋，是規則太荒謬啦。
建立高效LINE打卡管理心態：從懷疑到信任的轉變
嗯，最近想著陳協理這個人。他是新北某家中型貿易公司的資深人資主管，講白一點就是很典型的那種懷疑一切、什麼都要自己查一次的人。他最信賴的東西其實不是什麼高級系統，而是他自己那個Excel薪資表。每一筆薪水，都是用手慢慢一條條去對 - 雖然真的超花時間，但他始終覺得如果不用這種土法煉鋼的做法，數字就有可能會跑掉，他心裡總覺得不安。
老實說，他每天最大的希望就是不要出包，就是想看到所有數字都沒錯，一毛錢都不能差。可惜，公司還特地規定，不會另外編預算給考勤或其他行政用的小軟體。不只這樣，那兩次遲交薪資核算表也被財務長抓到，在會議上被問到有點難堪，所以壓力整個疊上來。
每次快月底了，他辦公室燈就一定最晚才關。我記得有一天很晚，他還坐在電腦前頭猛查資料，「考勤系統怎麼優化」之類的關鍵字一直搜尋。結果無意間看到我們之前分享的一篇講LINE打卡整合的文章，好像突然讓他眼睛亮了一下。隔天馬上聯絡我們，把他的煩惱跟問題全倒出來：「流程太久，又不敢亂改，很怕只要哪裡弄錯，大家的薪水就跟著糟糕。」
大致上是這樣，有點像每家中小企業老員工的人生縮影吧……唔，我現在想到這邊腦袋又卡住了，下次再繼續吧。
老實說，他每天最大的希望就是不要出包，就是想看到所有數字都沒錯，一毛錢都不能差。可惜，公司還特地規定，不會另外編預算給考勤或其他行政用的小軟體。不只這樣，那兩次遲交薪資核算表也被財務長抓到，在會議上被問到有點難堪，所以壓力整個疊上來。
每次快月底了，他辦公室燈就一定最晚才關。我記得有一天很晚，他還坐在電腦前頭猛查資料，「考勤系統怎麼優化」之類的關鍵字一直搜尋。結果無意間看到我們之前分享的一篇講LINE打卡整合的文章，好像突然讓他眼睛亮了一下。隔天馬上聯絡我們，把他的煩惱跟問題全倒出來：「流程太久，又不敢亂改，很怕只要哪裡弄錯，大家的薪水就跟著糟糕。」
大致上是這樣，有點像每家中小企業老員工的人生縮影吧……唔，我現在想到這邊腦袋又卡住了，下次再繼續吧。
設定LINE打卡專案目標：在有限資源下優化工作流程
一到那個每月結算薪水的時候，陳協理整個人聲音都變了，「我真的快被搞瘋。你能想像嗎？上次會議上，財務長直接點我名問：為什麼又延遲交薪資表？連兩個月。那瞬間，我超想找地洞躲起來。」
接下來他就開始碎唸啦 - 「你知道要處理這些打卡紀錄多扯嗎？從LINE那邊收記錄，到最後生出薪資表，硬是給我搞24小時 - 差不多得忙三天才好。而且主管死都不想多編預算去買什麼考勤系統，所以只能靠LINE官方帳號湊合、再搭配Excel、現有HRIS，那種感覺……就是用牙齒啃鐵欄杆。」
然後你絕對想不到，有一件事最讓人崩潰 - 大家一起丟檔案進共用硬碟的考勤資料夾，現在每個月光Excel檔就能冒出超過10個版本……『final』、『correct』再加上不同日期，每次打開那資料夾，都懷疑自己身處混亂地帶。結果IT部門也是推說只願意給4小時人力處理，不可能再多。
「講白了，我的終極任務就是把24小時砍成8小時以內而已。」最後他只丟下一句，「現在就等你們誰有本事來解套，不然這攤我真的快hold不住了。」
接下來他就開始碎唸啦 - 「你知道要處理這些打卡紀錄多扯嗎？從LINE那邊收記錄，到最後生出薪資表，硬是給我搞24小時 - 差不多得忙三天才好。而且主管死都不想多編預算去買什麼考勤系統，所以只能靠LINE官方帳號湊合、再搭配Excel、現有HRIS，那種感覺……就是用牙齒啃鐵欄杆。」
然後你絕對想不到，有一件事最讓人崩潰 - 大家一起丟檔案進共用硬碟的考勤資料夾，現在每個月光Excel檔就能冒出超過10個版本……『final』、『correct』再加上不同日期，每次打開那資料夾，都懷疑自己身處混亂地帶。結果IT部門也是推說只願意給4小時人力處理，不可能再多。
「講白了，我的終極任務就是把24小時砍成8小時以內而已。」最後他只丟下一句，「現在就等你們誰有本事來解套，不然這攤我真的快hold不住了。」
執行LINE打卡自動化：從手動核對到系統整合的實戰步驟
唉，這個，嗯…陳協理的情況真的還蠻常見的。他那時一直不信任LINE打卡，總覺得那個資料不靠譜，就硬是抱著人工一條一條比對的那種老方法…結果搞到後來，整個流程都炸了才算發現問題。有一個月特別慘，那時剛好遇到什麼節日，大家在打卡訊息後面愛加一些可愛的表情，Excel VBA原本的自動處理腳本直接掛掉。他只好一個一個手修，光是這樣搞就花掉了32小時喔，你沒聽錯，32小時真的很硬。
後來，我們陪他一起去找IT部門幫忙。他其實到那時才第一次弄懂什麼是Webhook…之前根本沒想過啦。然後，我覺得最關鍵的是，他以前一直在煩惱怎麼「分析」LINE內容，但其實重點不是那些字，是「把後面的打卡時間戳轉送出來」才是真正重要。大概就是突然靈光一閃，他整個想法才翻過來。
最卡關的部分好像是在於…他得放棄「全都自己掌控」的感覺啦。我們協助他一起重新設計了一下：
— 先規定大家只能回「上班」或「下班」四個字，不能多不能少，簡單直接。這樣系統接收到的訊息才好判斷，觸發條件也會比較一致。
— 然後跟IT的人合力設Webhook，把每個LINE使用者的ID還有打卡時間直接存到另一個資料庫，一定要記得員工編號跟帳號要先配對好，不然會亂掉。
— HRIS系統也有動點手腳，每天凌晨會自動把前一天全部的打卡資料拉回來，再做一個儀表板給人看，打卡有問題或異常工時會馬上顯示。
說真的，整套換完後，每個月考勤整理工時剩下5小時而已，有夠快。但是，其實問題也不是全都解決 - 比如說，有人乾脆就忘了打卡啊…這種東西還是只能靠人工問、人工補，所以嗯，不會完美啦。
提升管理效率的核心原則：消除跨系統數據傳遞損耗
欸，其實最近有件事真的讓我蠻傻眼的。那天陳協理去翻了這三個月500多筆錯誤紀錄，結果你知道嗎？修正工時裡，87% 都是「有人手動把LINE資料貼到Excel」的時候出包，只有13% 是員工真的忘記打卡。超乎想像欸。
我們平常都覺得最大問題應該是有人偷懶還是怎樣，殊不知竟然是流程設計本身拖後腿。人資助理說她每個月花最長的時間，不是在管人，而是在努力處理兩個系統中間雞同鴨講的小問題，根本不像外表看起來輕鬆。
仔細想一想，就會發現蠻單純的：每次數據要手動跨系統搬家，那種損耗真的無敵誇張。我們一直在想著怎麼加強監督員工什麼的，結果真正浪費最多時間的是「複製貼上」這一招，看起來很普通，其實坑超深。
如果你也有同樣困擾啊… 不如今天拿張紙（或開份Google表）把自己的工作「數據旅程」畫出來。第一個需要自己重複複製貼上的地方就是元兇了，有沒有辦法自動化搞定它？一口氣釘死那種麻煩，比一直鑽單一步驟更有效啦。先把整條流程搞清楚，才知道哪裡真正該優化。
我們平常都覺得最大問題應該是有人偷懶還是怎樣，殊不知竟然是流程設計本身拖後腿。人資助理說她每個月花最長的時間，不是在管人，而是在努力處理兩個系統中間雞同鴨講的小問題，根本不像外表看起來輕鬆。
仔細想一想，就會發現蠻單純的：每次數據要手動跨系統搬家，那種損耗真的無敵誇張。我們一直在想著怎麼加強監督員工什麼的，結果真正浪費最多時間的是「複製貼上」這一招，看起來很普通，其實坑超深。
如果你也有同樣困擾啊… 不如今天拿張紙（或開份Google表）把自己的工作「數據旅程」畫出來。第一個需要自己重複複製貼上的地方就是元兇了，有沒有辦法自動化搞定它？一口氣釘死那種麻煩，比一直鑽單一步驟更有效啦。先把整條流程搞清楚，才知道哪裡真正該優化。
