嗯...最近剛辦完一個小活動，被那個簽到搞得有點煩。😮💨
想說來聊聊 QR Code 簽到這件事好了。市面上一堆說免費的，但...你知道的，免費的最貴。有些用起來真的會想捶牆壁。
重點一句話
結論先說：不要看到「免費」就衝。先想清楚你活動多大、多常辦、還有你對參加者體驗的要求到哪。選錯工具，現場會很災難。真的。
說到這個...先聊聊 5 個我踩過的坑 (或說實用場景)
與其說是推薦工具，不如說說什麼情況適合用什麼東西。這樣比較實際。
- 場景一：15 人左右的內部會議或讀書會。這最簡單。老實說，我甚至覺得用紙本簽名也沒差。但如果想「看起來」專業一點，弄個 Google 表單的 QR Code 就夠了。 完全免費，反正人少，網路就算慢一點，一個一個來也還好。
- 場景二：30-50 人的工作坊。這就有點尷尬。用 Google 表單也可以，但人一多，大家在門口低頭填資料，就很容易塞車。而且，你會發現很多人填錯 email 或手機號碼...事後要聯絡就很痛苦。 這時候，我會考慮用一些有基本名單驗證功能的工具，就算免費版功能少一點也行。
- 場景三：公司尾牙或家庭日。這種通常還要分組、抽獎。千萬別只用一個簡單的 QR Code。你會需要一個能預先匯入名單，現場掃描直接核銷的系統。很多活動平台像 ACCUPASS 的免費方案，其實就能做到這點，他們靠付費活動賺錢，所以免費活動的功能給得還算大方。
- 場景四：需要重複簽到的課程。例如為期四週的瑜珈課。學員總不能每週都填一次基本資料吧？這時就要找那種有「會員」或「重複性活動」概念的系統。有些工具的免費版可以讓你建立一個活動，然後複製成好幾個場次，學員資料能共通。這點 Google 表本就很難做到。
- 場景五：需要立刻拿到名牌的場合。嗯...這個免費的基本上就別想了。除非你有神手級的同事，能做到掃完 QR Code，旁邊的標籤機就立刻印出來...這通常都要付費的專業系統，像是 Micepad 或 FunEvent 這類的，他們的核心功能之一就是這個。 免費方案頂多就是讓你匯出名單，然後你自己想辦法印。
那...免費的到底怎麼選？一個很掙扎的比較
OK，所以如果預算就是零，到底要怎麼選？我拉三個常見的「免費」選項出來講講我的感受。這不是什麼專業評測啦，就...個人使用體驗。😅
| 選項 | 我最喜歡的點 👍 | 我最想抱怨的點 👎 | 什麼情況下我會用 |
|---|---|---|---|
| Google 表單 + QR Code 產生器 | 真的完全免費，而且資料直接進 Google Sheet，要怎麼處理都行。彈性超大。 | 沒有「核銷」功能。同一個人可以重複掃、重複填...資料要去重複，很煩。而且現場完全沒網路就直接 GG。 | 超小型、非正式的聚會。或是只需要「登記」不想管太多的場合。例如：午餐便當登記...之類的。 |
| 專業活動平台 (如 ACCUPASS) | 流程很完整！從報名頁面、寄送票券 QR Code 到現場 App 掃描核銷，一條龍。對參加者來說，體驗很好。 | 你的活動跟參加者資料，都得留在他的平台上。品牌 Logo 通常也會是平台的。有點像...你在別人家裡辦活動。 | 需要點正式感的免費活動。例如社區講座、學校成果發表...等。需要管理「票券」跟「報到狀態」的場合。 |
| 國外 Freemium 服務 (免費增值) | 通常介面設計的蠻漂亮的，看起來很專業。有些會有很酷的小功能，例如即時顯示報到人數的儀表板。 | 限制...超...級...多！最常見的就是人數上限，可能 50 人就卡住了。 或是掃描次數限制，一天可能只能掃 100 次之類的。 而且客服通常也找不到人。 | 嗯...老實說，我現在比較少用了。可能用來試水溫吧？測試一下這類 App 的功能，如果真的喜歡，再考慮為重要活動付費。 |
免費方案的幾個...嗯...該注意的隱藏陷阱
除了上面說的，還有幾個小細節，選之前最好看一下。
- 掃描次數限制：很多國外的服務會限制「動態 QR Code」的掃描次數，免費版可能一個月 1000 次，甚至一天 50 次。 活動一來人，馬上就爆了。靜態 QR Code 雖然沒限制，但就沒辦法追蹤數據。
- 資料所有權與隱私：你的參加者名單，到底是存在你自己的地方 (像 Google Sheet)，還是存在服務商的伺服器？他們會怎麼用這些資料？這點在台灣可能還好，但在意個資的話就要多留意。
- 品牌客製化：免費版通常不能改 Logo、不能改顏色。你的 QR Code 或報到頁面，就會充滿對方的廣告。看起來就...比較不正式。
- 離線功能：活動場地的網路訊號...是個謎。專業一點的 App 會有離線模式，先掃了再同步。 但大部分免費的，特別是網頁型的，沒網路就是一塊磚頭。
常見的迷思或錯誤
最後講幾個我常看到的錯誤想法。
- 迷思：「QR Code 一定比紙本快」。錯。如果你的 QR Code 連到一個要填十個欄位的超長 Google 表單，那絕對比直接簽名慢。設計不良的數位流程，比傳統方法更糟。
- 錯誤：「沒有準備備用方案」。總會有人手機沒電、網路跑不動、或是不會用。一定要準備一份紙本名單在旁邊，或是請工作人員用自己的手機或平板幫忙報到。相信我，一定會用到。
- 迷思：「資料匯出就沒事了」。很多免費工具雖然可以匯出 CSV，但格式千奇百怪。有時候名字跟 Email 全部擠在同一個欄位，或是欄位名稱是亂碼...你匯出後，可能要花更多時間整理，比一開始就用 Google Sheet 還累。
唉...總之，大概就是這樣吧。沒有完美的免費工具，只有「夠用」的。希望大家辦活動都順順利利。🙏
對了，好奇問一下，如果讓你選，你辦活動最怕遇到什麼鳥事？
A. 現場網路掛掉
B. 來賓抱怨 QR Code 掃不出來
C. 結束後發現匯出的名單一團亂
在下面留言告訴我你的惡夢選項吧...😂
