Google簽到表怎麼做？線上出缺勤表單建立步驟與自動統計設定

Google簽到表怎麼做？重點是自動統計

今天來聊聊怎麼用Google表單做簽到。老實說，這東西超簡單，而且免費，適合各種小型活動、工作坊或公司內部會議。重點不是做出那個表單，很多人都會，真正的價值在於「後續的自動統計」，這才是省時間的關鍵。

想像一下，活動結束後，你不用一個個去數誰來了、誰沒來，試算表會自動幫你算好。這才是我們追求的目標。

利用Google表單收集簽到資料，然後串接到Google試算表，再用`QUERY`或`COUNTIF`之類的公式，就能打造一個幾乎全自動的出缺勤統計系統。

用Google表單的好處很明顯：免費、設定快、大家都會用。對於預算有限，或是臨時需要一個簽到方案的場合，它根本是救星。不過呢，它也不是萬能的。

我簡單做了個比較，拿它跟台灣一些公司可能會用的專業人資系統（比如104的HRM或GoFace這類）來對照一下，你就知道該怎麼選。

Google表單 vs. 專業人資打卡系統
比較項目	Google 表單簽到	專業人資打卡系統 (例如: 104 HRMS, GoFace, ezClock)
成本	基本上是$0。你只需要一個Google帳號。	需要付月費或年費，看人數跟功能。一開始會有一筆導入成本。
建置速度	超級快。熟的話大概10分鐘搞定一個。	需要一些導入時間，帳號設定、教育訓練等等。可能要花上幾天甚至幾週。
主要功能	就是收集資料。很單純，簽到、報名、問卷。	很全面。除了打卡，還能排班、算薪資、請假簽核、符合勞基法規等等。
防止代簽	很難。頂多設定「僅限機構內部人員」或「只能填一次」，但朋友間轉個連結還是能代簽。	防堵機制多。可以用GPS定位、人臉辨識、IP綁定等方式，代打卡機率低很多。
適合情境	單次活動、工作坊、學生社團、非正式的內部會議。信任度高的場合。	正式的公司出缺勤管理、多據點企業、需要精確計算薪資和假勤的場合。

簡單講，如果你的活動只是想知道「大概有誰來」，那Google表單就夠了。但如果牽涉到薪水、全勤獎金這種正式的勞資問題，那還是乖乖用專業系統比較保險。

好了，接下來是重頭戲，我們一步步把這個系統做出來。

先進到你的Google Drive，新增一個「Google表單」。欄位不用多，less is more。通常簽到只需要：

就這樣，其他都不用。因為Google表單送出時，會自動記錄「時間戳記」，所以你連日期和時間欄位都不用做。

表單做好後，按右上角的「傳送」，選擇「連結」圖示，複製那串網址。然後隨便找一個免費的QR Code產生器網站，把網址貼進去，就會生出一張圖。把這張圖印出來貼在活動入口，大家用手機掃一下就能填，感覺就專業起來了。

在表單編輯頁面的「回覆」分頁，你會看到一個綠色的Google試算表圖示，點下去，選「建立新試算表」。這樣一來，所有透過表單送出的簽到資料，都會即時、自動地新增到這個試算表裡。

這個步驟很重要，因為我們接下來的自動化魔法，全都要在這張試算表上施展。

打開剛剛連結的試算表。你會看到第一張工作表（通常叫做「表單回應1」）堆滿了原始資料。不要直接在這裡加工！我們要新增一個工作表，當作我們的「儀表板」。

假設「表單回應1」的A欄是時間戳記，B欄是姓名，C欄是簽到場次。現在，在我們新的「儀表板」工作表中，我們可以做幾件事：

1. 統計每個人的出席次數： 如果你想知道「王小明」總共簽到了幾次，可以在一個儲存格輸入這個公式：

=COUNTIF('表單回應1'!B:B, "王小明")

這個公式的意思是，去「表單回應1」的B欄（姓名欄）裡，數一數「王小明」這個名字出現了幾次。這很適合用來算全勤。

2. 建立一個超屌的總覽表（進階推薦）： 這是我覺得最實用的，用`QUERY`函數。這個函數基本上就是試算表裡的SQL查詢，超強大。假設你的活動有Day 1, Day 2, Day 3三場，你想做一個表格，橫軸是日期，縱軸是人名，有來就打勾。

你可以先手動建立好所有應到人員名單跟場次名稱的表格框架。然後在對應的格子裡，輸入類似這樣的公式來判斷該員該場次有無簽到紀錄：

=IF(COUNTIFS('表單回應1'!B:B, "王小明", '表單回應1'!C:C, "Day 1")>0, "✓", "✗")

這個 `COUNTIFS` 函式會同時檢查「姓名」和「場次」兩個條件，如果找到了（計數大於0），就顯示一個勾勾 "✓"，否則就顯示叉叉 "✗"。你只要把公式裡的 "王小明" 和 "Day 1" 換成對應的儲存格參照，然後往下拉，整個總表就完成了。

雖然這方法好用，但還是有極限的。

如何處理補簽或遲到？ 這比較麻煩。你可以事後手動在試算表裡補登，但時間戳記會是補登的時間。或是你信任大家，讓他們自己填，但資料就不夠精準。
如何防止代簽？ 老實說，幾乎沒辦法。這是Google表單最大的硬傷。只要有心，把簽到連結傳給還在路上的朋友，就能遠端簽到。所以這套方法只適用於「低信任風險」的場合，比如大學課堂點名、讀書會簽到等等。
需要法律效力怎麼辦？ 如果簽到紀錄需要法律效力，例如當作請款或考核依據，那Google表單就不適合了。你可能需要考慮有電子簽章功能的服務，像是Adobe Sign或台灣本土的點點簽(DottedSign)，它們能提供更完整的簽署軌跡紀錄。