最近好像… 蠻多人會問，辦個活動，線上的簽到表單要怎麼做？
嗯… 其實這個問題，可以很簡單，也可以弄得很複雜。就看你的需求到哪裡。有時候只是個十幾人的小聚會，有時候是上百人的研討會，那作法肯定不一樣。
先說結論
我自己是覺得啦，如果你的活動很單純，人不多、不收錢，那用免費的 Google 表單就綽綽有餘了。 但如果…嗯…人一多、要收錢、或者想讓場面看起來專業一點，那可能還是得花點小錢，用專業的工具會比較省心。😅
你的活動是哪一種？先想清楚再選工具
真的，選工具前，先不要急著看哪個功能最炫。先想想自己的活動規模。
像我上次辦個小小的讀書會，才十幾個人… 我就直接開個 Google 表單，欄位設定個「姓名」跟「Email」，五分鐘搞定。 但之前幫公司辦研討會，現場來了兩百多人… 天啊，要是用 Google 表單，光想到要核對名單、處理現場報名的人，我就頭皮發麻。那種情況，就真的需要專業的活動報到系統了。
怎麼做：從免費的 Google 表單開始
好，我們先從最簡單、不用錢的 Google 表單說起。 絕大多數的簡單簽到需求，它都能解決。
基本步驟大概是這樣：
- 建立表單：去 Google 表單，點一個新的空白表單。
- 設定問題：最基本就兩個問題：「姓名」（短問答）、「Email」（短問答）。記得把這兩項都設定成「必填」。
- 取得連結：做完之後，按右上角的「傳送」，選中間那個連結符號，就可以拿到表單的網址了。怕太長可以勾選「縮短網址」。
到這邊，一個最陽春的簽到表單就完成了。但… 這樣還不夠，我們可以多做幾步，讓它更像一個「簽到」系統。
進階一點的玩法：加上 QR Code
現場誰會想慢慢輸入網址啊… 所以一定要有 QR Code。 這個 Google 表單本身沒有直接內建，但做起來超簡單。
你只要把剛剛複製的表單連結，貼到任何一個免費的 QR Code 產生器網站，它就會生出一張圖，你再下載下來印出來就好。 這樣參加者用手機掃一下，就能打開表單簽到了。
再專業一點：防止代簽和自動記錄時間
用 Google 表單最怕兩件事：一個是朋友幫忙代簽，另一個是無法確定對方是什麼時候填的。這個嘛… 有些方法可以處理。
- 防止重複填寫：在表單的「設定」裡面，有一個「僅限回覆一次」的選項。勾選後，填表單的人就必須登入他的 Google 帳號。 優點是能有效防止同一個人灌水，但缺點就是… 有些人會懶得登入或沒有 Google 帳號，可能會抱怨。
- 自動記錄時間戳記：其實 Google 表單收到的每一筆回覆，在後台的 Google 試算表裡都會自動記錄送出的時間。 但這個時間是對方「按下送出」的時間，如果想更精準，或是做更複雜的應用，有些人會用到 Google Apps Script。 簡單說，就是寫一小段程式，當試算表有更動時自動做一些事。 譬如說，可以做到當某個欄位被編輯時，旁邊的儲存格就自動蓋上當下的時間。 不過老實說，這個對一般人來說有點門檻…我自己也是研究了一下子才搞懂。
如果不想這麼土炮：專業簽到工具
那… 如果你覺得用 Google 表單東拼西湊有點麻煩，或是活動真的比較重要，那就可以考慮專業工具了。 這種工具通常把報名、簽到、後續通知都整合在一起了。
在台灣，我自己比較常用也常看到的是 SurveyCake。 它的介面是全中文，很多設計都蠻符合台灣人的使用習慣。 當然，國際上也有很多很棒的工具，像是 Jotform 或 Typeform，功能非常強大。 但說真的，有時候國外工具的中文支援就沒那麼到位，或是有些金流設定對台灣用戶來說比較麻煩。
所以，我們就拿 Google 表單和在地的 SurveyCake 來簡單比較一下，在「簽到」這個情境下，到底差在哪。
| 功能 | Google 表單 | 專業工具 (以 SurveyCake 為例) |
|---|---|---|
| QR Code 報到 | 可以，但要自己手動去外面找產生器。 有點…嗯… 分離感。 | 直接內建！ 按一下就有，還能設計樣式，跟表單整合度很高。 |
| 防止重複簽到 | 只能靠「要求登入 Google 帳號」。 彈性比較小。 | 選項很多。可以用 IP、Cookie、甚至手機簡訊驗證。專業很多，也比較能防止作弊。 |
| 報到後自動通知 | …要自己寫 Apps Script 程式。 基本上等於沒有這個功能啦，對一般人來說太難了。 | 有！可以設定簽到後，自動寄一封確認信或感謝信給對方，體驗上好很多。 |
| 現場狀況監控 | 就是要一直盯著後台的試算表看數字跳動。 比較原始。 | 通常有專門的後台儀表板，可以看到即時報到率、人數統計圖表，一目了然。 |
| 離線簽到 | 完全不行。現場網路一掛掉，就全完了。這是最大罩門。 | 部分專業版 App (像 Jotform 或 FunEvent) 會支援離線模式，先在裝置上記錄，等有網路時再同步。 超級重要！ |
| 費用 | 完全免費。 就是香。 | 免費版通常有限制，進階功能就要付費了，看方案決定。 |
一些你可能會踩到的坑（常見錯誤）
不管你用哪個工具，辦現場活動，總有些鳥事會發生。這邊分享一些我遇過的狀況，大家可以先有個心理準備。😂
- QR Code 印太小或反光：這個超蠢但超常發生。QR Code 一定要印得夠大、夠清楚。貼的地方最好不要是會反光的材質，不然一堆人會掃半天掃不出來，然後全部擠在報到處。
- 忘記準備備用方案：千萬！千萬要準備紙本簽到表當備案！ 你永遠不知道現場的網路會不會突然罷工，或是哪個大來賓的手機剛好沒電。有備無患，相信我。
- 表單流程沒測過：活動前一天，一定要把整個流程自己走過一次。從掃 QR Code、填表、送出，到去後台看資料有沒有進來。最好是找個沒參與過的同事或朋友幫你測，他們才會發現你沒想到的問題。
- 現場沒有人引導：不要以為放個 QR Code 大家就會自動去掃。現場一定要有工作人員，面帶微笑地說：「這邊請幫我們掃描簽到喔～」不然很多人會直接忽略，然後走進去…。
聊了這麼多…老實說，工具都只是輔助啦。最重要的還是流程規劃。那你自己的活動，那種不大不小，有點尷尬的規模，你會選哪個？在下面留言分享看看吧。是用 Google 表單硬幹到底，還是直接花錢了事？😂
