OK...好，我們今天...今天來聊一下那個...QR Code 報到系統。對，就是你辦活動的時候，門口那張桌子，以前是大家拿著筆在那邊一個一個打勾，搞得人仰馬翻的那個。現在，呃...現在大家都用手機掃一下了嘛，感覺比較...比較潮，也比較快。不過，到底要怎麼挑啊？市面上一堆，有免費的，有要錢的，功能看起來都...嗯...好像都差不多，但魔鬼真的藏在細節裡。
我自己之前辦活動，從...呃...十幾個人的小讀書會，到上百人的那種...研討會都弄過。一開始也是想說，啊，免費的加減用，能省則省嘛。結果有一次就...就真的踩到雷。所以今天就是想來...嗯...整理一下我自己的經驗，聊聊這些系統到底差在哪，還有什麼時候用免費的就好，什麼時候真的...真的不要省那個錢。
重點一句話
老實說，結論很簡單：如果你是辦那種五十人以下、不收錢、資料也不用做太複雜分析的小活動，那用 Google 表單自己兜一個免費的，絕對夠用。但只要人數一多，或者你需要看起來專業一點、有品牌形象，甚至是後續要拿名單做行銷...那，相信我，花點小錢買個專業系統，省下來的時間跟...跟那個心力，絕對值得。
這三種場景，你用對工具了嗎？
講那麼多理論沒用，我直接用...嗯...用三個我實際碰過的例子來講，這樣比較清楚。
場景一：辦公室的「訪客」登記，不是活動喔
第一個，這個比較特別，不是辦活動，是我們公司...呃...之前為了管理每天來來去去的訪客。以前就是警衛大哥拿一本簿子在那邊手寫，但常常字都看不懂，名字也亂寫，有時候還要回頭找某個人什麼時候來的，根本...大海撈針。
後來我們就想說，欸，門口放個平板，用 QR Code 掃一下登記不是很好嗎？這個需求很單純：
- 不用報名，是現場登記。
- 要能記錄是誰、什麼時候來、要找誰。 * 要...嗯...資料要好查詢。
這種情況下，其實...其實用 Google 表單就很夠了。 你就設計一個表單，欄位有姓名、聯絡電話、拜訪對象，然後把這個表單的連結，用那種線上的 QR Code 產生器做成一張圖，印出來貼在櫃檯。 訪客來了，手機拿起來掃一下，填個資料，提交。後台的 Google Sheet 馬上就有一筆紀錄，清清楚楚，誰都賴不掉。 這個...這個方法幾乎零成本，而且紀錄超好找，對中小企業來說，我覺得...嗯...蠻實用的。
場景二：50人左右的免費講座或工作坊
再來，這大概是最常見的狀況。可能是一個...一個下午的行銷課、一個晚上的手作坊之類的。人不多，大概就三、五十個。重點是，活動是免費的，但你需要先掌握報名人數，好準備教材跟...跟點心嘛。
這時候，Google 表單依然是你的好朋友。 但玩法要稍微進階一點。你不是只給一個公用的 QR Code。比較好的做法是，你先用 Google 表單讓大家線上報名，收集到 Email。然後，呃...這步比較麻煩，你可以手動或寫個小程式，為每一個報名的 Email 產生一個「專屬的」QR Code。 這個 QR Code 裡面可以藏著報名者的資料，比如說他的報名編號。
活動當天，工作人員用手機或平板，打開另一個專門用來「核銷」的 App 或網頁，掃描參加者的 QR Code。嗶一聲，後台就知道「這個人」已經報到了。 這樣做的好處是，你可以非常精準地知道誰來了、誰沒來。活動結束後，那個 Google Sheet 就是現成的出席名單。
不過，說真的，這個方法...嗯...有點土炮。從產生個人 QR Code 到寄信，手續比較繁瑣。 所以，市面上有些針對這種小型活動的免費方案，像是 Accupass 或一些其他的平台，它們的免費方案通常就能做到自動發送含 QR Code 的票券，省事很多。
場景三：超過百人、需要專業形象的研討會
好，來到大魔王關卡了。如果你要辦的是一場上百人，甚至更多人的研討會、論壇，那...那真的不要再想著要免費了。之前有個案例，一個大型會議導入 QR Code 報到系統後，平均等待時間從 10 分鐘降到 3 分鐘，效率差非常多。
想像一下，一百多個人在報到處擠成一團，找不到自己的名字，網路又不穩，那個畫面...嗯...光想就覺得災難。這種規模的活動，你需要的是一個「整合性」的系統。 像是 FunEvent、Micepad 或 QRPASS 這種。
這些付費系統能做到的事，就不是 Google 表單能比的了：
- 自動化流程： 從線上報名、金流（如果活動收費）、寄送個人化 QR Code 通知信，到現場報到、列印名牌，全部一條龍。
- 品牌形象： 報名網站、通知信、甚至 QR Code 本身，都可以放上你公司的 Logo，看起來就...就很專業。
- 數據分析： 你可以即時看到報到率、哪個時段人最多，活動結束後還能做問卷調查，這些數據對下次辦活動超有幫助。
- 穩定與備援： 專業系統通常會考慮到現場網路不穩的狀況，可能會有離線模式，確保就算斷網也能繼續報到。 這點...這點真的超重要！
特別是當你需要多個報到櫃台分流時，只有專業系統才能讓多台裝置同步報到狀態，不然A櫃台報到完，B櫃台還顯示未報到，那不就亂套了。
所以，免費方案跟付費方案到底差在哪？
OK，我們直接來個...嗯...殘酷對決。我把它整理成一個表格，這樣你看得比較清楚。不要只看「功能」，要看那個「但是...」。
| 功能 | 免費方案 (例如：自己用 Google 表單兜) | 付費方案 (例如：Accupass, FunEvent 等) |
|---|---|---|
| 基本報名 | 可以做到。就...就是一個表單嘛，沒什麼問題。 | 當然可以。而且通常介面比較漂亮，還能設定報名人數上限、搶票時間之類的。 |
| QR Code 產生 | 要自己來。一個一個做太累，通常是做一個公版的，大家掃同一個。 或是...嗯...得自己寫點小程式去串接。 | 系統自動化！報名成功後，每個人會自動收到一封 Email，裡面有他「專屬的」QR Code 票券。 |
| 現場報到 | 如果用公版 QR Code，就只能算是「簽到」，沒辦法知道「誰」來了。如果用個人 QR Code，工作人員的手機要裝特定的 App，而且...而且設定有點麻煩。 | 超級簡單。主辦方只要用他們提供的 App 或網頁後台，用手機鏡頭對準掃一下就好。 嗶一聲，搞定。 |
| 品牌客製化 | 呃...大概只能在 Google 表單的頂端換個圖片吧。你的 QR Code 就是黑白的，你的 Email 就是...就是 Gmail。 | 從報名網站、票券 Email 到 QR Code 本身，都可以放上你的 Logo 和主視覺。看起來就...嗯...專業度差很多。 |
| 數據分析 | 只有最陽春的。你可以從 Google Sheet 看到誰填了表單，但要做出席率分析？得自己一個個手動比對...很痛苦。 | 即時儀表板！你可以隨時看報到率、男女比、甚至搭配問卷做交叉分析。 活動一結束，報告就出來了。 |
| 技術支援 | 什麼？支援？你的支援就是 Google 搜尋跟...跟各大技術論壇。出問題了，只能自己想辦法，不然就是祈禱有好心人回你文。 | 這就是花錢的價值啊！活動前有專人教你用，活動當天出問題，一通電話或訊息馬上有人處理。這...這簡直是定心丸。 |
好，那我想省錢，怎麼用 Google 表單土炮一個？
我知道，聽完上面的，你可能還是覺得...嗯...我活動很小，我就是想省錢。沒問題，我直接教你最簡單的「公版 QR Code」簽到法，這個方法適用於...嗯...那種大家彼此都認識、不需精準追蹤誰有來的場合。
- 建立 Google 表單： 先建立一個 Google 表單，欄位越簡單越好，比如說「姓名」、「Email」就夠了。 問題太多會讓大家在門口堵住。
- 取得表單連結： 設計好之後，按右上角的「傳送」，然後選擇「連結」圖示，複製那串網址。
- 產生 QR Code： 打開任何一個免費的線上 QR Code 產生器（搜尋一下就一堆），把剛剛複製的網址貼進去。它就會...嗯...就會生出一張 QR Code 圖片。
- 印出來、貼出去： 把這張圖下載下來，放大一點，印個幾張，貼在報到桌上。記得多貼幾張，可以分散人流。
- 引導參加者： 人來了，就請他們自己掃 Code、填資料、提交。
- 查看結果： 你可以在你的 Google 表單後台，切換到「回覆」頁面，直接看到即時的簽到狀況，或是直接打開那個連動的 Google Sheet 看完整資料。
你看，是不是很簡單？這個方法...呃...優點是零成本又快速，缺點就是它沒辦法「核銷」，你不知道報名的 50 個人裡面，到底是哪些人來了。它只是一個數位化的簽名簿而已。
常見錯誤與修正
在用這些系統的時候，不管是免費還付費，有幾個...嗯...幾個很蠢但很多人都會犯的錯，我稍微提一下。
- 錯誤一：現場才測試 QR Code。
千萬不要！活動前一天一定要自己先掃掃看，確認連結沒問題、表單能正常開啟。 我就遇過連結貼錯，結果現場幾十個人對著一張廢紙猛掃...超尷尬。 - 錯誤二：只準備一個 QR Code。
如果你的場地稍微大一點，人流是從四面八方來的，只在桌上放一張小小的 A4 紙...那跟只有一個報到人員沒兩樣。多印幾張，放在不同的入口或動線上，讓大家自己找最方便的地方掃。 - 錯誤三：沒有考慮到網路問題。
特別是辦在...呃...什麼地下室、或者比較偏僻的場地。你不能預期每個人的手機訊號都滿格。專業的付費系統很多有離線模式，但如果你是用 Google 表單，那...那可能就要準備一個 Wi-Fi 熱點給來賓用，當作備案。 - 錯誤四：沒有現場人工備案。
總會有人手機沒電、沒帶手機、或是...就是不想掃。所以你旁邊一定要有一個工作人員，拿著筆電或平板，開著報名清冊，準備隨時手動幫忙報到。 永遠要假設會有意外。
對了，說到平台，也稍微提一下台灣在地跟國際平台的差別。比如說，你可能會看到 Eventbrite 這種國際知名的平台，它功能很強大，但...呃...它的收費通常是用美金算，而且很多進階功能對台灣的小型活動來說，可能有點...太複雜了。 相對的，像是 Accupass 這種在地的平台，它的介面、金流（台幣計價）、客服，都會比較貼近台灣用戶的習慣。所以如果你是辦給台灣人參加的活動，我通常會建議...嗯...優先考慮在地的服務啦。
所以，下一步該怎麼做？
好...講了這麼多。總結一下，你現在要做的不是馬上去找一個「最好」的系統。而是...而是先問自己幾個問題：
- 我這次活動，大概會有多少人？
- 活動收不收費？
- 我需不需要「精準」知道誰來了、誰沒來？
- 我需要讓活動看起來很專業、很有品牌感嗎？
- 我願意花多少預算跟...跟時間，來處理「報到」這件事？
把這幾個問題的答案想清楚，你大概就知道自己是該打開 Google 表單，還是去註冊一個付費平台的帳號了。記住，工具沒有絕對的好壞，只有...只有適不適合你的場景。不要為了省幾百塊，結果搞得現場人仰馬翻，那真的...得不償失。
那你呢？你辦活動是哪種類型？小型分享會還是上百人的研討會？留言分享一下你都用什麼工具報到吧！或者...或者你有踩過什麼更慘的雷，也歡迎分享出來讓大家笑...呃不是，是讓大家學習一下。
