先說結論
嗯...今天要來聊聊那個 QR Code 打卡。說真的，導入這個東西，技術本身...反而不是最麻煩的。很多公司以為買個系統、貼個碼就好了，但真的導入下去，才發現...嗯...問題都在「人」跟「流程」上。所以，結論就是：重點不是你用哪個系統，而是你怎麼去設計那個流程，還有...事前跟員工溝通清楚。不然再好的系統，底下的人不想好好用，也是白搭。
一個案例：導入後的混亂
我之前聽過一個例子，一家...大概一百多人的公司吧，本來是用傳統卡鐘。人資每個月底對卡，對到眼睛都花了。後來老闆就說，我們來數位轉型，用 QR Code 打卡，聽起來很潮、很方便。 結果呢？一上線，問題全跑出來了。
首先，外勤業務的同仁開始抱怨。他們說，客戶那邊沒網路、或是手機沒電，怎麼打？再來，辦公室的人...更聰明。有人直接把那個貼在門口的 QR Code 拍下來，然後...傳到群組裡。遲到的人在家裡掃一下，就打好卡了。人資後來發現，好幾個人打卡時間一模一樣，連秒數都一樣，才發現這個漏洞。你看，這就是...沒先想好規則的問題。
怎麼做？系統選型與導入步驟
好，那如果真的要導入，到底該怎麼做？我自己是覺得，可以分成幾個步驟慢慢來...不要急。
第一步，也是最重要的，是「盤點需求」。 你要先想清楚，你公司需要的是什麼。是一般的上下班打卡，還是需要連外勤、居家辦公都一起管？需不需要綁定 GPS？需不需要跟你的薪資系統連動？ 這些都要先想好。沒想清楚就去看系統，很容易就被廠商的話術牽著走。
再來是「選系統」。市面上的系統很多，但我覺得可以從 QR Code 的類型去分。 這個很重要，很多人都忽略了。
比較一下：靜態、動態、GPS 綁定差在哪？
| 類型 | 運作方式 | 優點 | 缺點 / 注意事項 |
|---|---|---|---|
| 靜態 QR Code | 就是...印一張紙貼在牆上，內容永遠不會變。 | 超便宜，幾乎零成本。 | 安全性是零。很容易被翻拍、截圖，造成人不在現場也能打卡。 |
| 動態 QR Code | 用一個平板或螢幕顯示，上面的碼每幾秒鐘...或幾十秒，就會自己換一次。 | 安全性高很多。因為碼一直在變，截圖也沒用，一下就失效了。 可以有效防止代打卡。 | 嗯...你需要一台設備一直開著，要聯網。如果那個平板當機或網路斷了，大家就都不用打卡了。 還有，尖峰時段可能會排隊。 |
| GPS/IP 綁定 | 掃碼的當下，系統會去抓你的 GPS 位置，或你連的 Wi-Fi 的 IP 位址。 | 適合外勤或多分點的。可以確認員工真的在那個客戶地點，或是在某個分店打卡。 | 爭議比較大。員工會覺得隱私被侵犯。 而且...說實話，GPS 是可以被破解的，網路上都有教學。 所以這也不是萬靈丹。 |
所以你看，沒有哪個是完美的。你要根據公司的文化跟信任程度去選。如果大家都很自律，或許靜態的加減用。如果紀律...嗯...比較需要管理，那可能就要考慮動態的或綁定 GPS 的。
第三步，就是「制定配套規則」。這個比選系統還重要。你要先把遊戲規則講清楚。例如：
- 忘記打卡怎麼辦？要找誰補簽？流程是什麼？
- 手機沒電、沒網路怎麼辦？有沒有替代方案？
- 如果發現有人代打卡，或用假 GPS，要怎麼處理？懲處是什麼？
- 加班怎麼認定？是以打卡時間為準，還是要另外申請？這點跟《勞動基準法》很有關係，因為法律規定出勤紀錄要記到分鐘。
這些都要寫在工作規則裡，最好請員工簽名確認。不然到時候有爭議，公司會很麻煩。特別是加班費的計算，出勤紀錄是法院非常看重的證據。
最後一步，才是「上線跟教育訓練」。不要想著一聲令下就全面上線。可以先找一兩個部門試行。 看看會遇到什麼問題，流程順不順。然後，一定要辦教育訓練，跟所有員工解釋為什麼要換系統、新系統怎麼用、規則是什麼。減少他們的疑慮跟反彈。
情境變體：不同公司怎麼用？
QR Code 打卡...不是一招半式闖天下。不同類型的公司，用法會差很多。
- 單一辦公室：這是最單純的。可以在門口放一個平板顯示動態 QR Code，大家進門掃一下。 成本可控，安全性也夠。
- 連鎖門市/多據點：這種就很適合用 GPS 綁定的 QR Code。 總部可以設定好每個門市的 GPS 範圍，員工到店裡才能打卡。人資也不用各個店跑去收卡。
- 有大量外勤業務/維修人員：這種最複雜。可能需要主管派發「當日的」動態 QR Code。 比如主管用手機 App 生成一個臨時的 QR Code，讓團隊成員掃描打卡。或是結合 GPS 定位跟客戶現場照片回傳，做多重驗證。
- 居家辦公 (WFH)：居家辦公其實...核心不是打卡，是信任。但如果公司還是需要紀錄工時，可以用綁定家裡 IP 位址的 Web 打卡，或是...更簡單的，直接用通訊軟體回報開始跟結束工作的時間，這在法律上也是可以被接受的紀錄方式之一。
限制與常見錯誤
當然，這個系統不是萬能的。它有很多...嗯...天生的限制。
第一個就是「作弊問題」。剛剛提過，靜態碼可以翻拍，GPS 可以用假的。 這最終還是要回到管理跟信任層面。技術防弊，只能防君子，防不了有心人。抓到一次，嚴格處理，可能比你花大錢導入什麼防偽系統還有用。
第二個是「法規遵循」。根據台灣的《勞動基準法》，出勤紀錄要保存五年，而且要記錄到分鐘。 員工跟你要紀錄副本，你不能拒絕。 所以你選的系統，報表功能一定要夠強，要能輕鬆匯出符合法規的紀錄。 很多系統看起來很炫，但報表爛得一塌糊塗，那也沒用。
再來，我想講一下「在地差異」。很多國外的系統，功能看起來很棒，但可能不太符合台灣的勞基法。例如加班時數的計算、休息時間的規定等等。 台灣的法律對於工時認定、加班費計算有很細的規定，系統如果沒辦法彈性設定，人資還是要手動算，那數位化的意義就不大了。所以選系統時，最好找在台灣有服務團隊、懂在地法規的廠商。
常見錯誤與修正
最後，整理幾個我看過最常見的...嗯...算是導入時的錯誤觀念吧。
- 錯誤一：以為科技可以解決所有管理問題。
修正：不行。科技只是工具。公司的管理制度、主管的領導能力、跟員工的互信，這些才是根本。如果公司本身管理就有問題，換什麼系統都一樣。 - 錯誤二：只在乎價格，買最便宜的系統。
修正：一分錢一分貨。便宜的系統可能沒有動態碼、沒有好的報表、沒有在地客服。導入後才發現不合用，換系統的成本更高。建議可以找能免費試用的系統，先玩玩看再決定。 - 錯誤三：導入前沒有跟員工充分溝通。
修正：這是大忌。員工會覺得公司不信任他們，才會用新東西來監控。一定要提前說明，強調這是為了讓流程更順暢、發薪更準確，是來「幫助」大家，而不是「監視」大家。
總之...QR Code 打卡是個趨勢，用得好，確實可以省下很多人力成本。 但...關鍵真的不在那個 Code 本身。而是在導入前後，所有配套的思考跟溝通。這件事，人資部門不能自己埋頭做，一定要拉著高層主管、IT部門一起，才能做得好。
你覺得在導入這類系統時，最大的挑戰是來自於技術，還是來自於員工的接受度？歡迎分享你的看法。
