所以，我 2025 年的工具箱大概長這樣
嗯...今天要來聊聊我的工具選擇，算是一個年度盤點吧。這幾年試了超級多東西，老實說，踩過的雷可能比走過的路還多。最後留下來的這些，算是千錘百鍊，特別適合像我這樣的個人工作者，或是那種...你知道的，人不多的小團隊。
在開始之前，我想先講一下我選東西的兩個，嗯，算是潔癖吧。這兩個標準很重要，因為它們決定了你能不能用得長久，而且不會被廠商綁死。
第一，一定要有夠大方的免費方案。我不想只看 Demo 影片，那都拍得很漂亮。我需要把它丟到真實的工作環境裡，讓團隊實際用用看，才知道是不是真的解決問題。很多軟體看起來很棒，結果團隊沒人用，那買了也是白買。有免費方案，我才能沒壓力地測試，確定好用再說。
第二，必須能在瀏覽器上跑。這一點超級重要。因為我可能會到處跑，我希望不管用哪台電腦，Mac 還是 Windows，甚至在網咖...呃，開玩笑的，反正只要有瀏覽器就能工作。有沒有桌面或手機 App 是加分項，但絕對不能是必要項。如果一個工具非得下載安裝才能用全部功能，那我基本上就直接跳過了。
好，前提講完了。這篇會有點長，你可以直接跳到你有興趣的部分看。我會把工具分成幾個大類，從日常辦公到產品開發、行銷什麼的都會聊到。
日常生產力：這些大概是大家都會用到的
這部分最通用，不管你是做什麼生意的，應該多少都用得到。就是那些處理每天雜七雜八事情的工具。
我自己覺得，這一塊的核心是...嗯...整合。工具跟工具之間如果不能好好對話，那你每天光是複製貼上就飽了。
辦公軟體：還是 Google Workspace
這領域就那幾個玩家嘛，Microsoft 365、Google Workspace，還有最近很紅的 Lark。說真的，我自己是繞了一圈又回到 Google Workspace 的懷抱。Gmail 基本上已經是 email 的標準了，Google Calendar 也幾乎能跟所有東西同步，這點超方便。Docs 最近改版後，多了分頁功能，我覺得...嗯...已經可以很大程度上取代 Notion 做內部文件了，至少對我來說夠用。Sheets 協作很穩，Slides 和 Meet 哪裡都能開，沒什麼好挑剔的。
喔對了，有個小技巧。你可以用 Cloudflare 的 Email Routing，把你自己域名的 business email 免費轉到個人 Gmail 收。剛開始這樣玩一下省點錢還行，但團隊大了就不建議了，安全性還是有差。
但 Google Workspace 的缺點也很明顯，它就是缺了一個像樣的專案管理工具，也沒有資料庫工具。所以我還是得找別的東西來補這塊。有時候一些簡單的表格資料，我還是會打開 Airtable 來用。
專案管理：Todoist，公私分明又混在一起
以前工作跟生活分得很開的時候，我會用兩套工具，Google Tasks 管私事，Asana 管公司專案。但現在...嗯...身為一個自己做事的人，生活跟工作的界線越來越模糊了。今天這個案子弄一下，明天那個 side project 也得推一下，家裡還有事要記。
Todoist 在這方面就處理得很好。我可以在同一個 App 裡面，開「家事」、「個人品牌」、「工作專案 A」、「工作專案 B」等等不同的 project。最棒的是它跟 Google Calendar 的整合，是我用過所有待辦事項 App 裡面最順的。任務一設定好，馬上就出現在行事曆上，時間到了就會提醒你。
如果你也跟我一樣，是那種工作生活混在一起的人，希望一個介面看光所有事，那 Todoist 真的很推。如果不是，那可能還是 Asana 管工作，配個簡單的 App 管私事，會比較單純。
團隊溝通：為什麼我選 Discord 而不是 Slack？
我知道，一講到工作聊天，大家第一個想到的都是 Slack。MS Teams、Google Chat 這些也很多人用。但我最後選了 Discord，一個本來是給遊戲玩家用的社群 App。我知道這聽起來很怪，但你聽我說。
Discord 基本上有 Slack 有的所有東西：頻道、私訊、語音通話...而且，全部免費。Slack 的免費版限制真的太多了，訊息記錄只留 90 天，這超痛苦，想找個幾個月前的討論根本找不到。整合的 App 數量也有限制。但 Discord 就沒這些問題。既然功能差不多，為什麼要忍受那些限制呢？
當然，我知道 Discord 不是為了工作設計的。它缺了一些給大團隊用的管理和安全功能。如果你的團隊規模很大，或是有很嚴格的合規要求，那還是乖乖用 Slack 或 Teams 吧。但對小團隊來說，Discord 真的...嗯...綽綽有餘了。
| Discord | Slack (免費版) | |
|---|---|---|
| 訊息歷史 | 基本上是永久保存。隨時都能回去翻舊帳...我是說，翻舊的討論。 | 只留最近 90 天。想找去年的對話？抱歉，請付錢。 |
| 核心功能 | 頻道、語音、視訊、螢幕分享...該有的都有，而且沒什麼限制。 | 功能都有，但很多地方卡你。像 Huddles (快速語音) 只能 1 對 1。 |
| 整合能力 | 整合比較偏向社群或娛樂，但透過 webhook 還是能做到很多事。 | 工作 App 整合超強，這是它的主要優勢。但免費版只能加 10 個。 |
| 感覺嘛... | 比較輕鬆、非正式。適合創意或節奏快的小團隊。 | 就是個「上班」的感覺。很專業，但有時候也有點拘謹。 |
| 缺點 | 畢竟不是為工作設計的，人多就亂，資安也得自己注意點。 | 免費版限制太多，根本是逼你升級。用起來總覺得綁手綁腳。 |
其他小工具們
好，剩下一些比較零散但一樣重要的：
- 知識庫 (Knowledge base)： 我現在是混用。Google Docs 用來放內部文件，就是那些格式不重要、內容比較重要的東西。對外需要漂亮一點的說明文件或 FAQ，我就用 Gitbook，它排版比較好看，而且免費。
- 筆記 (Note-taking)： 我又回到了 Google Keep 的懷抱。我試過 Notion、Evernote，功能都超強大，但也超複雜。Google Keep 就很單純，打開、寫下、關閉。快、簡單、可靠。對我來說，夠了。
- AI 助理： 我每天跟 AI 對話的次數可能比跟真人還多...。Gemini 我覺得處理一般性的問題、發想點子很不錯。但如果要寫程式或問很技術性的問題，ChatGPT (GPT-4) 還是比較強。
- 自動化 (Automation)： 這是小團隊的命脈！把重複性的工作自動化，才能專心做重要的事。Zapier 最有名，但那個價格，真的...嗯...你知道的。我現在主要用 Make，我覺得它在很多地方比 Zapier 更彈性，價格也親民很多。有些特定的 App 在 Relay 上整合得更好，所以我兩個都留著。如果硬要選一個，我會選 Make。
產品開發：如果你也在做軟體產品
Okay，接下來這段就比較硬核了，如果你是做服務業、零售或內容創作的，可以直接跳過。這部分是給那些需要自己開發網站應用 (Web App) 或軟體的人看的。
先說，我自己不是工程師出身，所以我非常依賴無程式碼 (No-code) 或低程式碼 (Low-code) 的工具。如果你本身就是個很強的開發者，那這段你可能看看就好。
- 前端 (Front-end)：Toddle
去年我用 WeWeb 來開發 App，它很棒，但 SEO 功能對我來說不太夠。我的生意很依賴搜尋流量，所以這點很致命。今年我就把東西都搬到 Toddle 上了。你可以把 Toddle 想像成「做網站 App 版本的 Webflow」，它是個視覺化的開發平台，自由度很高，而且對 SEO 友善很多。 - 後端 (Back-end)：Supabase
後端我需要的所有東西，Supabase 基本上都包了：資料庫、使用者驗證、檔案儲存...等等。它不是完全的 No-code，你還是需要懂一點點 SQL 語法，但說真的，現在有 AI 幫忙，這門檻低很多了。 - 內部工具 (Internal tool)：Retool
因為我用的是比較正式的 PostgreSQL 資料庫 (Supabase 提供的)，總不能讓營運或客服同事直接去碰資料庫吧？太危險了。所以需要一個中間層，做個後台給他們用。如果是簡單的需求，Airtable 或 Glide 就很棒。但我的資料結構比較複雜，所以最後選了 Retool。 - 內容管理 (CMS)：Hygraph + Contentful
我不太喜歡把內容跟網站本身綁死。所以我用所謂的 Headless CMS。部落格文章這種查詢比較複雜的，我用 Hygraph，因為我個人蠻喜歡 GraphQL 的。至於網站上一些比較固定的頁面內容，就用 Contentful。不過 Contentful 免費版用完之後，價格跳得有點高，我可能還會再看看有沒有其他替代方案。 - 其他： 專案規劃我用 Linear，它很像開發者版本的 Asana。產品分析用 PostHog，它把數據分析、熱點圖、使用者行為錄影都包在一起了。通知信就用 Mailersend。金流沒懸念，用 Stripe，對 No-coder 來說最簡單。
行銷與銷售：把東西賣出去
有了產品，再來就是要想辦法讓別人知道。行銷這塊也是工具滿天飛。
- 網站分析：Google Analytics (GA)
我知道很多人會說 GA 隱私問題...blah blah blah。但說真的，它的跨裝置追蹤能力，讓數據的準確度還是比很多主打隱私的分析工具高。根據不準的數據做決策，有時候比沒數據還可怕。所以，我還是繼續用它。 - SEO：Search Console + Ahrefs
基本上 Google Search Console 是必備的，看自己網站在 Google 眼中是什麼樣子。搭配 Ahrefs 的免費版，其實就有很多事情可以做了，夠我忙好一陣子。 - 內容行銷：Publer
如果你要一次發文到很多個社群平台，用 Publer 或 Buffer 這類的工具會省很多事。兩個功能差不多，挑一個順眼的用就好。 - CRM 客戶關係管理：Attio
我喜歡 Attio 的點在於它很專注，就是做好 CRM 這件事，所以用起來很簡單，價格也合理。不會像有些巨無霸 CRM，包山包海，結果光是設定就搞死人。 - 會議安排：Cal.com
就是那個用來跟別人約時間的工具，避免來來回回寫 email。它比 Calendly 更好的一點是它可以自己 host，而且開源。如果你用 Google Workspace，其實內建的 appointment feature 也很好用。
財務管理：跟錢有關的，不能馬虎
這塊比較無聊，但超級重要。錢要管好。
原文的作者是在泰國，所以他選了當地的會計軟體 Peak，因為它能處理當地的稅務文件。這點就跟我們在台灣的情況很不一樣。在台灣，你可能會選像是 NexTrek 或其他符合台灣稅制的雲端會計軟體。重點都是一樣的：要能符合本地法規，最好還能跟你用的銀行對接。
像原文提到，他選 Peak 而不選另一個 FlowAccount 的原因是，Peak 可以匯入銀行對帳單，然後一筆一筆核對。這功能超重要，可以確保帳目跟銀行流水完全對得上。這點在台灣的工具也一樣，選的時候要特別注意有沒有「銀行對帳」的相關功能。
至於電子簽章，我用的是 Documenso，主要是因為...嗯...它的介面比較好看。免費版一個月可以簽 5 份，對我來說夠用了。
所以，結論是？
你看，這一整套看下來，核心精神就是「彈性」跟「不被綁架」。我盡量選有免費方案、可以用瀏覽器跑、可以跟其他工具整合的東西。這樣我才能保持靈活，隨時可以換掉不合用的部分，而不會被單一廠商掐住脖子。
這套工具組合讓我可以在不同地方工作，同時管理好幾個專案，而且大部分的例行公事都已經自動化了。希望這樣的分享，能給你一些靈感。
看完這些，你覺得哪個部分是你現在最頭痛的？是每天的雜事，還是產品開發？或是有什麼你覺得超好用但我沒提到的工具？在下面留言聊聊吧。
