今天要來聊聊 Android 手機上的「生產力 App」。老實說，這主題寫到爛了，每年都有一堆「十大必裝」清單，但看完還是不知道哪個適合自己。而且很多 App 裝了之後，根本不是在提升生產力，只是在增加焦慮，一下這個通知、一下那個提醒，搞得比原來還忙。😵
我自己是覺得，重點不是裝了多少「神級」App，而是你到底想解決什麼問題。是團隊溝通亂七八糟？還是自己的待辦事項永遠做不完？所以今天我不打算只丟個清單給你，我想用更白話的方式，聊聊這些 App 到底在幹嘛、適合誰，還有...嗯，它們的坑在哪裡。畢竟，天下沒有白吃的午餐嘛。
先說結論，到底怎麼選？
如果你很趕時間，我的建議是：先搞清楚你最大的痛點是什麼。是「個人管理」還是「團隊合作」？
- 個人管理： 腦袋裡一堆雜事、筆記散落各處、常常忘東忘西。那你該先看看 Todoist 或 Evernote。
- 團隊合作： 每天被淹沒在 Email 和 LINE 的訊息海裡，搞不清楚誰該做什麼、進度到哪。那 Asana 或 Slack 可能是你的救星。
- 特殊需求： 像是需要排一堆會議、偶爾得傳真給公家機關，或是想讓手機變聰明一點。那就可以看看 Doodle、Fax.Plus 或 IFTTT。
簡單講，別想著一次裝十個 App 就會變超人。先從解決你最頭痛的那一件事開始，找到一個順手的工具，用熟了再說。
這些 App 到底好在哪？（真實場景分析）
好，讓我們一個個來看。我會試著講出這些 App 在什麼「情境」下特別好用，而不是只念規格表。
Asana：給混亂的團隊專案一個秩序
如果你待的團隊還在用 Email 來回交辦任務、用 LINE 群組追蹤進度... 那我只能說，你們真的很需要 Asana。它不是一個簡單的待辦清單，它是一個專案管理系統。你可以把一個大案子，拆成好幾個任務，再把每個任務指派給特定的人、設定好截止日期。最重要的是，所有人都能在同一個地方看到「現在到底是誰該做什麼？進度到哪了？」一目了然。
我自己是覺得，它最強大的地方在於那個「時間軸」檢視，你可以像看電影一樣看到整個專案的排程，哪個任務卡住了、哪個任務跟哪個有關聯，馬上就現形。再也不用開會問：「欸，那個...進度怎麼樣了？」
Doodle：終結「喬時間」的地獄
「下週大家哪個時間有空開會？」這句話是不是你的惡夢？每次都要在 Email 或群組裡來來回回問個十幾次，最後還是有人不行。Doodle 就是來解決這個白痴問題的。你只要開一個投票，把所有可能的時段列出來，然後把連結丟給大家。每個人上去勾選自己可以的時間，系統會自動找出最多人可以的「黃金時段」。結束。真的，就這麼簡單，省下的時間可以多喝兩杯咖啡。
Evernote：你的第二大腦，雖然有點貴
我知道，現在筆記軟體一大堆，很多人覺得 Evernote 好像是上個時代的產物了。不過呢，說真的，它的搜尋功能到現在還是很難被超越。你可以把網頁、PDF、照片、甚至是你自己手寫的筆記通通丟進去。過了好幾年，你只要記得某個關鍵字，它就能幫你挖出來，連圖片裡的文字（OCR 文字辨識）都找得到，這點真的很猛。
不過...對，就是這個不過。它的訂閱費越來越貴，免費版限制也很多，搞得很多老用戶怨聲載道。所以它現在比較適合兩種人：一是已經用了很久、所有資料都在裡面的「被綁架者」；二是真的需要超強大資料庫和搜尋功能，而且願意付錢的重度使用者。
Fax.Plus：以備不時之需的數位傳真機
看到這個你可能會笑出來：「傳真？現在誰還在用傳真？」嗯...台灣的很多公家機關、銀行，還有一些傳統產業，他們還在用。真的。當你急著要辦文件，對方只給你一支傳真號碼時，你就會感謝有這種 App 了。你可以直接用手機相機掃描文件，在上面簽名，然後直接發送傳真。收傳真也行。不用跑去便利商店，算是個緊急時刻的救命稻草吧。
IFTTT：讓你的手機學會「自動化」
IFTTT 的全名是 "If This, Then That"，意思就是「如果發生 A，就自動執行 B」。它就像是你手機裡的數位黏著劑，可以把一堆不相干的 App 和服務串在一起。聽起來很抽象對吧？舉幾個例子：
- IF 我回到家（手機偵測到家裡的 Wi-Fi），THEN 自動關閉手機靜音。
- IF 我在 IG 發了一張新照片，THEN 自動把那張照片存到我的 Dropbox。
- IF 明天氣象預報會下雨，THEN 今天晚上發一個通知提醒我帶傘。
這東西蠻酷的，雖然設定需要花點腦筋，但一旦設定好，你會覺得自己的手機好像變聰明了。它就是一個標準的「工作流程自動化」工具，只是應用在生活上。
Microsoft Word：地表最強的文書處理，現在在你口袋裡
這應該不用多介紹了吧... 就是 Word 啊。但重點是，手機版的 Word 現在已經做得非常好了。你可以在手機上直接編輯、審閱文件，格式幾乎不會跑掉。對於常常需要在外面臨時改報告、看合約的人來說，超實用。而且它跟 OneDrive 雲端硬碟整合得很好，你在電腦上改到一半，出門搭捷運可以繼續用手機弄。更棒的是，它基本上是免費的。
Nine：把 Email、行事曆、待辦事項整合在一起的付費App
如果你覺得手機上一下要開 Gmail、一下要開 Google Calendar、一下又要開一個待辦清單 App，切來切去很煩，那 Nine 可能會是你的菜。它把這三樣東西漂亮地整合在一個介面裡。它的邏輯不是去取代你現有的服務，而是幫你把 Exchange、Gmail、Google Calendar 這些帳號的資料，全部拉進來用一個更有效率的介面呈現。但它最大的特點（也是缺點？）是「一次性付費」，大概台幣 400 多塊，沒有訂閱制。對討厭訂閱的人來說是一大福音，但也要先確定你真的喜歡它的操作方式再下手。
Slack：為團隊溝通而生的即時通訊
如果說 Asana 是管「事」，那 Slack 就是管「人」跟「溝通」。你可以把它想像成一個公司專用的、更有組織的 LINE。它可以開不同的「頻道」（#專案A、#行銷部、#閒聊區），讓相關的人在裡面討論，檔案和對話紀錄都會被好好保存，搜尋起來也比 LINE 方便一百倍。它還可以跟超多第三方服務整合，像是 Google Drive、Asana、Trello，讓工作流程更順暢。對遠距工作或跨部門合作的團隊來說，這幾乎是標配了。
Todoist：簡潔又強大的個人任務管理器
這是我個人最喜歡的待辦清單 App。它介面很乾淨，但功能又非常強大。最讚的是它的「自然語言輸入」，你只要打「明天下午三點開會 #專案A」，它就會自動幫你設定好一個叫做「開會」的任務，時間是明天下午三點，並且歸類到「專案A」裡。這種順暢感會讓你真的願意去用它。你可以設定子任務、重複性任務、設定優先級... 基本上個人任務管理需要的功能它都有。唯一的缺點就是，某些核心功能，像是「提醒」，是需要付費的。
TurboTax... 等等，這個在台灣能用嗎？
好，這邊要特別提一下。原文推薦了 TurboTax，這在美國是報稅神器沒錯。但這個 App 在台灣是完全沒用的！這就是看國外文章常會遇到的問題。美國的稅制跟台灣天差地遠，他們的軟體當然不適用。
在台灣，我們報稅主要是用財政部的官方軟體，不管是電腦版還是現在越來越方便的手機版報稅系統。所以，看到這種推薦，記得先思考一下「在地化」的問題。這點跟我們在台灣看到的情況很不一樣，我們有政府提供的整合系統。像是國外權威科技媒體 The Verge 可能會大推 TurboTax，但對台灣用戶來說，財政部電子申報繳稅服務網站的資訊才是你真正需要的。千萬別傻傻地跑去下載一個用不了的 App 啊。
實作指引：幾個 App 怎麼搭著用？
單一 App 很強，但真正的生產力體現在「組合技」。這裡提供一個我自己的思路，不是絕對，但可以參考。
想像一個小型設計團隊：
- Slack 當作大廳： 所有即時溝通、快速問答、檔案分享都在這裡。開一個 `#設計專案` 頻道。
- Asana 當作專案藍圖： 在專案開始時，把所有要做的設計項目（Logo、主視覺、網頁...）全部建成任務，指派給設計師，訂好死線。
- 老闆或 PM 可以在 Asana 的時間軸上看到全局進度，不用一直去 Slack 裡問：「那個 Banner 好了嗎？」
- 設計師個人的待辦事項用 Todoist 管理： 他可能今天有三個專案的任務要處理，他可以把 Asana 指派給他的任務，加上自己的一些雜事（例如「回覆客戶 Email」），全部放進 Todoist，然後安排今天的工作順序。
- 所有開會時間都用 Doodle 喬定，定案後自動加入大家的 Google Calendar。
你看，這樣每個 App 各司其職，資訊就不會打架，大家也清楚現在該去哪裡看什麼資訊。
選擇困難？一張表看懂三大神器
我知道 Asana、Todoist、Evernote 這幾個聽起來有點像，很容易搞混。我直接做個簡單的比較表，用口語化的方式幫你快速判斷。
| App | 最適合誰？ | 免費版能做到啥？ | 最大的坑是？ |
|---|---|---|---|
| Asana | 需要多人協作、管理複雜專案的團隊或小組長。一個人用會覺得殺雞用牛刀。 | 功能給得很大方。基本的任務指派、專案看板、清單檢視都沒問題，小團隊（10人以下）其實很夠用了。 | 進階功能，像是時間軸、自訂欄位那些，都要錢。而且... 老實說，它對新手有點複雜，需要一點學習曲線。 |
| Todoist | 想把個人生活和工作都管得井井有條的任何人。從學生到上班族都適合。 | 核心的待辦清單功能都有。你可以瘋狂新增任務、分類、設定截止日。基本上就是個超強的數位筆記本。 | 提醒功能要錢！ 對，你沒看錯。還有像是留言上傳檔案、自動備份這些，也都要付費。對我這種金魚腦來說，沒提醒等於白設... |
| Evernote | 需要儲存大量不同格式資料（網頁、PDF、錄音、手寫）並能快速搜尋的知識工作者或研究者。 | 限制蠻多的。現在免費版只能在 2 台裝置同步，而且每個月上傳流量只有 60MB... 說真的，只適合超輕度使用。 | 貴。它的價值體現在付費版，但那個價格真的會讓人猶豫一下。還有就是介面變得越來越臃腫，有些人不喜歡。 |
反例與誤解釐清
最後，我想聊聊幾個大家常有的迷思。
- 誤解一：「裝越多越有效率。」
完全相反。App 之間如果不能好好整合，只會製造更多資訊孤島。你一下要檢查這個、一下要更新那個，光是「管理這些 App」就飽了。先求精，再求多。 - 誤解二：「免費的最好。」
很多 App 的商業模式就是用免費版把你引進門，然後在你最需要某個功能時（例如 Todoist 的提醒），跳出來說「請付費」。這不是壞事，開發者也要吃飯。但你要想清楚，這個付費功能對你來說值不值得。有時候，一個好用的付費 App，省下的時間和精力，遠比那幾百塊錢更有價值。 - 誤解三：「用了專案管理工具，專案就不會失敗。」
工具只是工具。Asana 不會幫你做決策，Slack 也不會幫你跟難搞的同事溝通。如果團隊本身溝通就有問題、權責不清，再好的工具也沒用，它只會把你們的問題「放大」跟「記錄」下來而已。
好了，今天大概就聊到這。希望這樣碎碎念的分享，能幫助你在茫茫 App 海中，找到真正適合你的那幾款。而不是又下載了一堆，然後一個月後通通刪掉。🤣
換你說說！
你手機裡不能沒有的生產力 App 是哪個？或是你都用哪些 App 組合來搞定一天的工作？在下面留言分享一下你的「神兵利器」組合吧！
