摘要
本文介紹如何使用 Google 表單製作有效的簽到表，幫助您解決管理上的煩惱。 歸納要點:
- 活用 Google 表單的新進功能,提升簽到表體驗,例如新增欄位類型、自訂樣式和整合第三方工具。
- 針對不同情境設計量身打造的簽到表,調整表單設定、欄位內容和驗證規則。
- 利用 Google 表單內建分析功能追蹤出席率、分析趨勢和識別異常狀況,以改善管理決策。
利用 Google 表單打造簽到表，管理事務不煩惱
利用 Google 表單打造簽到表，管理事務不煩惱。將Google表單與雲端硬碟整合，讓參與者能直接從雲端上傳資料，不用再手動輸入一遍，是不是很方便？接著，我們可以善用條件式格式，根據簽到狀態以不同顏色或圖示標註，例如已簽到顯示綠色、未簽到顯示紅色，一目瞭然，看起來也更直觀。用 App Script 設定自動化規則，在指定時間傳送提醒郵件或者自動彙總並傳送報表，這樣就不用每天盯著看誰有缺席，大大節省了時間和精力。
掌握 Google 表單的優異功能，製作簽到表
當你在使用Google表單製作簽到表時，掌握幾個關鍵功能可以讓整個過程更加輕鬆。首先是條件式格式化。這個功能能根據不同狀態自動改變欄位的色彩或樣式，例如已簽到的顯示綠色，未簽到的顯示紅色。只需在Google表單中選擇「格式化」＞「條件式格式化」，設定規則即可。
其次是資料驗證。資料驗證能限制參與者只能輸入預設選項，避免錯誤。例如，你可以將「簽到」欄位設為核取方塊或下拉選單，只允許選擇「已簽到」或「未簽到」。操作簡單，在該欄位按一下「資料驗證」，然後設定規則就行了。
如果想要更進階一點，可以利用外部指令碼來客製化你的表單。例如，可以寫一段Google Apps Script，在有人簽到後自動傳送確認郵件。在Google表單中按一下「外掛程式」＞「Google Apps 指令碼」，編寫你的自訂程式碼。網上有很多範例和教學可以參考，非常實用！
其次是資料驗證。資料驗證能限制參與者只能輸入預設選項，避免錯誤。例如，你可以將「簽到」欄位設為核取方塊或下拉選單，只允許選擇「已簽到」或「未簽到」。操作簡單，在該欄位按一下「資料驗證」，然後設定規則就行了。
如果想要更進階一點，可以利用外部指令碼來客製化你的表單。例如，可以寫一段Google Apps Script，在有人簽到後自動傳送確認郵件。在Google表單中按一下「外掛程式」＞「Google Apps 指令碼」，編寫你的自訂程式碼。網上有很多範例和教學可以參考，非常實用！
觀點延伸比較:
| 工具名稱 | 主要功能 | 適用場景 | 優點 | 缺點 |
|---|---|---|---|---|
| Google 表單 | 製作簽到表、收集回應、自動生成報表 | 教育培訓、會議管理、小型活動 | 操作簡便、與Google生態系統整合良好、多樣化模板選擇 | 較少的自訂功能、不支持手寫簽名 |
| Acrobat PDF 導入填寫功能 | 上傳檔案並填寫表格、包含電子簽名功能 | 法律文件簽署、醫療記錄保存、高端商務需求 | 高安全性、多平台支持、強大的編輯工具 | 學習曲線稍高、需要Adobe帳號 |
| Ragic 表單系統 | 自定義資料庫管理、會議簽到管理(包括會議名稱和參與者簽到欄位) | 企業內部管理、中大型活動及項目追蹤 | 高度靈活的數據處理能力、自動化流程 | 設定較為複雜,初始學習成本較高 |
| Google Docs 手寫簽名功能 | 提供線上手寫插入電子簽名 | 快速文件確認、小型團隊協作 | 即時同步更新、更易於共享和協作 | 不具備專業級的電子簽章驗證 |
| 視訊會議軟體或通訊軟體分享連結 | 在遠程課程中分發連結進行課程簽到退 | 遠程教育培訓、大規模在線研討會(WEBINAR) | 即時互動性強、便於學生自主操作完成签到退程序 | 依賴網路穩定性,無法離線使用 |
自訂簽到表單，滿足不同需求
在行動裝置普及的今天，讓簽到表單在手機和平板上運作流暢真的很重要。你可以調整字型大小、按鈕間距和視窗大小，確保填寫過程順暢，這樣使用者才不會感到麻煩。
善用驗證功能也是關鍵。透過電子郵件驗證和驗證碼，你能確保資料的準確性，不怕垃圾郵件或機器人亂填資訊。有了這些保障，你的簽到紀錄才能更完整可靠。
如果你的需求比較複雜，可以試試Google表單的Apps Script功能。寫點自訂指令碼，就能把簽到資料儲存到資料庫、觸發後續工作流程或根據簽到狀態傳送通知。這種方式特別適合企業和機構，有效提升管理效率。
📝 關鍵技巧：
－ 調整字型和按鈕間距
－ 使用電子郵件驗證
－ 撰寫自訂Apps Script
善用驗證功能也是關鍵。透過電子郵件驗證和驗證碼，你能確保資料的準確性，不怕垃圾郵件或機器人亂填資訊。有了這些保障，你的簽到紀錄才能更完整可靠。
如果你的需求比較複雜，可以試試Google表單的Apps Script功能。寫點自訂指令碼，就能把簽到資料儲存到資料庫、觸發後續工作流程或根據簽到狀態傳送通知。這種方式特別適合企業和機構，有效提升管理效率。
📝 關鍵技巧：
－ 調整字型和按鈕間距
－ 使用電子郵件驗證
－ 撰寫自訂Apps Script
輕鬆查看簽到資料，追蹤出席狀況
如果你想輕鬆檢視簽到資料並追蹤出席狀況，以下幾點絕對能提升你的管理效率。整合自動化工具如 Zapier 或 IFTTT，可以讓 Google 表單的簽到資料自動匯入 CRM 或電子郵件行銷平台，不再需要手動輸入這麼麻煩了。接著，你可以設定資料驗證規則，例如範圍驗證或電子郵件驗證，確保收集到的資料都是正確的格式。如果有問題的資料，條件式格式設定會幫你標記出來，非常方便檢視和處理。要深入分析出席趨勢，就得善用 Google 表單裡的樞紐分析功能和圖表。透過這些工具，你可以找出缺勤模式，並且追蹤特定時間或群體的出席率變化，以便最佳化管理策略。這樣一來，你就能更有效地掌握每次活動的參與情況啦！
優化簽到流程，提升管理效率
最佳化簽到流程，提升管理效率並不難，只要掌握幾個小技巧。
**運用 QR 碼簡化簽到流程：**只需生成一個 QR 碼，然後張貼在活動入口或其他顯眼位置。參與者只需用手機掃描，即可快速完成簽到，不僅省時還減少排隊等待的麻煩。
**整合自動化流程：**你可以將 Google 表單連結至電子郵件或簡訊服務，自動傳送確認訊息或提醒。例如，有人簽到後立即收到確認郵件，或者在活動前一天收到提醒通知，這樣可以大大減輕管理員的壓力。
**採用條件格式化功能：**利用 Google 表單中的條件格式化規則，可以根據日期、時間或簽到狀態自動變更表格的顏色或文字樣式。比如說，你可以設定未完成簽到紀錄為紅色，一目瞭然就能看出異常情況，再也不需要逐筆檢查資料了。
**運用 QR 碼簡化簽到流程：**只需生成一個 QR 碼，然後張貼在活動入口或其他顯眼位置。參與者只需用手機掃描，即可快速完成簽到，不僅省時還減少排隊等待的麻煩。
**整合自動化流程：**你可以將 Google 表單連結至電子郵件或簡訊服務，自動傳送確認訊息或提醒。例如，有人簽到後立即收到確認郵件，或者在活動前一天收到提醒通知，這樣可以大大減輕管理員的壓力。
**採用條件格式化功能：**利用 Google 表單中的條件格式化規則，可以根據日期、時間或簽到狀態自動變更表格的顏色或文字樣式。比如說，你可以設定未完成簽到紀錄為紅色，一目瞭然就能看出異常情況，再也不需要逐筆檢查資料了。
參考來源
使用Adobe Acrobat「填寫和簽署」工具填寫和簽署PDF 表格
您可以輸入資訊並新增簽名來填寫表格。Acrobat 也可讓您將填寫完成的表格傳送給其他人，並將其安全地儲存在Adobe 雲端儲存空間中。
掃QR Code 做會議簽到
報到登記時使用的「會議簽到簿」，可以做成像這樣的Ragic 表單，包括「會議名稱」、以及讓其他參與者簽到相關欄位（因為有多個參與者，所以會是子表格欄位）。
來源： Ragic
全部
資訊科技
相關討論