線上點名系統怎麼選？5大功能比較與企業、學校適用情境解析

開場白：別再用 Excel 點名了，真的會崩潰

哈囉大家好！最近在一些工作跟學校的群組裡，發現大家還在為了「點名」這件事頭痛。不管是公司記錄工時，還是老師要算出席率，光是想到那個混亂的 Excel 表、或是每天提醒大家打卡的小劇場，就覺得心好累。😅

我自己以前也經歷過用紙本簽到，結果月底要算薪水的時候，東一張西一張，對筆跡還要對半天...根本是惡夢一場。後來換到新創公司，開始用線上系統，才發現原來打卡可以不只是打卡。所以想說來跟大家聊聊，線上點名系統這東西到底要怎麼選，才不會花錢買罪受。

老實說，這東西真的不是功能越多越好。選錯了，比用紙本還麻煩。今天就來拆解一下，到底企業跟學校在選這類系統時，思考的點有什麼不一樣，還有哪些功能其實是「隱藏版地雷」。

先說結論：功能再多，不合場景都白搭！

直接破題，選線上點名系統的核心只有一個：**先想清楚你「在哪裡點名」、「為誰點名」**。你是固定地點的辦公室？還是有外勤業務到處跑？你是大學三百人的大講堂？還是需要跟家長回報的補習班？不同情境，需要的功能組合完全是兩回事。買一個功能超強、但設定超複雜的系統給一個10人小公司，大家絕對會用到想翻桌。反過來說，用一個陽春的免費App去管理有複雜排班跟薪資計算需求的工廠，HR大概會第一個提離職。所以，先別急著看功能比較表，我們先來定義一下自己的「戰場」在哪。

線上點名五大功能？等等，先搞懂你是哪種「點名情境」

市面上的系統介紹，通常會直接列出人臉辨識、GPS打卡、QR Code等等功能，看得眼花撩亂。但我覺得這樣很容易失焦。不如我們先把自己歸類到下面三種主要情境，再來挑武器會更精準：

情境一：固定地點（辦公室 / 校園 / 工廠）
這是最單純的場景。全員工或學生都在同一個或幾個固定的地方上下班、上下課。這種情境最重視的是「防止代打卡」跟「效率」。畢竟，如果還需要排隊打卡，那就失去數位化的意義了。
情境二：移動/多點工作（業務 / 外勤 / 連鎖店 / 校外教學）
這就複雜多了。員工可能早上在A點，下午跑去B點客戶那。老師可能帶學生去博物館。你需要的是一個能證明「我在正確的時間、出現在正確的地點」的工具。所以GPS定位、手機打卡回傳照片這類功能就變得很重要。
情境三：線上/遠距工作與學習（WFH / 線上課程）
疫情之後這變成了常態。對企業來說，是信任制的開始，但也需要一個基本的工時紀錄。對學校或線上課程平台來說，則是需要確認學生「真的在線上」，而不是掛著帳號跑去打遊戲。這時候的點名方式可能更偏向軟體互動，例如在特定時間彈出視窗要求點擊，或是結合課程互動來判斷參與度。

你看，光是這樣分類，需要的重點就完全不同了吧？接下來我們就可以來看看，那些酷炫的功能分別適合哪個戰場。

核心功能大亂鬥：人臉、GPS、QR Code 到底哪個好？

好，定義完自己的場景後，我們終於可以來看功能了。這裡我整理了一個簡單的比較表，但記得用我上面說的「情境」去對照看，才不會被功能牽著鼻子走。

功能	優點 👍	缺點 👎	適合情境
人臉辨識	防止代打卡效果最好，而且非接觸式，疫情後大家比較能接受。速度也很快，通常一秒內搞定。	硬體設備成本比較高。有隱私、個資疑慮，導入前需要跟員工或學生溝通好。而且素顏、戴口罩或光線有時會影響辨識。	固定地點，對安全性要求高的地方，例如：辦公室門禁、實驗室、工廠產線。
GPS/Wi-Fi 打卡	對外勤人員超方便，用手機APP就能搞定。可以設定地理圍欄 (Geofencing)，確保在指定範圍內才能打卡。	員工會有被「監視」的感覺，隱私爭議最大。而且，有心人可以用假GPS的App作弊。需要網路連線才能運作。	業務、外勤維修、居家照護、多據點的連鎖店。
QR Code 掃碼	導入成本極低，只需要一台能顯示QR Code的螢幕或印出來就好。對臨時活動、大型講座、校外教學很方便。	容易被翻拍給沒到場的人掃，有代打卡風險。所以有些系統會設計成QR Code定時變換來防止作弊。	大型演講廳、臨時活動、短期課程、線上直播點名。
網頁/APP 手動簽到	最簡單、直覺，沒有硬體成本。適合遠距工作或線上課程，作為一個基本的「我在」證明。	完全靠信任，無法驗證人是否真的在電腦前。很容易掛網但人跑掉。	信任度高的團隊、小型新創公司、強調自主管理的遠距工作者。

老實說，沒有哪個是完美的。很多好一點的系統，都會提供「混合模式」，例如辦公室內用人臉辨識，外勤人員就切換成 GPS 打卡，這樣彈性最大。

企業 vs. 學校：魔鬼藏在細節裡

這部分才是重點中的重點。很多人以為點名系統都差不多，但企業跟學校的需求，骨子裡完全不同。買錯了真的會每天都在處理客訴... 😩

給企業看的：重點是「錢」和「法規」

對公司來說，點名打卡最終的目的，幾乎都跟「薪資計算」和「符合勞基法」有關。所以你在挑系統的時候，不能只看前端打卡方不方便，後台的整合才是關鍵。

薪資與排班整合：一個好的系統，應該要能處理各種複雜的排班（輪班、兩頭班...），然後自動計算加班費、遲到扣款，最後產出一個可以直接匯入薪資系統的報表。如果你還要手動把打卡紀錄重新key-in到算薪水的Excel，那根本沒省到時間啊！
符合台灣勞基法：這點超級重要！例如，台灣的《勞基法》規定出勤紀錄要保存五年，而且要記錄到「分鐘」。雇主不能因為員工忘記打卡就直接扣薪水，要有補救機制。很多國外的系統雖然功能強大，但不見得符合台灣的特休、加班費計算邏輯。所以，選擇像 Swingvy 這種在地化做得比較好的系統，或是能彈性設定假別、加班規則的系統，會省很多麻煩。這就是我說的「在地化差異」，國外系統可能很難理解什麼是「颱風假」或「補班日」。
簽核流程：請假、加班、補打卡，這些申請能不能直接在系統上跑完簽核流程？主管能不能在手機APP上就直接按批准？如果還要另外跑紙本，那效率就打折了。

給學校/教育機構看的：重點是「安全」和「溝通」

學校場景，特別是K-12（國中小、高中），考慮的點就完全不一樣了。錢固然要考量，但「學生安全」跟「親師溝通」的權重變得非常高。

學生個資與隱私：這絕對是第一條紅線。學生的臉部特徵、行蹤都屬於敏感個資。在台灣，《個資法》有非常嚴格的規範，蒐集、處理、利用都必須符合特定目的，且要告知並取得同意（特別是未成年人需要法定代理人同意）。你選的系統，資料庫存放在哪裡？安不安全？有沒有符合法規？例如，教育部就有發函提醒學校使用這類系統要注意的事項。國外系統如果伺服器在海外，可能會有資料跨境傳輸的合規問題。
親師溝通整合：對補習班或安親班來說，學生到班、離班時，系統能不能「自動」發送通知給家長？缺席的時候，是發Email還是簡訊？這些功能可以大幅減少老師的行政負擔，也讓家長安心。
與學籍系統 (SIS) 的整合：大學或大型學校，通常都有自己的一套學籍管理系統。點名系統的資料如果能跟學籍系統對接，教務處在統計全校出席狀況、或做預警分析時才會方便。像 Google Classroom 本身就可以結合 Google 表單做簡單的點名，但缺點是資料比較分散，需要手動整理。
多樣的點名情境：學校的活動比公司多元，有室內課、體育課、實驗課、校外教學...。一個好的學校用系統，應該要能應付這些不同的場景，不能只有單一的點名方式。

免費的最貴？那些沒人告訴你的隱藏成本

聊到系統，一定會有人問：「有沒有免費的？」當然有，像 Jibble、OneTap 這些在國外都很有名，也提供免費方案。對於個人工作室或幾個人的小團隊來說，確實很夠用。

但是，當你的團隊變大，或是有前面提到的那些整合需求時，「免費」的代價就會慢慢浮現：

時間成本：你為了讓免費工具符合你的流程，可能要花大把時間手動匯出、匯入資料，或是自己寫腳本去串接。這些時間，算下來都是錢。
資料安全風險：你的員工、學生的資料，全部放在別人的伺服器上。這個「別人」是誰？他怎麼保護你的資料？萬一外洩了怎麼辦？便宜的系統通常不會在資安上做太多投資。
缺乏技術支援：系統用到一半出問題，找不到人問。薪水算錯了、點名失敗了，你只能自己乾著急。付費服務的價值，很多時候就體現在「有人可以幫你解決問題」。
無法擴充：公司從10人長到50人，需要的管理功能完全不同。免費系統通常很難跟上你的成長，到時候要更換系統，資料轉移又是一場惡夢。

所以，我不是說免費的不好，而是你要很清楚它的極限在哪裡，並且確認你的需求就在那個極限之內。不要只想著省眼前的軟體費，卻賠上了後面的時間和風險成本。