哈囉，今天來聊聊那個「Google 點名系統」
最近好像蠻多人在問「Google 點名系統」到底是什麼東西，是不是 Google 又出了什麼新產品？🤔 老實說，這個問題有點像在問「台北好吃的牛肉麵」，答案不是一家店，而是一堆店的集合。所謂的 Google 點名系統其實不是一個「單一產品」，更像是一堆方法的總稱，有官方的、有非官方的、還有各種千奇百怪的土炮作法。今天就來跟大家聊聊這些方法，順便分享一下企業裡實際上是怎麼用的。
市面上文章都怎麼說？（然後我們來聊點不一樣的）
我稍微看了一下，現在網路上的文章，大概八九不離十都在教你怎麼安裝 Chrome 的「擴充功能」（Extension）來點名。 像是 `Google Meet Attendance List` 或其他類似名字的工具，裝了之後 Meet 視窗旁邊就會多一個小面板，會議結束後跳出一個名單，告訴你誰來了、待了多久。 這方法沒錯，而且對很多免費仔...啊不是，是使用免費版 Google 帳號的用戶或老師來說，真的是救星。
不過呢，這些討論常常漏掉幾個關鍵：
- 官方功能的存在感： 其實 Google Workspace 的付費版，早就內建了點名功能，只是藏在特定方案裡。 很多公司其實已經有這功能但自己不知道。
- 策略選擇的缺乏： 很少有人去比較「官方功能」、「擴充功能」和「其他土炮方法」之間的優劣，到底哪種才最適合你的團隊？這才是重點啊！
- 資安與隱私的風險： 隨便裝一個來路不明的擴充功能，等於是讓一個陌生人進到你的會議室裡偷看，這風險其實蠻大的。 很多文章都輕輕帶過這點。
所以，今天我們不只講「怎麼做」，更要聊聊「怎麼選」跟「有哪些坑」。
所以，到底有哪些「Google 點名」方法？
OK，我們把這些方法簡單分成三大家族：官方血統的「正規軍」、方便快速的「游擊隊」，還有自給自足的「DIY 工兵」。
1. 正規軍：Google Workspace 內建的點名報告
如果你或你的公司用的是特定版本的 Google Workspace，恭喜你，你早就擁有這個功能了！ 這通常適用於像 Business Plus、Enterprise、Education Plus 這些比較進階的方案。
它的運作方式很簡單：在會議結束後，主辦人會收到一封 email，裡面附有一個 Google 試算表的連結。 打開後，裡面會清楚列出：
- 與會者的姓名和 Email
- 他們加入和離開的時間
- 在會議中停留的總時長
基本上就是一份由 Google 官方認證、最準確的出席紀錄。對於需要向公司或客戶提報出席狀況的正式場合，用這個最穩當。
2. 游擊隊：Chrome 瀏覽器擴充功能
這就是最多人知道，也最多人用的方法。 你只要到 Chrome 線上應用程式商店，搜尋「Meet Attendance」之類的關鍵字，就會找到一大堆選擇。 這些工具的原理是，當你開會時，它會偷偷在背景紀錄畫面上出現的與會者名單跟時間變化，然後產生一份報告。
優點是超方便，很多都免費，就算你用個人 Google 帳號也能裝。但缺點也很明顯，我們後面會再詳細講它的「坑」。
3. DIY 工兵：Google Forms + QR Code
這是我自己覺得最靈活，也很有趣的一招，特別適合需要「證明當下在場」的情境。做法很簡單：
- 用 Google Forms 建立一個超簡單的表單，可能只需要填姓名、員工編號之類的。
- 在會議進行到一半，或是在特定環節，把這個表單的連結轉成一個 QR Code，直接秀在簡報上。
- 請大家在 30 秒內掃碼填寫回報，時間一到就把 QR Code 關掉。
這一招的好處是，它不只能確認「出席」，還能某種程度上確認「在線專心」。因為你必須盯著螢幕，才能在指定時間內完成簽到。很多教會或線上課程也會用類似的方法來記錄出席。 雖然有點土炮，但超有效！
| 比較維度 | 正規軍 (Workspace 內建) | 游擊隊 (Chrome 擴充) | DIY 工兵 (Google Forms) |
|---|---|---|---|
| 成本 | 包含在 Workspace 訂閱費內，等於是「貴但免費」。 | 大多免費，有些提供進階付費功能。 | 完全免費，只需要花時間設定。 |
| 設定難易度 | 幾乎不用設定，會議結束自動寄報告給你。 | 裝了就好，有些需要做一些簡單設定。 | 需要自己建立表單、產生 QR Code，稍微麻煩一點。 |
| 資料準確性 | 最高！官方出品，童叟無欺。 | 時好時壞，Google Meet 一更新就可能掛掉。 有時會抓到奇怪的系統訊息。 | 看人品...不是啦，是看大家有沒有乖乖填。有人就是會忘記。 |
| 資安風險 | 最低，資料都在 Google 自家生態系。 | 最高！你等於授權它讀取你的會議畫面，天曉得它把資料傳去哪。 | 低，資料都存在你自己的 Google 雲端硬碟。 |
| 推薦情境 | 企業內部正式會議、稽核、需要留存官方紀錄的訓練。 | 臨時性需求、免費版用戶、學校老師點名學生。 | 需要確認「專注度」的線上課程、大型研討會、有趣的互動環節。 |
實際應用情境：不只是點名這麼簡單
講了這麼多方法，那在公司裡，大家到底拿這些點名紀錄來幹嘛？絕對不只是 HR 抓誰偷懶而已啦 😂。
- 企業內部訓練與法規遵循： 這超重要！很多公司，特別是金融業或上市櫃公司，每年都有規定的教育訓練時數。用 Google Meet 的官方點名報告，就能當成呈報給主管機關或內部稽核的證據，證明「某某某真的有上完三小時的洗錢防制課程」。
- 大型線上活動分析： 辦一場對外的線上研討會，你想知道哪個環節大家最踴躍、哪個環節大家開始落跑嗎？透過分析出席時間，你可以發現「啊，原來 CEO 開始致詞後，人數就掉了 30%...」，這對優化活動流程很有幫助。
- 專案進度會議追蹤： 雖然聽起來很硬，但對於跨國、跨部門的大型專案，用出席紀錄來確認關鍵成員都有參與到重要決策會議，其實是一種保護自己和團隊的方式。事後如果有人說「我不知道有這決議」，報告拿出來就一清二楚了。
這點我覺得台灣的企業應用得蠻靈活的。我看過一些台灣代理商的分享，他們提到客戶會把 Meet 的出席報告匯出，再跟公司的 HR 系統或差勤系統整合，做更進一步的分析。 但 Google 官方的說明文件就比較制式，只會告訴你報告裡有哪些欄位。 這就是在地化應用的差異，蠻有趣的。
老實說，這些方法有哪些坑？
沒有任何一個方法是完美的，每個都有它的問題。你一定要知道這些「坑」在哪，才不會踩進去。
正規軍的坑：
- 不是即時的： 官方報告是在會議結束「之後」才會寄給你，有時候會議很大，可能要等個幾分鐘甚至更久。 你沒辦法在會議中即時看到誰跑了。
- 無法辨識匿名仔： 如果有人沒登入 Google 帳號就加入，或用手機打電話進來，報告上可能只會顯示「訪客」或一串電話號碼，你根本不知道他是誰。
- 它只管出席，不管專心： 報告只能證明這個「帳號」在線上，但本人可能早就去泡咖啡、逛網拍了。它無法衡量「參與度」。
游擊隊的坑：
- 最大的坑就是「資安」！ 認真說，很多 Chrome 擴充功能都是個人開發者做的，你把「讀取你在 meet.google.com 上的資料」權限給它，等於是開了個後門。 有些比較有良心的會強調資料只存在本機，但你敢百分之百相信嗎？特別是處理公司機密會議時，我絕對不建議用這個。
- 穩定性是個謎： Google Meet 前端介面常常小改版，一改版這些擴充功能就可能集體陣亡，要等開發者更新。 你可能會在最重要的那場會議上，發現點名功能突然壞了。
DIY 工兵的坑：
- 防君子不防小人： 誰說 QR Code 不能截圖傳給還在睡覺的同事？😂 如果真的要嚴格執行，可能還要搭配一些其他的驗證機制。
- 打斷會議節奏： 為了點名，突然中斷簡報秀出一個 QR Code，可能會打斷講者的思路和與會者的專注力，這點要稍微拿捏一下。
- 人工核對費時： 會後你還是得自己去核對 Google Forms 的回覆和實際的應到名單，多了一道人工程序。
FAQ 時間，大家最常問的幾個問題
最後整理幾個萬年考古題，幫大家快速解惑。
Q1：這些點名功能在手機上可以用嗎？
A1：正規軍（內建報告）可以，因為它是後台產生的，跟你在哪開會無關。但游擊隊（擴充功能）絕大多數都不行，因為 Chrome 擴充功能主要是在電腦版瀏覽器上運作。DIY 工兵（Google Forms）當然可以，手機掃 QR Code 超方便的。
Q2：可以知道誰在開會時沒專心嗎？
A2：很遺憾，不行。不管是哪種方法，都只能追蹤「出席」，沒辦法追蹤「專注度」。有些擴充功能號稱可以偵測誰掛網，但通常不太準確。 真想知道，還是得靠會議中的互動（例如點人回答問題、投票）來判斷。
Q3：我公司用的是比較便宜的 Google Workspace Business Standard，有內建點名嗎？
A3：根據 Google 官方的資料，Business Standard 是沒有內建點名報告的。 這個功能通常要到 Business Plus 或更高等級的 Enterprise 方案才有。 所以如果你是標配版用戶，可能還是得考慮擴充功能或 DIY 方法。
Q4：除了 Meet，Google 還有其他工具可以應用在點名上嗎？
A4：絕對有！除了前面提到的 Google Forms，其實搭配 Google Classroom 也可以做出很完整的線上課程點名系統。 另外，如果你們公司有在用 AppSheet（Google 的一個低程式碼開發平台），甚至可以打造一個專屬的簽到 App，功能更強大，但那就需要一點開發能力了。
總結來說，「Google 點名系統」是個假議題，真正的議題是「你想解決什麼問題」。先釐清你的需求、預算和對資安的要求，再來選擇最適合你的「組合技」，才是最聰明的作法！👍
看完這幾種方法，你覺得哪一種最適合你的團隊？或是有更酷的點名方式？在下面留言分享一下吧！👇
