免費線上簽到系統怎麼選？5款工具功能比較與適用場景

先說結論

嗯…要選一個免費的線上簽到系統，說真的，沒有哪個是完美的。我自己是覺得，重點不是哪個功能最強，而是哪個最「剛好」符合你的需求。小活動用Google表單其實就很夠用了，但人一多、或需要點專業感，可能就要看看ACCUPASS或Eventbrite這種整合度更高的平台。

市面上文章好像都少了點什麼？

最近稍微看了一下，發現大家在推薦簽到工具時，很常條列一堆功能，或是把各種系統的簽到方式都講一遍，例如QR Code簽到、人臉辨識、NFC感應之類的。這當然有用，但好像少了一個關鍵。就是…「情境」。

一個15人的內部讀書會，跟一場300人的售票研討會，對簽到系統的要求，根本是兩回事。前者可能只需要確認誰到了，後者可能還需要處理報名、收費、印名牌、現場分流等等。

很多文章會介紹Google表單怎麼做簽到，這很棒，因為它免費又好上手。但很少有人深入去談，當你的活動稍微複雜一點點，Google表單的極限在哪裡？資料要手動整理、沒有防堵重複簽到或代簽的機制，這些都是麻煩事。

所以，我這次不想再重複介紹一堆功能，而是想從「你會遇到什麼狀況」這個角度，來聊聊怎麼選。

所以，到底該怎麼選？

我覺得可以從三個問題來思考，而不是直接去看功能列表。

1. 你的活動有多少人？而且他們是誰？

這可能是最重要的問題。如果是少於50人的內部會議或課程，參與者也都算「自己人」，那用Google表單、甚至是LINE群組喊個聲，其實就夠了。 如果是外部人士，或人數超過100人，那就要考慮專業一點的工具，因為第一印象很重要。

2. 簽到的「目的」是什麼？

只是要點名，確認出席率嗎？那很簡單。還是你需要報到時核對身份、收費、列印名牌、甚至做後續的資料分析？ 目的越複雜，就越需要功能完整的系統。例如，很多專業活動平台可以做到報名資料直接整合簽到狀態，活動後還能發送問卷或感謝信。

3. 你願意花多少「時間」去管理？

免費的工具，通常意味著你要花更多時間手動處理。 像Google表單，你得自己設計、自己把回應的試算表整理成可讀的出席名單。 雖然有些教學會教你用Apps Script做自動化，但那又有學習成本。付費或功能較完整的免費增值(Freemium)服務，通常就是幫你省下這些時間。

來看看這幾款工具吧

好，接下來我們就實際比較幾款工具。我不會把所有功能都列出來，那太無聊了。我只講我個人覺得的重點，還有它到底適合用在哪。

說到在地化，ACCUPASS跟Eventbrite的差別就很明顯。如果你辦的活動，參加者大多是台灣人，習慣用超商繳費或ATM轉帳，那ACCUPASS的體驗就好很多。但如果你的活動是國際性的，講者跟聽眾來自世界各地，那用Eventbrite，大家會覺得比較熟悉，也信任它的金流系統。

「免費」的代價是什麼？

天下沒有白吃的午餐，這句話用在這裡再適合不過了。免費的簽到系統，你付出的通常不是錢，而是其他東西。

首先是品牌曝光。很多免費服務會在你的報名頁、簽到頁放上大大的自家Logo。如果你的活動是很正式的商業場合，這可能會顯得有點不專業。

再來是功能限制。免費版通常會限制參加人數、能建立的活動數量，或是不能匯出完整的報名資料。 有些甚至不提供即時的客服支援。

最後，也是我覺得最重要的，是你的時間。用免費工具東拼西湊，可能要花很多時間去研究怎麼串接、怎麼手動整理資料。 這些時間如果拿來做更有價值的事，或許更划算。有時候，花點小錢，買個順暢的流程，反而更省成本。

常見的迷思

最後整理幾個大家常有的迷思，或者說，是我自己以前也踩過的坑。

迷思一：「功能越多越好。」
錯了。用不到的功能都是干擾。重點是它能不能把你最核心的需求做得又快又好。一個只有掃QR Code功能的App，如果你的目的就只是課堂點名，那它可能比一個功能龐雜的活動平台好用。

迷思二：「Google 表單是萬能的。」
它很棒，但不是萬能。 當活動需要一點正式感、需要處理金流、需要自動寄發行前通知和QR Code時，你就會發現Google表單的極限。雖然有很多外掛或腳本可以增強它，但設定起來也挺麻煩的。

迷思三：「只要用線上系統，現場就不會混亂。」
這…真的太天真了。網路問題、參加者手機沒電、找不到報名QR Code…現場永遠有你想不到的狀況。無論你用多厲害的系統，一定要有備用方案（例如，印出紙本名單備用），以及足夠的工作人員來應對突發狀況。

總之，工具是死的，人是活的。先想清楚自己的活動規模、目的和願意投入的管理時間，再去挑選工具，會比一頭栽進功能比較的大海裡，有效率得多。