嗯⋯⋯今天要來整理一下 Google 打卡系統這個題目。
最近蠻多人問，是不是真的能用 Google 的工具，就自己做一個打卡系統。答案是可以，但⋯⋯有很多「但是」。 [這個要講清楚]
我先快速看一下現在網路上大家是怎麼說的好了。大部分都是教你用 Google 表單 (Forms) 配 Google 試算表 (Sheets)。這方法很基本，就是做一個表單讓員工填，然後資料自動存到試算表。簡單、免費，但問題很多。像是怎麼防止代打卡、GPS 定位、還有最重要的，合不合法規的問題。
另一派是講到用 AppSheet。 AppSheet 是 Google 的一個無程式碼平台，可以把試算表變成一個比較像樣的 App。體驗會好一點，可以做到 GPS 打卡、甚至判斷遲到。 但這就需要一點學習成本。
然後，幾乎所有的討論，都繞不開一個核心問題：台灣的《勞基法》。 不管你用什麼系統，出勤紀錄都必須保存五年，而且要記錄到「分鐘」。 員工要求看紀錄時，公司不能拒絕。 所以，自幹系統最大的風險，就是萬一紀錄不完整、不準確，或是不小心被改掉，勞檢一來就麻煩了。
先說結論：Google 工具能打卡，但沒那麼簡單
簡單講，用 Google Workspace 的工具串一個打卡系統，是完全可行的。成本幾乎是零，對新創或小公司來說好像很吸引人。 不過，它絕對不是一個完美的解決方案。你省了錢，但會多出很多管理成本跟法律風險。
所以，如果你只是需要一個非常、非常陽春的紀錄方式，而且員工人數很少、大家都很自律，那可以試試看。但如果公司規模稍微大一點，或是有遠距、外勤人員，我會建議你⋯⋯三思。或者，至少要把這個系統做得更完整一點，而不只是 Google 表單按一下送出而已。
怎麼做？從最簡單到比較進階的三種方法
我們來看看具體要怎麼做。我把它分成三種等級：基礎、進階、還有看起來很專業但很花時間的自動化。
方法一：基礎版 (Google Forms + Sheets)
這是最常見的作法。 就是建立一個 Google 表單，裡面至少要有「員工姓名」（用下拉選單）和「打卡類型」（上班/下班）這兩個欄位。 送出後，Google 會自動記錄一個「時間戳記」，這個就是打卡時間。 所有資料都會彙整到一個 Google 試算表裡。
- 優點：設定超快，大概十分鐘搞定。完全免費，只要有 Google 帳號就好。
- 缺點：幾乎沒有防弊機制。 員工在哪裡都能填，也可以幫同事填。資料如果事後要去修改，很容易留下爭議。紀錄要手動整理，月底算薪水會很痛苦。
方法二：進階版 (AppSheet)
如果你覺得單用表單太原始，可以試試 Google AppSheet。 它可以直接把你的 Google 試算表變成一個手機 App。員工就可以在手機上操作，介面也比較友善。
- 優點：可以做到一些表單做不到的事。例如，打卡時強制抓取手機的 GPS 位置，或是用公式判斷有沒有遲到。 AppSheet 還能設定一些基礎的權限，比如讓員工只能看到自己的打卡紀錄。
- 缺點：需要花時間學習 AppSheet 怎麼用。 雖然號稱是「無程式碼」，但要做到比較複雜的邏輯（例如防止重複打卡），還是需要寫一些表達式 (Expressions)。而且 AppSheet 的免費版有一些限制，如果用量大或功能要求多，可能需要付費。
方法三：自動化版 (搭配 Apps Script & Data Studio)
這個版本是在前面兩種方法的基礎上，加上更客製化的功能。使用 Google Apps Script（一個寫程式的環境），你可以做到：
- 自動提醒：每天固定時間用 Email 或 Google Chat 提醒員工要打卡。
- 異常回報：如果系統發現有人的打卡時間異常（例如工時超過 12 小時），自動寄信通知人資。
- 資料鎖定：每個月結算後，自動把那個月的試算表資料鎖定或存檔，防止被修改。
然後，你可以把彙整好的 Google 試算表，串接到 Google Data Studio (現在叫 Looker Studio)，做成一個視覺化的儀表板。主管就可以很清楚地看到團隊的出勤狀況、遲到次數等等，不用再去看亂七八糟的試算表。
DIY 系統的限制與法律風險 [這很重要]
用 Google 工具自幹打卡系統，感覺很美好，但有幾個嚴肅的問題必須面對。
第一，就是前面提到的《勞基法》合規性。法律規定出勤紀錄要逐日記載到「分鐘」，並保存五年。 自幹的系統如果穩定性不夠，或是被人為不當修改，導致紀錄遺失或不準確，罰款是很重的。 勞檢的時候，雇主有責任提出這些紀錄，如果拿不出來就直接違法。
這點跟國外的一些討論很不一樣。例如，一些美國的教學文章可能只著重在技術實作，但比較少強調法律上對紀錄保存的強制性。 在台灣，這是紅線，絕對不能馬虎。
第二，資料的準確性和防弊。要怎麼確保員工是在公司，而不是在家裡打卡？用 AppSheet 的 GPS 定位 是一種方法，但員工也可以用模擬 GPS 的 App 造假。有人建議把填寫表單的電腦固定在辦公室，不提供連結，但這樣遠距工作的人就沒辦法用。這是一個兩難。
第三，管理和維護成本。系統出問題誰來修？月底的人事報表誰來做？看起來好像省了買系統的錢，但其實是把成本轉移到人資或 IT 人員的時間上。 一個好的市售人資系統，通常都把這些問題考慮進去了，例如自動計算加班費、各種假別的規則等等。
不同方案的比較
所以，到底該怎麼選？這裡我做一個簡單的比較，讓你參考一下。
| 方案 | 成本 | 建置難度 | 優點 | 缺點 [一定要看] |
|---|---|---|---|---|
| Google Forms + Sheets | 幾乎為零 | 非常低 | 超快、超簡單，不用學。 | 作弊空間大，幾乎無法管理。月底人工整理報表會崩潰。 |
| AppSheet App | 免費版或低月費 | 中等 | 可定位、介面友善。有 App 的感覺，比純表單專業。 | 需要學習成本。複雜功能還是要寫點邏輯。免費版有使用限制。 |
| 專業人資系統 (第三方) | 固定月費或年費 | 低 (廠商會協助) | 功能最完整，完全符合勞基法。自動化程度高，省下大量人力。 | 就是要花錢。費用通常按人頭計算，對小公司是筆固定開銷。 |
常見錯誤與修正
如果還是決定要自己來，那請務必避開下面這幾個坑：
- 錯誤：權限管理混亂。
修正：存放打卡紀錄的 Google 試算表，絕對不能讓所有員工都有編輯權限。 應該設定成只有人資或最高主管能編輯，其他人最多只能「檢視」。 - 錯誤：忘記逐日記載和保存五年。
修正：要建立一個觀念，這個試算表就是法律文件。 每個月底要把當月的資料「另存新檔」或匯出成 PDF 備份，並建立好資料夾結構，確保五年內的紀錄都能隨時調閱。 - 錯誤：只記錄異常，沒記錄正常。
修正：有些人會想說，反正都準時，只要記錄遲到或請假就好。這是錯的。 法律規定是「逐日」記載，所以不管準時、遲到、早退，每一天的上下班時間都要有紀錄。 - 錯誤：過度相信 GPS 定位。
修正：不要把 GPS 當成唯一的防弊手段。它只能當作參考。更重要的是建立公司文化和信任，並輔以其他管理方式。例如，要求外勤人員打卡的同時，也要上傳一張現場照片（AppSheet 可以做到）。
總結來說，用 Google 建立打卡系統，技術上不難，難在後續的管理、維護，以及最重要的——法律合規性。它比較適合當作一個過渡時期的方案，或是在公司文化非常自律、人數極少的情況下使用。當公司開始成長，或是對工時管理有更嚴格的要求時，投資一套專業的人資系統，通常會是更省時省力的選擇。
最後，一個問題給大家思考：你覺得對你的公司來說，導入一個系統，最重要的是「節省成本」，還是「降低風險和提升管理效率」？這沒有標準答案，但想清楚這個問題，大概就知道該怎麼選了。
