Google 表單電子簽到怎麼做？建立步驟與自動記錄時間設定

先說結論，用 Google 表單做電子簽到，真的超簡單又免費

今天要來聊聊怎麼用 Google 表單做一個簡單的電子簽到系統。老實說，這方法真的很方便，特別是給那種中小型的活動、公司內部會議，或是課程點名用。完全免費，而且最重要的，「時間戳記」是自動記錄的，你根本不用擔心大家亂填時間。

很多人一開始會卡關，以為還要自己加一個「簽到時間」的欄位，但其實不用。你只要建立表單，把連結或 QR Code 丟出去，任何人一提交，Google 就會自動幫你在後台的試算表裡，記錄下那個人提交的確切時間。夠簡單吧？這就是整個方法最核心的優點。

實際上看起來長怎樣？直接給你看結果

講那麼多，不如直接看畫面。當你設定好一個簽到表單，可能只有「姓名」、「部門」這幾個簡單的欄位，然後大家填寫完畢送出後，你會在連結的 Google 試算表（Google Sheets）看到像下面這樣的結果。

你看，第一欄的「時間戳記」就是 Google 自動生成的，這不是表單裡的問題，而是試算表會自動記錄每一筆回覆進來的時間點。這就成了最基本的簽到證明，誰遲到、誰準時，一目了然。後面的欄位才是我們在表單上設計要給使用者填寫的內容。

怎麼做？一步一步來拆解

好，我知道你現在想問「所以到底要怎麼做？」。別急，這過程大概比你泡一碗泡麵還快。

首先，你當然要有個 Google 帳號。然後跟著下面這樣做：

建立新表單： 直接去 Google Forms，點一個「空白」範本。給你的表單取個名字，例如「2025 年第四季行銷部會議簽到」。
新增問題欄位： 你需要什麼資訊，就加什麼問題。最基本的可能就是「姓名」，題型選「簡答」。如果怕同名同姓，可以多加一個「員工編號」或「部門」來區分。記得，把這些問題都設定為「必填」，不然有人耍懶不填就白搭了。
最重要的事：什麼都不用做。 對，你沒看錯。關於「時間」，你什麼都不用做。不要自己新增一個叫「時間」的題目，那樣只會讓使用者自己亂填，失去意義。
查看回應： 在表單編輯頁面的頂端，有個「回覆」的分頁。點進去，然後點一個綠色的 Google 試算表圖示，選擇「建立新試算表」。這樣一來，所有提交的資料就會自動、即時地同步到那份試算表裡面。

基本上，到這裡，一個最陽春的簽到系統就完成了。夠簡單吧？

來點進階玩法：QR Code 和自動關閉

如果只是丟一個網址連結，感覺有點 low，而且現場大家還要手動輸入，很麻煩。所以我們通常會把它變成 QR Code。

這一步 Google 表單本身沒有內建，但超多免費的 QR Code 產生器網站都可以用。你只要把表單的「分享連結」複製起來，貼到那些產生器網站上，一張專屬的簽到 QR Code 馬上就出來了。把這張圖印出來放在門口，大家用手機掃一下就能直接填表單，感覺是不是專業多了？

另外一個很實用的進階功能是「自動關閉表單」。比如說，會議是下午兩點開始，你希望兩點十分以後就不能再簽到了，怎麼辦？總不能自己守在電腦前手動關閉吧。

這時候就要靠「外掛程式」了。我自己最常用的是 `formLimiter`。你可以在 Google 表單的「更多選項」（那三個點）裡面找到「外掛程式」，搜尋 `formLimiter` 並安裝它。裝好之後，你就可以設定規則，例如「當回覆數量超過 100 個」或「在特定日期時間之後」，就自動關閉表單。這對於有名額限制的活動或是有嚴格時間要求的簽到來說，真的超級實用。

老實說，這方法有什麼缺點？

雖然 Google 表單又免費又方便，但它畢竟不是專為「簽到」設計的，所以有些天生的罩門你一定要知道。

最致命的缺點就是「無法有效防止代簽」。因為它只是一個連結，理論上我只要拿到連結，我就可以幫全辦公室的人都簽到一遍。雖然 Google 表單可以設定「限制每人回覆一次」（需要登入 Google 帳號），但這也只能防止同一個 Google 帳號重複提交，沒辦法阻止我用我的帳號幫別人簽。這一點跟一些國外的專業簽到軟體比起來，真的是最大的硬傷。

再來，它的功能很陽春。如果你需要更複雜的功能，像是不同場次簽到、簽到後自動發送通知信、或是結合 GPS 定位確認簽到地點，那 Google 表單本身就做不到了，得依賴更多外掛或是更專業的付費系統。我自己是覺得，這個方法最適合那種一百人以下、大家又都算熟的內部活動啦。如果你是要辦千人研討會，那還是花點錢買專業系統比較實在。

為了讓大家更清楚，我簡單整理了一個比較表：

功能	Google 表單簽到	專業付費簽到系統
費用	完全免費。頂多就是你自己的時間成本。	通常是月費或年費，看功能和人數。口袋要有點深度。
建立速度	快到不行。熟練的話，大概五分鐘搞定一個。	需要一點學習曲線。功能多，設定起來自然比較花時間。
時間記錄	自動記錄提交時間，但沒辦法記錄簽退。就是一個單向的時間點。	通常可以分別記錄簽到和簽退時間，還能自動計算停留時長。
防代簽機制	很弱。頂多要求登入 Google 帳號，但防君子不防小人。	強很多。可以綁定裝置、GPS 定位、甚至人臉辨識，代簽難度超高。
資料分析	只有原始資料。你要自己去試算表裡拉圖表、做分析。	通常內建超美的儀表板，出席率、遲到分析、各種報表都幫你準備好了。
適用情境	小型、內部、信賴度高的活動。例如：部門會議、讀書會、學生課堂點名。	大型、對外、需要嚴謹紀錄的活動。例如：付費研討會、大型企業年會、需要考核的訓練課程。

常見的坑與解決辦法

最後，來聊聊幾個大家實際在用 Google 表單簽到時，最常碰到的問題。

「時間戳記可以修改嗎？」
答案是可以，但也不是那麼容易。使用者提交後就不能改了，但是！擁有試算表編輯權限的你，是可以手動去修改儲存格裡的任何資料的，包含時間戳記。所以如果這份簽到表攸關利益（例如：算薪水、算學分），那就要注意控管誰有試算表的編輯權限。
「如何盡可能防止代簽？」
前面說了，沒辦法完全杜絕。但有個方法可以增加一點點難度：在表單設定中，勾選「收集電子郵件地址」和「將回覆限制為 1 次」。這樣一來，系統會自動記錄填寫者的 Google 帳號 email，而且同一個帳號不能重複填。雖然還是可以換帳號代簽，但至少留下了一點數位足跡，事後追查比較有依據。
「美國的論壇跟台灣的用法有差嗎？」
這個問題蠻有趣的。我看了一下國外像 Reddit 或一些教育科技部落格的討論，發現他們用 Google 表單做簽到的場景，跟台灣差不多，大多是學校或小型組織。不過，他們好像更在意「防止學生作弊」這件事，所以會討論更多奇技淫巧，例如搭配其他外掛讓 QR Code 在特定時間後失效之類的。而台灣的討論（例如品科技或電腦玩物的文章）則比較多著重在「效率」和「基礎設定教學」，教你怎麼快速上手。總的來說，工具是一樣的，但不同文化下的焦慮點好像有點不一樣，還蠻酷的。