所以，Google 表單拿來做簽到退... 到底行不行？
最近有朋友在問，那個... Google 表單啊，拿來做活動簽到退，到底可不可行。嗯... 想了一下，這問題其實蠻好的。
先說結論好了：可以，但眉角很多，而且很「土炮」。 它很適合那種... 預算有限、對精準度要求沒那麼高的小活動。方便、免費，但就是... 你知道的，不那麼專業。
就拿上次那個讀書會來說好了...
我記得以前辦小型讀書會，最傳統就是印一張紙，大家傳下去簽名。但... 總會有人筆跡龍飛鳳舞，或是名字寫錯，事後要整理就很痛苦。而且那張紙传来传去，很容易就不見了。
後來有一次，我們就試著用 Google 表單。在活動入口貼一個 QR Code，大家用手機掃一下，填個名字，按「簽到」，送出。結束時再掃一次，按「簽退」。 哇，瞬間覺得... 好像有點潮。至少不用再處理那張皺巴巴的簽名紙了，而且所有紀錄都在雲端試算表裡，感覺很穩。
不過... 快樂的時光總是短暫的。當我要結算每個人的參與時數時，問題就來了。這個後面會講。
那... 到底要怎麼設定？
其實設定本身不難啦，大概幾個步驟... 主要是觀念要對。
- 建立表單，問題要精簡：不用想得太複雜。基本上，一個「姓名」的簡答題，和一個「簽到/簽退」的單選題就夠了。 喔對了，記得把問題都設定成「必填」，不然會收到一堆不知道是誰的空白回應。
- 善用「時間戳記」：這是整個方法的靈魂。當任何人提交表單時，Google 會自動在連結的試算表裡，記錄下提交的時間。 這個是內建功能，你不用特別設定，超方便。所以你根本不需要在表單上放「日期」或「時間」的欄位讓大家自己填，因為手動填寫很容易出錯。
- 分享方式用 QR Code：表單做好後，點右上角的「傳送」，然後選「連結」，把那個長長的網址複製下來。接著，找個免費的 QR Code 產生器，把網址貼進去，就會生出一張圖。把圖印出來貼在門口，大家掃了就能填，感覺比較有... 嗯，儀式感。
- 檢查權限設定：這個超多人忘記！記得在表單的「設定」裡，把「限制為機構使用者」之類的選項關掉，不然不是同個公司或學校的人會沒辦法填。 除非你的活動本來就只限定內部人員參加。
這樣，一個最陽春的簽到退系統就好了。夠簡單吧？
如果... 情境再複雜一點呢？
當然，現實世界總是一堆鳥事。如果只是上面那樣，可能還不夠用。
- 防止作弊？嗯... 很難：有人問說，這樣 QR Code 被翻拍傳給沒來的朋友，不也能簽到？對，沒錯。這就是 Google 表單的極限。 它防君子不防小人。國外有些教學會說用 GSuite 限定網域登入，或用 Apps Script 抓 IP 位址，但這對一般開放活動來說太麻煩了，而且抓 IP 也不一定準。 所以，如果你的活動對出席率要求非常嚴格，這方法可能不適合你。
- 多天或多場次的活動：如果你的活動有好幾天，或是一天內有好幾個場次，那就在表單裡多加一個「場次」或「日期」的下拉式選單。這樣在後台整理資料時，才能篩選。
- 簽到跟簽退用同一個表單？：對，我建議用同一個。雖然有人會做成「簽到表單」和「簽退表單」兩個，但這樣... 資料會分散在兩個試算表，整理起來更痛苦。用單選題區分「簽到」或「簽退」，至少所有紀錄都在同一張表上。
老實說，這方法有幾個很煩的缺點
好，來講講最勸退的部分。當你真的開始用它來算時數，就會發現... 代誌不是憨人想的那麼簡單。
最大的問題是，每個人的簽到和簽退是分開的兩筆資料。 比如，A 在早上 9:00 簽到，下午 5:00 簽退。在試算表裡，你會看到兩列：
- 第一列：`2025/11/03 09:00:01`, `A`, `簽到`
- 第 N 列：`2025/11/03 17:00:30`, `A`, `簽退`
中間可能還夾雜了 B、C、D 的簽到退紀錄。你要手動找出 A 的那兩筆紀錄，然後計算時間差... 如果只有 10 個人就算了，100 個人呢？你會算到懷疑人生。
另一個問題是，沒有即時儀表板。你沒辦法一眼看出「目前有多少人在場內」。 你只能盯著那個不斷增加的試算表發呆。
所以，這方法比較適合「事後記錄」，而不是「即時管理」。
那... 有沒有更聰明的玩法？
有，但就要踏入另一個領域了：Google Apps Script。 這東西有點像 Google 為自家服務寫的... 嗯... 程式碼小工具。
你可以寫一段 Script，讓它在每次有人提交表單時自動執行。 概念大概是這樣：
- 當 A 第一次提交「簽到」時，Script 就把他的名字和簽到時間記在一個新的、乾淨的「總表」裡。
- 當 A 第二次提交「簽退」時，Script 會去「總表」裡找到 A 的名字，然後把簽退時間填到同一列，順便自動算出總時數。
這樣你最後就有一個超級乾淨、配對好的出缺席總表。甚至你還可以讓它自動寄出缺席提醒信之類的。 聽起來很夢幻對吧？但... 前提是你要會寫一點點程式，或是... 請 ChatGPT 幫你寫。 這又是另一個故事了。
常見錯誤與修正
如果你決定要用這個土炮方法，那有幾個常見的坑，我先提醒你。
- 忘記設定「簽到/簽退」選項：很多人只做了姓名欄位，結果... 所有紀錄都是「提交」，你根本分不出來哪次是進，哪次是出。資料等於半殘。
- 權限設定錯誤：這真的最常發生。QR Code 都貼出去了，結果大家掃完才發現「您需要權限」。活動開始前，一定要用你自己的「非活動主辦」的 Google 帳號，或是用手機的無痕模式測試一下。
- 試算表的時間格式跑掉：有時候從表單來的時間戳記，在試算表裡會被當成純文字，導致你沒辦法直接做時間運算。要記得去「格式」>「數字」，把它設定成正確的日期時間格式。
所以，跟專業 App 比起來呢？
最後，還是要面對現實。Google 表單這套，跟市面上那些專門的簽到 App 比起來，到底差在哪？
| 功能 | Google 表單 | 專業簽到 App |
|---|---|---|
| 成本 | 免費，佛心來的。 | 通常要錢，月費或年費。 |
| 設定難度 | 算簡單，但要搞定試算表要花點時間。 | 通常更直覺，因為就是為這個設計的。 |
| 防止作弊 | 很弱... 基本上防君子不防小人。 | 強很多，可能可以綁定裝置或 GPS 定位。 |
| 報表與分析 | 零。你要自己用試算表手動拉... 或寫 code。 | 內建的，點幾下就出來了，圖表還很漂亮。 |
| 即時狀態 | 無法即時看到在場人數。 | 通常有儀表板，一目了然。 |
總結來說，Google 表單就是一個... 嗯... 堪用的替代方案。如果你辦的是小型、免費、不那麼嚴肅的活動，它絕對夠用。但如果是商業會議、需要嚴格考核的課程，或是人數破百的活動，那... 還是花點小錢買個專業服務吧，不然光是整理那些資料，你的人力成本可能都超過 App 的費用了。
那你呢？你有用過更酷的簽到方法嗎？或是有什麼試算表神技可以解決那個資料配對的問題？在下面留言分享一下吧！搞不好你的方法更神～
