先說結論：其實方法比你想的還多
嗯…最近好像很多人在問，辦活動要怎麼用 QR Code 簽到。說真的，這問題沒有標準答案。不是選一個最貴、功能最多的系統就好。關鍵是看你的活動規模、預算，還有你希望參與者有什麼樣的體驗。
簡單講，大概有三條路可以選：第一種是完全免費的 DIY 方式，像是用 Google 表單。 第二種是利用一些比較進階的 QR Code 工具，這就牽涉到「靜態」跟「動態」QR Code 的差別了。 第三種，就是直接花錢買專業的活動報到系統，功能最完整，但也最貴。 接下來我會一個個講，到底差在哪。
什麼時候用哪種？先看場合
在選方法之前，先想想你的活動是哪種類型。這很重要，因為殺雞真的不用牛刀。
- 小型內部會議或課程 (30人以下)：說實話，這種場合用 Google 表單就綽綽有餘了。 弄個表單，產生一個 QR Code 貼在門口，大家掃一下填寫就好。 成本是零，頂多花你十幾分鐘設定。
- 中型研討會或講座 (50-200人)：這時候人流是個問題。如果幾十個人在門口排隊掃同一個 QR Code，然後慢慢填資料，場面會很難看。 你可能需要考慮更有效率的方式，例如每個人事先拿到自己專屬的 QR Code，現場「嗶」一聲就好。
- 大型或正式活動 (200人以上/售票活動)：這種絕對要用專業系統。 這不只是效率問題，還有安全性和專業形象。你需要防止 QR Code 被轉傳冒用、即時統計報到人數、甚至在 VIP 到場時自動通知負責人。 這些都不是免費工具能輕易做到的。
方法一：完全免費的 DIY 方案 (Google 表單大法)
這大概是最多人想到的方法。流程很簡單：
- 去 Google Drive 開一個新的「Google 表單」。
- 設計你要的欄位，像是「姓名」、「聯絡電話」、「單位」等等。
- 表單右上角按「傳送」，選擇「連結」圖示，然後複製那串網址。
- 找一個免費的 QR Code 產生器網站，把網址貼進去，就會生出一個 QR Code 圖片。
- 把這個圖片印出來，貼在活動現場。搞定。
不過呢，老實說，這方法很陽春。它的缺點很明顯：所有人掃的是同一個碼，連到同一個空白表單。你沒辦法確認來的人是誰，也沒辦法防止有人重複填寫，或根本沒來卻找朋友幫忙填。 資料後續整理也麻煩。但如果只是個簡單的點名，求個「有」，那這方法完全沒問題。
方法二：有點彈性，但還是簡單的「靜態 vs 動態」QR Code
這是我覺得很多人會忽略的重點。QR Code 其實分兩種：靜態 (Static) 和動態 (Dynamic)。 你用 Google 表單連結做出來的，就是「靜態 QR Code」。
- 靜態 QR Code：資訊是「寫死」在裡面的。以上面的例子來說，那個 QR Code 本身就包含了 Google 表單的完整網址。一旦印出來，就永遠不能改。 它不收集任何掃描數據，你不會知道有多少人掃了、在哪裡掃的。
- 動態 QR Code：這個就聰明多了。它裡面儲存的其實是一個短網址，這個短網址會再把你「重新導向」到真正的目標網址（例如你的 Google 表單）。 好處是，你可以隨時去後台更改那個目標網址，但 QR Code 本身不用重印。 更重要的是，它通常可以追蹤掃描數據，像是掃描次數、時間、地點等。
有些服務專門提供動態 QR Code 生成與管理。你可以為每個報名者生成一個獨一無二的動態 QR Code，並在裡面夾帶他的個人資訊。當他掃描時，可以直接跳轉到一個已經填好他名字的頁面，他只要按「確認」就好。這就比現場填寫快多了。
那...到底要不要花錢買系統？
如果你的活動有點規模，或你想看起來專業一點，那花點小錢是值得的。現在市面上有很多選擇，從單純的報到系統到整合金流、行銷的平台都有。 我自己是覺得，關鍵是比較「時間成本」、「金錢成本」跟「專業度」的取捨。
這點跟我們在台灣看到的情況，跟國外有些不同。例如國際知名的 Eventbrite，它的系統整合度很高，功能非常強大，但金流設定和客服對台灣用戶來說可能就沒那麼直覺。 反過來看，台灣在地的系統，像是 Accupass 或 QRPASS，它們的服務就很貼近本土需求，例如金流直接對應台幣、客服溝通沒障礙，甚至可以提供現場硬體設備租賃和人力支援。 這在辦大型活動時，有個能隨時聯繫到的在地團隊會安心很多。
| 方案 | 成本 | 優點 | 缺點／適合情境 |
|---|---|---|---|
| DIY (Google 表單) | 幾乎是零，就是你的時間。 | 超便宜、超快上手，不用教大家都會用。 | 看起來有點...嗯...陽春。無法防止代簽或重複簽，人一多就亂。只適合小型、非正式的內部活動。 |
| 進階工具 (動態QR Code服務) | 低至中等，通常是月費或年費。 | 可以追蹤掃描數據，後台能修改連結。 可為每人產出專屬 QR Code，提升效率。 | 還是需要自己整合報名資料，需要一點點學習成本。適合需要基本數據追蹤的中型活動。 |
| 專業報到系統 (如 Accupass, EventX) | 中至高，依活動人數或功能計價。 | 從報名、金流、發送通知、現場報到、到後續問卷，一條龍服務。 報到速度超快，平均一人不用3秒。 看起來超專業。 | 就是...要錢。如果只是個小貓兩三隻的活動，用這個就太浪費了。適合大型、售票或對外的重要活動。 |
這些坑，我真的踩過
最後分享幾個血淚經驗，不管你用哪種方式，都可能遇到：
- 網路問題是最大的魔王：活動場地的 Wi-Fi 或手機訊號常常不給力。如果你的系統高度依賴網路，一定要準備備用方案，例如可以離線操作的 App 或最原始的紙本名單。
- 硬體比你想的還脆弱：掃描用的手機或平板，電量一定要充滿，最好準備行動電源。我真的遇過掃到一半沒電的窘境。還有，有些手機的鏡頭掃 QR Code 就是特別慢，多準備幾台備用裝置。
- 永遠有人不會用：不要高估大家的科技能力。一定會有人手機沒帶、沒電、不會開相機、或找不到 QR Code 在哪。報到台一定要有工作人員能用姓名或電話號碼手動查詢，幫他完成報到。
- QR Code 的物理問題：印太小、印在會反光的材質上、或是貼在太暗的角落，都會讓掃描變得很困難。印出來之後，自己先從各種角度、不同距離試掃看看。
那你呢？你辦活動都怎麼簽到？
說了這麼多，其實每種方法都有它的價值。從免費的 Google 表單到專業系統，都解決了不同層次的問題。重點是，誠實評估自己的需求，然後選一個最剛好的就好。
很好奇大家辦活動時，都是怎麼處理簽到問題的？有沒有遇過什麼有趣的狀況或是有更好用的工具？在下面留言分享一下吧。
