所以，真的要用 LINE 來打卡嗎？
最近…嗯…好幾個朋友都在問，他們公司想導入 LINE 打卡。感覺很方便，反正大家手機裡都有 LINE。人資或老闆就會想，這樣是不是…就不用再買一台打卡鐘，或是裝什麼很複雜的系統？
聽起來很美好啦…嗯…但實際上有不少細節要想。不是說開個群組，大家每天到公司喊「到！」然後截圖…不是這麼簡單的。我研究了一下，發現裡面的學問…還真不少。
先說結論：方便，但不一定免費或完美
嗯…如果要一句話講完。我的結論是：LINE 打卡確實很方便，特別是對員工來說。 但…「方便」不等於「免費」，更不代表「沒有問題」。你省了打卡鐘的錢，可能會花更多時間在…嗯…整理資料上面。甚至可能會有法律風險。
好吧，那到底有幾種做法？
我想了一下，大致上可以分成兩種方向。一個是…嗯…盡量不花錢的「土炮」作法。另一個是花點錢，但是比較…嗯…正規、省事，就是串接專業的人資系統。
方法一：最省錢，但也最「土炮」的 Geo-location
這個方法…嗯…最直接。就是利用 LINE 本身可以分享「位置資訊」的功能。 叫員工到公司之後，在指定的群組裡，按那個「+」，然後「位置資訊」，傳送他現在的地點。
這方法的好處是…幾乎零成本。你只要開個 LINE 群組就好。但缺點…很明顯。第一，紀錄非常零散。人資每天要從對話紀錄裡面，一個一個把每個人的打卡時間…手動抄下來。你想想看，幾十個人…每天兩次，一個月下來有多可怕。
第二，這個紀錄…嗯…很容易有爭議。員工可以自己決定什麼時候要按「傳送」。他可以到了巷口就按，不一定真的進了辦公室。雖然有地圖，但還是有模糊空間。
方法二：串接專業的 HR 系統
另一個方法，就是…嗯…導入本來就有人資系統的公司，他們現在很多都有提供 LINE 的整合服務。 像是什麼 Apollo、Swingvy、NUEiP、Vital HCM 這些…市面上有很多選擇。
這種方式，通常是透過企業的 LINE 官方帳號，然後背後串接他們的系統。 員工加入公司的官方帳號後，下面會有個選單，直接按「上班打卡」、「下班打卡」。 按下去之後，系統會自動記錄時間，有些還可以綁定公司的 Wi-Fi 或 GPS 地點，確保人是在公司範圍內才打卡。 這樣就…嗯…比較能防止作弊。
最大的好處是，所有紀錄都直接進到後台系統。人資不用再手動整理，月底要算薪水、算遲到早退，按幾個鈕，報表就出來了。這真的…省下非常非常多時間。
一張表看懂「土炮」跟「專業系統」差在哪
我整理了一下…大概是這樣，比較清楚。
| 比較項目 | 方法一：土炮 Geo-location | 方法二：串接專業 HR 系統 |
|---|---|---|
| 建置成本 | 幾乎是零…吧？就是…一個 LINE 群組。 | 要看廠商。通常是月費或年費，按人頭算錢。 |
| 人力成本 | 非常高。人資要花大把時間手動整理、核對。 | 很低。系統自動化了，人資只要處理特殊狀況。 |
| 資料準確性 | 嗯…比較低。有灰色地帶，也容易出錯。 | 很高。可以綁定 GPS、Wi-Fi 或 IP，紀錄很難造假。 |
| 報表與匯出 | 沒有這種東西。全部都要靠人工作業…很痛苦。 | 通常是一鍵生成。要匯出 Excel 還是什麼格式都行。 |
| 導入難易度 | 很簡單，就…拉個群組而已。 | 需要一些時間設定，把員工資料匯進去、設定規則等等。 |
| 法律風險 | 比較高。手動紀錄如果出錯，勞檢會有問題。 | 比較低。系統化的紀錄通常比較符合法規要求。 |
實際導入會遇到的鳥事…
理論上看起來很美好，但…嗯…實際執行總是有狀況。 比如說，用 GPS 打卡，有些員工會說他在地下室收不到訊號，或是定位飄掉。 這時候怎麼辦？就要有人工的方式去補，像是…請主管作證之類的。
還有，就是…嗯…隱私問題。有些員工可能會反彈，覺得公司在監控他的位置。所以導入前，溝通很重要，要讓大家知道這個是為了…嗯…簡化流程，不是為了監視。
另外，有一種更進階的技術叫做 LINE Beacon。 那是一個小小的藍牙發射器，可以放在門口。員工走進訊號範圍，手機就會自動感應到，可以做到更精準的…嗯…無感打卡。 但這就需要額外購買硬體，設定也更複雜一點。而且…一樣會遇到，像是員工手機藍牙沒開之類的問題。
國外也這樣用嗎？看看日本的狀況
我好奇查了一下…嗯…LINE 的發源地，日本。他們也用 LINE 來做勤怠管理（就是我們的考勤管理）。 我發現一些日本的系統，像是「KING OF TIME」或「勤革時」，他們很早就把 LINE 打卡跟…嗯…更完整的薪資計算、班表管理系統深度整合在一起。
感覺上，他們的思路是把 LINE 當成一個…嗯…整個 HR 系統的「入口」，而不只是一個打卡工具。台灣這邊…好像…比較多是先求有「打卡」這個功能，之後才煩惱資料怎麼拋轉。這個…嗯…出發點有點不太一樣。
最後一個問題：這樣合法嗎？
這個最重要。不管你用哪種方法，重點是…要符合《勞動基準法》的規定。勞基法規定，雇主有義務要準備出勤紀錄，而且要…嗯…保存五年。 這個紀錄要能夠「逐日」記載，而且要詳細到「分鐘」。
所以，如果你用那個「土炮」的截圖法，萬一圖片遺失了、模糊不清，或是紀錄的時間只有小時沒有分鐘…嗯…勞檢來的時候，可能就會有麻煩。 勞動部是說，用通訊軟體紀錄是可行的，但重點是那個紀錄要…嗯…「可供稽核」。 所以，用專業的 HR 系統會是比較保險的作法，因為它們的紀錄通常都…比較完整、不易竄改。
所以，你選哪一種？
說到底…嗯…沒有最好的方法，只有最適合的方法。如果你的公司…人很少，五個人以下吧，而且大家都很自律，或許…土炮法還能撐一下。但只要公司規模稍微大一點，或是你有外勤人員，那…嗯…我會覺得，花一點錢投資在專業的 HR 系統上，長期來看，省下來的人力成本跟…避免掉的麻煩，絕對是划算的。
我想問問大家，如果你是老闆或人資，你會怎麼選？或者你已經在用 LINE 打卡了，有遇過什麼…嗯…有趣或頭痛的事情嗎？可以在下面分享一下。
