Google Apps Script 自動化入門：從試算表到 Gmail 的 5 個實用應用場景

重點一句話

嗯...簡單講，就是用 Google Apps Script，讓試算表裡的資料，自己跑到 Gmail 去做事。省時，少犯錯。

為什麼要學 Apps Script？...嗯，主要是懶

說真的，就是為了懶。很多每天在做的事...複製、貼上、寄信...很煩。Apps Script 就像 Google 給的一個小機器人，你教它一次，它就一直做。 它是用 JavaScript，一種網頁上很常見的語言，所以不算太難學。 而且不用安裝東西，打開試算表，從「擴充功能」就能找到它。 很多人拿它跟 Excel 的 VBA 比，概念有點像，但 Apps Script 是活在雲端的。

這東西能串連 Google 家族的各種服務，像試算表、文件、Gmail、日曆等等。 想像一下，表單收到回覆，就自動寄出一封確認信。 或是每天早上，自動檢查試算表裡的數據，做成報告寄給我。這就是它存在的意義，把重複的事情自動化。

5 個串連試算表和 Gmail 的場景

我想了幾個比較實際的用法，大概是這幾種：

• 場景一：每日數據回報。 試算表裡有每天更新的業績或流量，設定好每天早上九點，自動把關鍵數字抓出來，寄一封簡短的報告給自己或團隊。
• 場景二：客製化郵件大量發送。 這有點像 Mail Merge。 試算表第一欄是名字，第二欄是 Email，第三欄是他們買的產品。可以寫一個腳本，一次寄信給所有人，但每個人的信裡稱謂和提到的產品都不同。
• 場景三：表單回覆後的自動確認信。 當有人填了 Google 表單，資料會進到試算表。 這時觸發一個腳本，馬上寄一封「我們收到您的回覆了」的確認信給填寫者。
• 場景四：庫存或指標低於門檻的警示。 試算表裡有庫存數量。寫個腳本每小時檢查一次，當某個品項的庫存低於 10 件時，立刻寄一封「庫存警告！」的信給採購。
• 場景五：簡易的任務指派通知。 在試算表的一個欄位填上負責人的 Email，腳本偵測到這個欄位被填寫時，就自動寄信通知那個人：「你有新任務了」，信件內容包含任務說明的欄位。

這些場景的比較...大概是這樣

把這幾個場景整理一下，可能看得更清楚。

實際怎麼做？...拆解其中一個

我們拿最單純的「每日數據回報」當例子。假設 A1 儲存格是「今日訪客數」，B1 是數字。我們想每天早上九點把這個數字寄出來。

首先，你要進到腳本編輯器。在試算表上面選單找「擴充功能」 > 「Apps Script」。

然後把預設的 `myFunction` 換成這樣的東西：

function sendDailyReport() {
  // 連結到當前的試算表
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  
  // 取得 A1 和 B1 儲存格的資料
  var metricName = sheet.getRange('A1').getValue();
  var metricValue = sheet.getRange('B1').getValue();
  
  // 設定收件人、主旨和信件內容
  var recipient = 'your-email@example.com';
  var subject = '每日數據報告 - ' + new Date().toLocaleDateString();
  var body = metricName + ': ' + metricValue + '\n\n這是自動發送的郵件。';
  
  // 寄出信件
  <a href="https://mailtrap.io/blog/google-scripts-send-email/" target="_blank" class="blogHightLight_css nobox">GmailApp</a>.sendEmail(recipient, subject, body);
  Logger.log('報告已寄出至 ' + recipient);
}

這段程式碼...嗯...就是幾個步驟。`SpreadsheetApp` 是用來跟試算表溝通的。 `getRange().getValue()` 就是去拿指定格子的值。然後 `GmailApp.sendEmail` 就是把信寄出去。 很直白。

寫完程式碼要記得存檔。然後設定觸發條件，這才是自動化的關鍵。

寫程式前的準備...一些設定

在執行之前，有幾件事要做。第一次跑的時候，Google 會跳出一個授權視窗，問你同不同意這個腳本讀取你的試算表、用你的 Gmail 寄信。 這是必要的安全機制，必須同意才能繼續。

再來是設定「觸發條件」(Trigger)。 在編輯器左邊有個像時鐘的圖示，點進去。

1. 按右下角的「新增觸發條件」。
2. 「要執行的函式」選 `sendDailyReport`。
3. 「選取活動來源」選「時間驅動」。
4. 「選取時間型觸發條件類型」選「日計時器」。
5. 「選取時間」就選「上午 8 點至 9 點」。
6. 儲存。這樣就行了。

這樣設定完，腳本就會每天早上在那個時間點自己跑一次。

注意事項...會踩到的坑

看起來很美好，但有些限制要注意。Google 不是讓你無限使用的。

最主要的是「配額」(Quotas)。比如，用 `GmailApp.sendEmail`，個人 Gmail 帳號一天大概只能寄 100-150 封信。 Google Workspace 帳號會多很多，可能到 1500 封。 這些限制在 Google 官方文件上都有寫，但有時候寫得很技術性。台灣有些部落格，像是電腦玩物，會用更白話的方式解釋這些限制的實際影響，或是提供一些繞過去的方法。 把官方文件和在地經驗對照看，會比較有感覺。

還有，腳本執行時間不能超過 6 分鐘。如果你的程式跑太久，會被強制中斷。所以處理大量資料時要特別小心，要想辦法優化。

最後是權限問題。`onEdit` 這種觸發條件，如果不是你本人在編輯試算表，它能做的事情會受限，有時候甚至沒辦法寄信。這是為了安全，避免別人亂改你的試算表就觸發奇怪的動作。

結語...所以，下一步是？

嗯...Apps Script 就是這樣。一個黏膠，把 Google 的服務黏在一起。不用變成多厲害的工程師，只要懂一點點邏輯，就能省下很多時間。 從最簡單的回報開始，慢慢擴充，其實很有用。

開始想一下，你工作上有什麼每天都在重複做的複製貼上？那可能就是你第一個可以自動化的目標。