先說結論，到底怎麼選？
今天要來聊聊那個...簽到系統這件事。老實說，很多人一聽到要導入什麼系統就頭痛，尤其又是免費的，感覺坑很多。我研究了一下，簡單講，其實選哪個，完全看你是誰、要做什麼。
如果你是個小老闆，底下就三五個員工，而且大家都在固定地方上班，那 Jibble 的免費方案真的就很夠用了。 該有的打卡、GPS 定位都有。但如果你是辦那種一次性的活動，像是研討會或成果發表，那用 Eventbrite 或甚至自己用 Google Forms 土炮一個 QR Code 簽到，可能還比較快。 所以，真的沒有哪個是最好的，只有最適合的。不要一頭熱就栽進去，結果發現功能綁手綁腳，那就很麻煩。
釐清兩種情境：你是「管員工」還是「辦活動」？
嗯...在比較工具之前，我覺得最重要的一點，真的要先搞清楚，你的需求到底是哪一種。這兩種情境，用的工具跟思維完全是兩回事。很多人就是在這裡搞混了，結果選了一個功能很強大、但根本不適合自己的工具。
- 管員工 (長期出勤)：這種重點在於「每天」都要用，要穩定、要準確，而且要符合台灣的《勞基法》規定。 像是加班時數、出勤紀錄要保存五年之類的，這些都是重點。 所以通常會選那種專門的人資（HR）或考勤軟體。
- 辦活動 (短期簽到)：這種通常是一次性或幾次性的，重點在於「當下」要快、要順暢，不要讓來賓在門口排隊。 什麼人臉辨識、GPS定位反而沒那麼重要，能不能快速掃 QR Code、處理現場報名才是關鍵。
你看，光是這樣想，方向就完全不一樣了對吧？所以，先問自己這個問題，再去下面找工具，會省很多力氣。
5款免費簽到工具功能比較與吐槽
好，接下來我們就來一個一個看。我挑了市面上比較有代表性、而且提供「真正免費」方案的工具。我的意思是，不是那種只給你試用14天，然後就要你付錢的。底下我會用一個比較...嗯...口語化的方式來分析，跟你說實話。
| 工具名稱 | 最適合誰？ | 免費版到底能幹嘛？ | 最大的坑 (限制) |
|---|---|---|---|
| Google Forms (Google 表單) | 超級小資族、一次性的小活動、學校社團、或是那種「我真的不想再花任何一毛錢」的人。 | 基本上就是零成本。你可以自己設計問題，像是姓名、聯絡方式，然後產生一個 QR Code 讓大家掃描填寫。 後台的 Google Sheets 會自動記錄時間戳，所以誰什麼時候簽到的，一清二楚。 | 超級陽春！沒有人臉辨識、不能防止代簽，也沒有漂亮的報表。 所有分析都要自己去 Google Sheets 裡面拉表格，比較花時間。而且，網路一掛掉就沒輒了。 |
| Jibble | 10人以下的小公司、新創團隊，特別是需要 GPS 定位或臉部辨識來確認員工真的在工作地點的。 | 它的免費版超級大方，不限員工人數。 提供 GPS 打卡、臉部辨識、自動產生工時表，甚至可以設定最多2個地理圍欄 (geofence)，確保員工在指定範圍內才能打卡。 | 免費版在排班、休假管理跟報表匯出的功能上很基本。 還有，雖然它有地理圍欄，但免費的只能設2個，如果你的點比較多，那就不夠用了。 而且沒有內建的溝通工具。 |
| Swingvy | 已經在用 Swingvy 其他 HR 功能（像薪資、請假）的中小企業。把它當作一個整合性平台的一部分。 | Swingvy 的核心是整套 HR 系統，打卡只是其中一個模組。它的免費方案，嗯...其實比較像是有條件的提供。它過去有一些免費的 HR 模組，但現在的計價方式比較偏向模組化收費。 你可能需要直接跟他們確認最新的免費方案範圍。 | 它不是一個「單純」的打卡工具。如果你只是要打卡，那可能會覺得有點殺雞用牛刀。而且它的計價方案有點複雜，是按模組跟人頭算的，要自己看清楚。 |
| Eventbrite / Splash | 專門辦公開售票活動或需要做活動行銷的人。例如：付費課程、演唱會、大型研討會。 | 這類工具主要是「活動管理平台」，簽到只是其中一環。 你可以在上面建立活動頁面、賣票，然後用它們的 App 來掃描票券上的 QR Code 做簽到。 Splash 的免費方案適合個人或小型活動，提供報名表、嘉賓名單和手機簽到 App。 | 如果你只是要一個內部會議簽到，用這個就太複雜了。它們的重點是售票和行銷，如果你用不到這些功能，反而會被一堆設定搞得很煩。而且通常免費方案能容納的人數有限，像 Eventleaf 就限制在每年 100 人。 |
| 各種 LINE 簽到機器人 | 團隊成員都在用 LINE，而且不排斥用 LINE 處理公事。適合那種需要快速、方便，不想另外裝 App 的團隊。 | 超方便，直接在 LINE 裡面喊一聲「簽到」就能完成。有些服務還可以綁定 GPS 位置。對於已經習慣用 LINE 溝通的台灣團隊來說，學習成本幾乎是零。 | 隱私是個大問題。有些員工可能會擔心公司透過 LINE 存取個資。 另外，功能通常很單一，很難做到複雜的排班或跟薪資系統連動。而且很多這類服務，免費版功能很有限，或是要忍受廣告。 |
不只看功能，更要考慮「人」的因素
選系統啊，很多人都會犯一個錯，就是只看功能表，看哪個功能多就選哪個。但老實說，系統是給人用的，如果員工不想用、不會用，或是用起來很痛苦，那再強大的系統也沒用。
你知道嗎，根據台灣的《勞動基準法》，雇主是有義務要記錄員工的出勤紀錄到「分鐘」為止，而且要保存五年。 所以，不管你選哪個系統，重點是「要能確實被執行」。 如果你選了一個超複雜的系統，結果員工常常忘記打卡，那你後續要處理補單、核對資料，反而更累。 有時候，一個簡單的 Google 表單，只要大家都能確實填寫，效果可能比那些複雜的系統還要好。
還有，特別是在台灣，加班費的計算、特休假的規定，都跟出勤紀錄綁在一起。 你選的系統，最好能匯出符合勞檢要求的報表，不然到時候要被查，你光是整理資料就一個頭兩個大。
常見錯誤與修正
最後，我整理幾個大家在選免費簽到系統時，最常犯的錯誤，希望可以幫你避開這些坑。
- 錯誤一：以為「免費」就等於「零成本」。 很多免費工具雖然不用錢，但你可能要花大量的「時間成本」去設定、去教學、去手動整理報表。 有時候，一個便宜但好用的付費工具，省下來的時間可能更划算。
- 錯誤二：只求功能多，不考慮使用情境。 就像前面說的，辦活動跟管員工是兩回事。你是一個有外勤業務的團隊，卻選了一個只能在公司連 WiFi 打卡的系統，那不是自找麻煩嗎？ 像 Jibble 就有 GPS 追蹤，這種就比較適合有外勤需求的。
- 錯誤三：忽略了「整合性」跟「擴充性」。 現在可能只需要打卡，但半年後呢？會不會需要請假、薪資計算？ 如果你選了一個很封閉的系統，到時候所有資料都要手動搬家，那真的是一場災難。像 Swingvy 這種平台式的，雖然一開始可能比較複雜，但它的擴充性就比較好。
總之，我的建議是，先從最簡單、最符合你「核心需求」的工具開始。與其花時間研究十幾個工具，不如挑兩、三個最有可能的，實際去註冊免費版玩玩看。 親手操作個一兩天，你馬上就會知道哪個用起來最順手、哪個最符合你的工作流程。這比看再多的評測文章都有用。
