簽到表製作教學：Excel與線上工具操作步驟，含免費範本下載

重點一句話

今天要來聊聊「簽到表」這個看似簡單、但其實很多細節的東西。老實說，做一張簽到表本身不難，隨便一個 Excel 就能搞定。但真正的關鍵是，你得先想清楚「為什麼要做這張表？」以及「後續要怎麼用這些資料？」。選對工具和方法，遠比把表格做得花俏來得重要。不然活動辦完，那疊簽到紙除了拿去回收，真的就是一場災難。

紙本跟電子的戰爭：一個慘痛與一個順暢的案例

我想先分享兩個我親身經歷的場景。第一個是在一個大概五十人的小型講座，主辦單位在門口放了一張紙本簽到表。聽起來很正常對吧？但問題來了，大家擠在門口排隊，筆只有兩支，有人字跡潦草到像醫生開的處方，更慘的是，有人寫錯格，後面的人就跟著一路錯下去。活動結束後，工作人員花了好幾個小時在核對那些鬼畫符，還要手動輸入電腦，真的累死。

第二個場景，是個近兩百人的技術研討會。他們在報到處放了幾台平板，上面是個 QR Code。與會者用手機掃一下，就會跳出一個預先填好大部分資料的表單，確認一下姓名、公司，按個送出就好。整個過程大概只要 15 秒。工作人員在後台可以即時看到誰到了、誰還沒到，活動結束後，一份完整的 Excel 出席名單就自動生成了。這效率，簡直是天壤之別。

所以你看，問題不在簽到本身，而是流程跟後續的資料處理。紙本簽到在某些極小型的內部會議可能還行，但只要人數一多，或需要後續追蹤，電子化幾乎是唯一的選擇。

怎麼做？從傳統 Excel 到線上工具的完整步驟

好，那到底該怎麼做？我們分兩種主流方式來講：最經典的 Excel 手動派，跟現在更方便的線上工具派。

傳統但可靠：用 Excel 製作簽到表

如果你辦的是個小型、內部、且不太需要後續數據分析的活動，Excel 還是很夠用的。步驟大概是這樣：

1. 打開 Excel，先想好要什麼欄位：這超重要！不要一股腦就開始畫格子。最基本的欄位通常是「編號」、「姓名」、「服務單位」、「簽到時間」、「簽名」。 但你可以根據需求調整，例如內部訓練可以加個「部門」；如果是多天活動，就把「簽到時間」改成「第一天」、「第二天」...等。
2. 建立表格與基本格式：把你想好的欄位名稱打在第一列。然後，把這些儲存格加粗、加上底色，讓它看起來像個標題。 接著選取大概你預估人數的範圍，加上「所有框線」，一張表的基本雛形就出來了。
3. 小技巧：印出來前先「預覽列印」：很多人做完表格就直接印，結果印出來格式大亂。我建議一定要先用「預覽列印」功能看一下，Excel 會顯示分頁線（通常是虛線），你可以根據這個虛線去調整欄寬或列高，確保每一頁的格式都對，而且標題列可以設定成每頁重複，這樣第二頁以後的人才知道要簽在哪。
4. (進階) 如果是固定名單，做成「簽名確認表」：如果你的活動是邀請制的，與會者名單是固定的，那千萬不要用空白簽到表。你應該先把「編號」、「姓名」、「服務單位」都打好，現場只需要他們在後面對應的欄位簽名就好。這樣既可以避免大家寫錯，又能快速核對誰還沒到。

老實說，Excel 的優點就是單純、離線也能用。但缺點也很明顯：簽名辨識困難、資料要手動整理、而且只要有人手殘寫錯，後面就一團亂。

更聰明的選擇：Google 表單與線上簽到工具

如果你追求效率，而且不希望活動結束後還在為整理資料而加班，那線上工具絕對是首選。其中，最容易上手的就是 Google 表單 (Google Forms)。

1. 建立 Google 表單：登入你的 Google 帳號，直接去 Google 表單官網，新增一個空白表單。 標題就打上你的活動名稱，例如「2025 年第三季行銷部訓練課程簽到」。
2. 設計表單問題：這就跟 Excel 的欄位一樣。你可以新增幾個「簡答」問題，像是「姓名」、「公司/部門」。你還可以加上「時間」欄位，不過 Google 表單本身就會記錄填寫時間，所以這步可有可無。最棒的是，你可以把重要欄位設定成「必填」，這樣就不怕有人漏寫。
3. 將回應連結到 Google 試算表：這是最關鍵的一步！在表單編輯頁面的「回覆」分頁，點一下右上角的綠色試算表圖示，選擇「建立新試算表」。 這樣一來，只要有人填寫簽到表單，所有資料都會「即時」且「自動」地存進那份 Google 試算表中。
4. 生成 QR Code 並放在現場：表單設計好後，點擊右上角的「傳送」按鈕，選擇「連結」圖示，你會得到一個網址。把這個網址拿去任何一個免費的 QR Code產生器，做成一張圖檔。活動當天，把這張 QR Code 圖檔印出來，或是直接顯示在平板、筆電螢幕上，讓大家掃碼簽到。

用 Google 表單的好處太多了：免費、快速、資料自動整理成電子檔，而且幾乎不會有寫錯字或看不懂的問題。 根據一些研究，光是掃 QR Code 這個動作，就能比傳統手寫節省好幾分鐘，而且資料準確率也更高。

不只 Google：專業活動報到 App 怎麼選？

當活動規模更大，或需要更專業的功能（例如現場印名牌、分組報到、數據分析），你可能就會需要專門的活動報到 App。這類工具就非常多了。

在台灣，很多人會用像是 ACCUPASS 活動通這種整合票務和報到的平台。它的好處是從報名、售票到現場報到一條龍，非常方便。但如果你的活動是免費的，或只是內部使用，殺雞用牛刀就有點浪費了。

放眼國際，像是 Eventbrite、Zkipster 或 EventX 這類工具功能更強大，有些提供免費方案，但通常會有功能或人數限制。 例如 EventX 的免費版就蠻適合中小企業。 在選擇時，我會建議比較一下。像是國外的 Zkipster 功能很專業，但月費可能對小團隊來說是個負擔。 反過來說，台灣本土有些服務如「打卡之星」是整合在 LINE 裡面，對於習慣用 LINE 溝通的團隊來說，可能學習成本更低。 這種在地化的工具，通常更貼近台灣用戶的使用習慣。

我自己是覺得，除非你的活動真的非常大型且複雜，不然「Google 表單 + QR Code」的組合，已經能解決 90% 的簽到需求，而且完全免費。

不同情境，你該用哪種簽到表？

說了這麼多，到底什麼時候該用什麼方法？我直接整理成一個簡單的比較表，讓你一目了然。

限制與失敗：那些你可能踩到的坑

不管是哪種方法，都有可能出問題。預先知道這些問題，才能準備備案。

• 紙本的詛咒：字跡潦草、寫錯格、筆沒水、弄丟... 這些都是基本款。最慘的是，如果這份簽到表是重要憑證（例如申請補助用的），結果被咖啡打翻，那真的會欲哭無淚。
• 電子的脆弱：最常見的就是「網路問題」。活動場地的 Wi-Fi 突然掛了，或手機信號不好，那 QR Code 就變成一張廢紙。 另一個問題是「裝置沒電」，當你準備的平板或手機在活動中途沒電，場面會非常尷尬。
• 隱私的紅線：不管你用什麼方式，只要收集個資，就要小心。 簽到表不要大剌剌地放在所有人都能看到的地方，尤其是紙本，每個來簽到的人都能看到前面所有人的電話和 Email，這其實有外洩個資的風險。

我的建議是，如果你用電子簽到，一定要準備「紙本備案」。也就是說，預先把已報名名單印出來，萬一網路或設備出問題，馬上可以改成人工勾選，至少不會讓報到流程完全停擺。

常見錯誤與修正

最後，整理幾個我最常看到大家在設計簽到表時犯的錯，以及怎麼修正。

• 錯誤一：問太多不必要的資訊。
  修正：拜託，只是簽到而已，不是身家調查。你真的需要知道他的傳真號碼或血型嗎？每多一個欄位，就會增加一點點填寫的阻力。只問「絕對必要」的資訊，例如姓名和聯絡 Email 就夠了。
• 錯誤二：對固定名單使用空白簽到表。
  修正：前面提過了，但很重要所以再說一次。如果名單是固定的，請務必先把姓名、單位等資訊都印上去，做成「核對簽名」的形式。這能大幅提升報到速度和準確性。
• 錯誤三：沒有考慮到後續用途。
  修正：在製作表格前，先問自己：「我拿到這些資料後，要做什麼？」是要寄感謝信？還是要統計出席率？或是要分析客群？這個問題的答案，會決定你的欄位設計和該選用的工具。
• 錯誤四：忽略了美感和品牌形象。
  修正：即使是一張簡單的簽到表，也可以放上公司的 Logo 和活動標題。 這不僅看起來更專業，也是品牌形象的一種延伸。如果是用 Google 表單，也可以自訂一下頁首圖片，讓它看起來更正式。

總結來說，製作簽到表是個「目標導向」的任務。先釐清你的目的、評估活動規模和資源，再選擇最適合的工具。別再讓自己陷在活動結束後整理鬼畫符的惡夢裡了！

看完這篇，你比較喜歡用傳統的 Excel 還是線上的 Google 表單來做簽到表呢？或是有用過更酷的工具？在下面留言分享你的經驗吧！