嗯...最近好像很多人在問這個。免費的報到系統。聽起來很棒，不用錢。但真的有這麼好的事嗎？
我自己是覺得，事情沒那麼簡單。很多人貪方便，直接用 Google 表單，或是一些標榜「永久免費」的平台。結果辦活動當天，現場亂成一團。不是找不到人，就是重複報到，不然就是網路一斷，什麼都沒了。
所以這篇...我不想跟別人一樣，只是列出一堆 App 的名字然後說它有免費版。我想聊得更深一點。聊那些「免費」標籤後面，你沒注意到的事。
先說結論
其實結論很簡單。所謂的「免費」，從來都不是真的免費，你付出的只是另一種成本，通常是你的時間、你的品牌形象，還有...你的資料。
如果你只是辦個 30 人以下的讀書會、朋友聚會，那隨便用個 Google 表單真的沒差。但只要你的活動稍微正式一點，或是人數多一點，甚至是公司用途，那你最好認真想一下，免費方案背後的那些限制，你承不承受得起。
為什麼網路上的文章都沒講到重點？
我去看了一下現在網路上的文章，大部分都在做差不多的事：列出 10 個 App，然後做個表格說誰有免費版。 但他們很少告訴你：
- 隱藏的工作流程： 「免費」是不是代表你得自己手動匯出 CSV，然後再匯入另一個系統？是不是每次有人取消，你就要手動在試算表上刪除，然後再去信箱裡找人？這些都是時間成本。
- 資料的歸屬與移轉： 當你的活動越辦越大，想換到付費平台時，這些用「免費」累積的參加者資料，能輕易地帶走嗎？還是會被鎖在那個平台裡？這點超重要，但很少人提。
- 「免費」的真實定義： 很多平台說免費，但其實是「免費活動」才免費。 一旦你的活動要收費，哪怕只收 100 塊，平台抽成可能比你想像的還高。
- 非活動用途的窘境： 大部分的比較文都只針對「活動」。但如果你是公司前台，想管理訪客呢？ 這些活動 App 根本不適用，它們的邏輯是「場次」，不是「每日進出」。
所以，我們接下來要聊的，就是這些別人沒說清楚的事。
怎麼做：三種「免費」路線的選擇
基本上，所謂的免費報到，大概就三條路。沒有哪條絕對好或壞，看你的情境。
路線一：DIY 土炮流 (Google Forms / Microsoft Forms)
這大概是最多人的起點。用 Google 表單做一個報名頁，然後用 Google Sheet 當資料庫。聽起來很完美，零成本。
但...你很快會遇到問題。例如，沒辦法防止一個人重複填寫，除非強制登入 Google 帳號。 還有，活動現場怎麼「核銷」？最原始的方法，就是印出長長的名單，用螢光筆一個一個劃掉。或是用電腦開著試算表，用 `Ctrl+F` 慢慢找名字。這在人少的時候還行，人一多，報到台就會塞車。
而且，用 Google 表單很難做出專業感，你的參加者一眼就知道這是個...嗯...很「精實」的活動。更別提隱私問題，要是權限設定不小心開錯，所有報名者的個資就全都曝光了。
路線二：國際平台免費方案 (例如 Eventbrite)
像是 Eventbrite 這種國際大平台，通常會提供免費方案。 這類平台的好處是流程完整，從報名頁、寄送 QR Code 電子票到現場掃描報到，一應俱全。看起來很專業。
不過，魔鬼都在細節裡。Eventbrite 的免費方案通常只適用於「免費活動」。 如果你的活動要收費，它就會開始抽成。再來，它的介面和客服主要是英文，對台灣的使用者和參加者來說，不一定那麼友善。 還有，資料匯出的欄位、報名表單的自訂彈性，在免費版通常會受到很多限制。
路線三：台灣在地平台 (例如 ACCUPASS, KKTIX)
這是我自己比較推薦給多數人的選項，尤其是當你有考慮到未來可能收費或擴大規模。ACCUPASS 或 KKTIX 這類台灣平台，對中文使用者非常友善。
它們的模式通常也是「免費活動，平台不收費」。 因為是在地平台，它們整合的金流（如 LINE Pay, 超商繳費）和客服，都更符合台灣人的使用習慣。 此外，這類平台本身就是一個活動資訊的集散地，把活動放上去，等於多了一個曝光管道。
當然，缺點也不是沒有。一旦活動要收費，平台費用抽成就是一筆開銷。 而且你的活動頁面會長得跟平台上其他上萬個活動差不多，品牌化的空間比較小。
說到在地化，這點跟國外平台差很多。例如，Eventbrite 這種國際平台，它的金流收款可能需要你有國外的銀行帳戶或 PayPal，撥款週期也比較長。但 ACCUPASS 或 KKTIX 可以直接將款項匯到你的台灣銀行帳戶，對小型主辦方或個人來說，方便太多了。
功能與場景比較表
好，我知道上面說了一堆，可能還是很亂。我直接整理成一個表，但用比較...白話的方式說。
| 方案類型 | 最適合的場景 | 你可能會遇到的「啊好煩」的狀況 | 品牌形象分 |
|---|---|---|---|
| DIY 土炮流 (Google Forms) |
公司內部訓練、30人以下讀書會、朋友間的私人派對。總之就是那種「遲到或找不到人也沒關係」的場合。 | 「欸你到底報名了沒？」「我找不到你的名字...你用哪個 email 報的？」「糟糕，網路斷了，試算表打不開！」 | 嗯...大概 20 分吧。就是個表單。 |
| 國際平台免費方案 (Eventbrite) |
你想辦一個看起來很國際化、參加者也多為外籍人士的「免費」研討會或交流活動。 | 「這個欄位怎麼不能改？」「後台怎麼都是英文？」「為什麼參加者一直問我怎麼註冊...」 | 70 分。介面是專業的，但本地化不足可能會扣點分。 |
| 台灣在地平台 (ACCUPASS / KKTIX) |
幾乎所有在台灣舉辦的公開活動，特別是希望觸及更多陌生客群的。從小講座到中型研討會的免費版都夠用。 | 「如果我要收費，手續費這樣算下來...好像有點痛。」「我的活動頁面看起來跟別人的好像。」「啊，想導流量回自己官網好像有點難。」 | 80 分。功能完整，流程順暢，符合台灣用戶期待。 |
| 專業訪客系統 (SwipedOn / ONES) |
這跟辦活動無關。這是給辦公大樓、共享空間用的，管理每天來來去去的訪客、快遞員。 | 「蛤？只是要管理訪客就要付月費？」「這個系統功能好複雜，我只是要簽個名而已...」 | 95 分。非常專業，但完全是另一個領域的東西，用在活動上反而奇怪。 |
常見的誤解與失敗案例
我真的看過太多悲劇了。最常見的一個，就是「從一而終」。
有個朋友，他一開始辦小型分享會，用 Google 表單用得很開心。後來規模越來越大，從 20 人變 100 人，他還是堅持用 Google 表單。為什麼？因為他所有的會員資料、過去的報名紀錄，全都在那一張張零散的 Google Sheet 裡。他覺得「搬家」太痛苦了。
結果那場 100 人的活動，報到處排了快 30 分鐘，因為工作人員要在五個不同的試算表裡找人，現場吵雜又混亂，很多人體驗極差，活動還沒開始就一肚子火。
這就是「免費」的代價。你省了眼前的錢，但未來可能要付出更高的轉換成本，甚至是賠上活動的專業形象。
另一個失敗案例，是把活動報到 App 拿來做公司訪客登記。聽起來好像可行？都是登記人名而已。 但問題是，活動 App 的邏輯是「一次性事件」，有開始有結束。 訪客管理系統的邏輯是「持續性日常」，它需要記錄訪客來訪事由、拜訪對象、發放臨時門禁卡等等。 硬把活動 App 拿來用，結果就是每天都要「開一個新活動」，員工和訪客都覺得莫名其妙。
那我到底該怎麼選？
想了這麼多，最後還是要給個方向。
問自己三個問題：
- 這活動是辦給誰看的？ 是熟到不行的自己人，還是需要建立專業形象的陌生客戶？前者隨便，後者請至少選個在地平台。
- 你需要報名資料做什麼？ 只是點個人頭，還是希望後續做客戶關係管理 (CRM)、寄送電子報？如果要後者，就要考慮資料匯出的方便性和完整性。
- 一年後，這個活動會變怎樣？ 它會消失，還是可能成長到需要收費、需要更複雜的功能？如果你有一點點預期它會長大，那拜託不要一開始就用 Google 表單把自己綁死。
免費，從來都只是一個起點。它很誘人，但走上這條路之前，先看看路的盡頭通往哪裡，才不會走到一半發現是懸崖。
你辦活動時最頭痛的是什麼環節？是報名、現場報到、還是事後整理資料？在下面留言分享一下你的慘痛經驗吧！搞不好我們可以一起找到解法。
