工作太忙亂？這些macOS效率工具能幫你搶回時間和精力

現代生活步調說快不快、說慢也不見得，其實大家對效率這件事的關注倒是持續升溫。大部分人都會碰到那種同時要兼顧工作雜務、私人計畫又或只是日常瑣事的狀況，怎麼讓自己的時間和精力發揮得更剛好，這問題總是離不開科技的幫忙。macOS 這套系統，有不少人覺得它的介面蠻順手，也算貼近現代人講求便利的需求。像它內建那些功能，有些朋友可能比較常用 Mission Control 來切換視窗，也有人每隔一會兒就靠 Spotlight 找文件；還有 Automator 聽說在某些流程簡化上挺受歡迎，不過具體效果可能每個人的體驗都差異蠻大的。

其實，如果稍微觀察，macOS 本身融入了一堆設計是為了讓用戶少分點心神在重複動作上，但細節到底多貼心，好像也因人而異。有研究過的人大概會發現，一整天下來，那些看似不起眼的小工具反而能省下將近一半的時間。不過話說回來，想要讓自己的流程再往前推一步，有時候光靠系統預設還是不太夠，所以才會有不少推薦清單出現——據說下面提到的大約六款 macOS 生產力應用程式，被部分用戶認為在提升效率上頗有感，但實際效果嘛…還是要自己試試看才知道。

有些人說，提升工作效率，好像少不了一點任務管理的幫忙。其實macOS上頭，有不少應用程式專門針對這種需求設計出來。比方說，**Todoist**和**Things**這兩款，最近聽到不少人在討論。

事情經常很零碎，有時候分個大類、貼個標籤，好像會比較不容易漏掉什麼。以Todoist來講，它讓你把事項分成不同專案，還能加上標記之類的功能。有些人覺得它介面蠻直觀，用起來大致順手，而且在蘋果電腦與手機間切換也不太麻煩。

有意思的是，它支援自然語言輸入——就像打句話：「明天下午要回信」，系統就能自動抓出時間。不過，也不是所有細節都完全靠它就萬事無憂，大多數使用者可能還是會搭配其他工具一起用。有些時候，因為每個人的習慣不同，所以效果怎樣沒辦法一概而論。

總結起來，大約有不少macOS用戶已經嘗試過這類軟體了。他們主要看重協作、時間安排跟條理性，但實際體驗感受可能落在某個範圍裡，不一定每次都那麼理想。至於哪一套比較合適，大致還是看情境和需求而定吧。

有時候你得處理協作的事，像是把專案拿來跟團隊夥伴一起弄，不少人說這樣分配任務好像比較不容易出錯。然後還有什麼同步到 Google 行事曆、Slack 之類常見應用程式的功能——不過聽說有時候會漏掉幾個細節，大概不是每一次都能完全無縫連動。

怎麼用這些工具才順手？有人建議每天一開始先看看清單，把那些比較急或比較重要的事情挑出來排前面。有些工作又天天、每週都得重複做，設成固定循環提醒好像也方便很多。再者，有標籤和篩選器就能按主題快速瀏覽，比如公事、私人雜務分開看，省去不少翻找時間。

說到 Things 這套 macOS 上的待辦軟體，它那種乾淨簡約的設計，大概讓不少人覺得上手沒什麼負擔。不過嘛，也有人覺得它其實只強調簡單易用，至於適不適合自己，還真不好說。有些使用者可能會在意某些細節，但整體來講，好像也沒特別突出哪個功能。

好像很多人會說，這個工具跟蘋果的那些裝置之間協調得還挺自然，反正用著不太容易感覺到有什麼卡住的地方。你如果手邊剛好有幾台蘋果的東西，它就會讓流程變得很順暢，大概就是那種跨裝置不用多想、事情就都同步好的狀態。這類軟體通常會把「今天」的任務直接丟到一個主畫面上——有人可能稱那叫行事曆或待辦版吧，反正掃一眼就知道大致該忙哪些事。

說到專案處理嘛，有時候事情比較多，它能把那些比較大的目標拆成一些小步驟或清單，這樣看起來不那麼嚇人。標籤功能也蠻常見，就是隨手加個分類，之後要找東西時，好像也省了點麻煩。有些人特別在意專注力，那個所謂「只顯示重點」的小設計——也許對某些場合還算實用吧，不過每個人習慣不同。

偶爾有人建議多用一下「接下來」那種總覽模式，大概可以提前抓出快到期或壓力漸增的事情。至於模板，有朋友是固定拿來複製重複性高的工作，這樣能少花點時間設定。不過最有趣的大概是隨手記錄任務那招，你突然想到什麼馬上輸入，比較不怕漏掉細節啦，但究竟能省多少心力，其實也說不好。各家心得參差不齊，也不是每次都完全派得上用場，只是大家在這些場合裡頭偶爾會提一嘴而已。

Todoist 跟 Things 這兩款工具，大致上都能幫助人處理手上的工作，不過實際用起來，感覺各有一些細節差異。有人說，只要善用裡面的某些功能，再搭配一些小技巧，好像真的比較容易把事情整理得比較妥當，也許一天裡頭會覺得順一點。其實市面上還有其他協助規劃時間的東西——等下可能可以再提，畢竟這類工具數量也不是只有三五個。

記錄想法，這件事現在被越來越多人重視。有時候腦中突然閃過什麼，不趕快寫下來就忘了。Notion、Evernote 這種做筆記的軟體，有些人說用起來還不錯，但每個人的習慣不同啦。有一派覺得它們除了單純記事外，好像還能讓你把資料分門別類塞好，找的時候省事不少。不過也聽說有的人覺得功能太多反而眼花撩亂，這倒見仁見智。總之，如果平常常需要快速紀錄、然後又希望隨時找得到，大概可以考慮一下這類應用程式，但真的適合與否，或許要自己摸索一陣子才知道。

Notion這個東西，說起來有點像一個什麼都能裝進去的辦公桌面，有人會用它來記錄生活碎片，也有人乾脆拿來規劃團隊專案。你如果有機會玩過，應該會發現它能自己調模板、改樣式——不論是想記帳還是寫讀書筆記，大致都能湊合弄出來。然後啊，有些人特別看重那種協作感，Notion在多人一起動手編輯時，好像還挺順暢，大家常說這功能用起來有點像聊天但又不是純聊天。

不過也不是只有Notion在搞筆記這塊。Evernote好像比它更早冒出頭吧？很多年以前大家習慣用Evernote，就是圖個單純，可能再加上找東西滿快。有次朋友跟我說，他就是因為Evernote那個網頁剪貼工具才入坑的，可以隨手把一些文章或PDF直接存下來。整理方面，它靠標籤跟筆記本分類，看起來比較像傳統檔案櫃，一些長期做研究的人好像還挺推崇這種系統。

跨裝置同步其實兩家都有，只是Evernote強調的是你走到哪都能看到自己的資料，不太容易丟三落四。Notion則更多講究那些可以嵌入影片或圖片的小巧思，所以某些人做報告時覺得方便，但也有人抱怨操作起來偶爾慢半拍。

反正現在要選哪一款，其實很難有標準答案。有些人喜歡自由度高的空間（比如愛折騰各種模板），也有人覺得傳統方式穩妥省事就夠了。大概七八成左右的情境下，你只是需要把資訊收集好，查找方便，其實兩者表現都差不到哪裡去。至於到底適合誰，就看工作流程和自己平常習慣偏向哪邊吧。有時候甚至可能試一輪才知道哪個順手——每次聊到最後，好像話題都會繞回使用者自己的感受而已。

筆記軟體剛聊完，現在事情好像慢慢轉向了那些專門管待辦事項的工具。有人說，平常工作要是沒把每天的瑣事整理妥當，時間一下就溜走了，有時候連自己都搞不太清楚到底哪裡花掉最多力氣。其實 mac 電腦上也有不少協助規劃時間的小工具，不過這類應用大概已經超過了好幾種，光想就覺得選擇太多。

說到追蹤時間，有些人偶爾會提到 Toggl 跟 RescueTime 這兩個名字，好像在圈子裡還算常見。這兩套系統強調的是讓使用者能瞭解每天究竟花在什麼事情上，比起單純記錄任務，多了點數據分析的味道。雖然不能保證每個人都會因此效率提升，但有的人確實反映，用這些應用後對自己分配工作的方式多少有點新認識。

如果你也曾經想抓住那些不知不覺就消失的片段，其實類似的工具還有一堆，只是 Toggl 和 RescueTime 算是較多人提過。當然，每款應用適合哪一種情境、是不是每一天都一定有效，就很難下一個結論。有時候某些功能看起來挺方便，但真要長期持續下去，大概還是得依照自己的工作習慣微調才行吧。所以啊，怎麼善用時間，最後可能還是繞回那句老話──方法很多，各取所需就是了。

Toggl這個工具，好像挺常見的，很多人一開始用是因為它那種點一下就能記錄時間的做法很方便。不管是寫報告、參加討論、還是臨時休息一下，都有人會順手點個按鈕，把事情分門別類記下來。有人說，Toggl的那種彈性好像滿適合喜歡自由調整流程的人，不一定非得開著計時器，也能事後補上差不多的工作時段。

有些人回頭看自己過去一陣子的紀錄，會發現某幾個專案花掉了將近一半精力，有時候這樣的資訊對安排未來計畫可能有點幫助，但也得看各自需求。有些功能，比如和其他工具間互通，大概讓日常協作沒那麼麻煩，只是要完全融入自己的工作流程，可能還需要慢慢摸索。

反正Toggl主要就是記錄時間、弄出那些大概統計數據，然後如果你剛好用到相關軟體，也許整合起來會省下點功夫吧。不過每個人的狀況不同，有的人覺得這樣分類很重要，也有人只是偶爾用用而已。

RescueTime這東西，其實它運作方式有點特別，說起來就是會在背景自動跑，不太需要人去記得什麼時候要按開始或結束。好像有人形容，它會默默把你在電腦上切換各種軟體、網頁的時間都紀錄下來，所以也不用擔心漏掉什麼。雖然有些人可能覺得這樣很方便，但偶爾也有人會忘了其實後台都被抓得一清二楚。

報表功能嘛，大致分成每天和每週幾次，這些資料看久了，好像能讓人發現自己哪些習慣不是那麼有效率。也許你以為自己大半天都在做正事，可是看圖表才知道，原來滑那些社群網站的時間其實佔了將近一半。有些人後來會試著訂個小目標，比方說希望把浪費在分心事情上的比重降到三成左右，又或者想讓認真工作的時段再多一些。

他們這類應用程式，到底幫不幫得到大家，見仁見智。不過慢慢地，有人發現當你掌握自己的時間分配之後，好像比較能釐清哪些事情該先做、哪些可以晚點處理。畢竟，當意識到某些壞習慣已經拖了你好幾天，再回頭調整策略還是來得及。

講到時間管理工具，不少朋友就是靠這種方式摸索出適合自己的節奏。既然聊到了時間的部分，不妨再看看另一種解決方案——有些人會接著使用專門整理任務的APP，把工作一件件排好，也算是另一條可走的路線吧。

如果你經常用macOS，應該有聽過像Automator這種自帶的自動化工具。其實，不少人會用這東西來處理一堆重複又瑣碎的小事，比如說要一次改很多檔案名字、幫圖片縮小、或是安排行程、寄信……大致上能省下不少人工操作。雖然說不太需要寫什麼程式，大概摸個幾次就能搞懂，適合不想折騰太多技術細節的人。

另外還有Keyboard Maestro，有人覺得它比前面那套還細緻。它可以讓你自己設計一連串的步驟，只要按個鍵、滑一下鼠標，或者等某個軟體啟動後就自動做事。舉例來說，有人可能會設一組快捷鍵，一按下去，瀏覽器開了、登入頁面跑出來，甚至直接跳進專案管理系統——整套流程也許只花零星幾秒。有時候，如果你手頭固定要做的事情將近十來種，那這類工具確實蠻方便。

至於好處嘛，不一定每個人都看法一致，但普遍覺得重複性的工作減少之後，比較不容易犯錯——而且速度快了一些。有些朋友認為，把那些機械式流程交給電腦去跑，人反倒能更專心在比較重要的專案上。還有人提到，用自動化的方法，每回執行結果都差不多，就比較穩定囉。不過，也不能說所有場景都百試百靈，畢竟碰到特殊需求時，有時還是得手動調整。

總之，如果你平常需要處理七八樣流程，其實引入像Automator或Keyboard Maestro這類工具，是有機會讓日常運作流暢很多。不過也別指望完全不用管，自動化只能算輔助啦——等下再聊聊筆記和整理app怎麼跟這些玩意兒搭配，用起來也許更順手。