如何使用Google表單打造輕鬆便利的請假系統?

快速用 Google 表單搞定請假管理，不怕流程卡關還省超多時間！

直接用 Google 表單範本，10 分鐘內填完基本資料欄位就能開工，別自己重頭做。
表單範本已經預設好常見欄位，省下重新設計時間，10 分鐘內完成（5 天內回顧填單速度是否都低於 10 分鐘）。
表單記得加上 3 個請假原因選項＋1 個「其他」，這樣 9 成以上的請假需求都能被涵蓋，不容易漏掉特殊狀況。
大部分人填請假理由會選預設選項，「其他」補足個別需求（7 天內統計其他選項佔比應低於 10%）。
一開始就設定自動回覆通知，讓填單的人 1 分鐘內收到確認信，對方才不會懷疑表單沒送成功。
即時回覆讓請假流程透明又安心，1 分鐘內收到信就能驗證（用 Gmail 訊息時間查 10 筆填單回覆）。
每週一固定下載上週請假紀錄表，少於 5 分鐘就能掌握大家出缺勤，避免漏看或重複請假。
定期整理表單資料能省下人工整理的麻煩，下載記錄不會超過 5 分鐘（每週統計實際操作時間）。
2025 年起 Google 表單支援簡單統計圖，直接用自動產生的圖表追蹤請假趨勢，比自己拉 Excel 省 7 成工夫。
視覺化統計省時又直觀，7 天內看請假人數變化圖，無需額外軟體（核對自動圖表生成與人工統計結果差異）。

Google 表單請假系統：打造輕鬆便利的請假流程

Google 表單請假系統讓請假流程變得簡單又高效。透過 Google 表單的指令碼功能，自動傳送電子郵件通知給相關人員，如主管、人事部門或同事，即時更新請假狀態，省去了來回溝通的麻煩。接著，我們可以將這個系統與 Google 日曆整合，自動標記員工的請假期間，避免行程衝突。而且，結合 Google 雲端硬碟後，可以集中管理所有員工的請假紀錄，更方便追蹤和分析資料。你還能針對不同職位或部門設定專屬的審核流程，由指定人員負責審核，提高整體靈活性和效率。是不是聽起來很方便呢？

設定基本資料：快速建立您的請假表單

接下來，我們就來看看如何快速設定請假表單的基本資料吧！利用Google表單中的動態欄位功能，可以根據使用者選擇的請假類別，自動顯示不同的填寫欄位，這樣可以大幅簡化填寫流程。比如說，如果員工選擇的是病假，那麼就會自動跳出醫生診斷書上傳的選項。

為了確保輸入資訊的正確性，我們可以設定資料驗證規則。例如，指定的一些假別只能選特定選項，或者限制請假的天數不得超過公司規定。這樣一來，就能避免因為錯誤輸入而造成的麻煩。

一個實用的小技巧是設計公式欄位，用於自動計算請假的總時數。只要員工填入起始和結束日期，就能立即看到自己的總請假時間，不但方便還能減少錯誤。不信？試著自己做一遍，你會發現效率提升不少哦！

客製化表單欄位：滿足各種請假需求

在建立請假系統時，客製化表單欄位是必不可少的。多選項與條件式欄位是滿足複雜請假需求的關鍵。比如，當員工選擇「病假」時，自動顯示病假證明上傳欄位，而其他型別如事假、年休則不會出現這些要求。這樣可以讓流程更簡潔直觀。

接著，使用日期和時間範圍欄位⏰能幫助精確記錄每次請假的開始與結束時間。不僅方便管理，也減少了溝通誤差。一個小技巧：設定日期格式，確保所有人輸入一致。

不要忘了附加檔案欄位📎！這能讓員工上傳各種必要檔案，如醫院證明或出差安排。這樣一來，管理層核准請假也變得更有效率，不必為找不到檔案而頭疼。

總結來說：
－多選項與條件式欄位：根據不同請假型別顯示相關欄位
－日期與時間範圍：準確記錄請假區間
－附加檔案欄位：上傳必要證明檔案

只要掌握這三大重點，你就能打造一個高效且便利的Google表單請假系統啦！

自動化審核機制：簡化請假流程

要讓請假流程更簡單嗎？Google 表單的自動化審核機制是你的解答。

**專案 1：機器學習驅動的審核**

Google 表單裡有機器學習演演算法，能分析歷史紀錄、請假模式和員工績效。你可以建立自訂模型，讓系統依據設定好的引數來評估和處理請求，不需要再花時間手動審核。

**專案 2：多級審核自動化**

針對不同組織結構和請假型別，你可以設定多級審核流程。表單會自動將請求轉給相關主管或部門，大幅簡化流程，同時通知申請人和主管進度，提升透明度。

**專案 3：整合人工智慧聊天機器人**

把AI聊天機器人加入系統，可以即時回答常見問題，如請假政策、餘額及進度。這樣一來，員工不必等待客服回應，就能快速獲取所需資訊，提高整體使用體驗。

數據匯出與分析：掌握請假狀況

你知道嗎？Google 表單不只簡單易用，還有超強大的資料匯出與分析功能！只需點選表單中的「回覆」選單，就能一鍵彙整所有請假資料並匯出成 Google 試算表。這樣，你可以輕鬆地篩選、排序各種請假資訊，例如根據請假型別、時間或員工姓名快速找到所需資料。不僅如此，透過 Google 試算表中的「Google Apps Script」，你還能設定自動化匯出機制，每隔固定時間把資料存到指定位置或雲端，省去手動整理的麻煩。更棒的是，Apps Script 還能幫助生成視覺化報表或圖表，一目瞭然掌握整體趨勢。如果你的公司有人力資源系統，那就更方便了！透過 API 整合，可以自動更新員工的請假紀錄，不再需要重複輸入。不僅提升效率，更擴充套件了資料的應用範圍，比如結合薪資計算和績效考核等功能。