Google表單請假系統怎麼做？設定步驟與自動化通知實作教學

呃...今天要來聊聊那個...很多人在問的，就是公司人不多，可能就十幾二十個人吧，然後又不想花大錢去買那種很貴的人資系統，啊有沒有辦法...自己弄一個...就是...請假系統出來？免費的最好。答案是可以的，而且說真的，不難。我們今天就來...一步一步把它做出來。

先說結論

簡單講，就是用大家都有的 Google 表單，然後搭配它的好朋友 Google 試算表，最後再加一點點...呃...魔法，也就是一小段程式碼 (Google Apps Script)，就可以做到「員工填完請假單，主管自動收到 Email 通知」。 這整套對小團隊或新創公司來說，我自己是覺得，超級夠用。 不過呢，它也有極限，這個我們後面會老實講。

怎麼做：一步一步來設定

好，那我們就從頭開始。這個過程大概分成三個...對，三個主要部分：建立表單、串連試算表，還有最重要的，設定自動化通知。

第一步：把請假表單做出來

首先，你總要有一個讓員工填寫的介面嘛，這就是 Google 表單 (Google Forms) 的工作。 你就直接到 Google 雲端硬碟，新增一個 Google 表單。

那...欄位要有哪些呢？我想一下喔...基本款大概是這樣：

• 姓名： 這個一定要，不然誰請假都不知道。用「簡答」題型。
• 單位/部門： 如果公司有分部門的話，這個就很重要。一樣用「簡答」或「下拉式選單」。
• 電子郵件： 這超重要，後面自動通知要用到。記得在設定裡把「收集電子郵件地址」打開。
• 假別： 這個用「選擇題」或「下拉式選單」最適合。然後啊，那個假別，我自己是覺得...除了我們台灣勞基法規定的那些，像什麼特休、病假、事假...你最好也加上公司自己有的福利假，比如說...呃...生日假？或是有的公司有情緒假之類的，這個就看你們自己公司的文化。
• 開始日期/時間 & 結束日期/時間： 這個就用「日期」和「時間」題型，很直覺。
• 職務代理人： 這也很重要，讓主管知道你請假時工作交接給誰了。
• 事由： 用「段落」題型，讓員工可以簡單說明一下請假的原因。

第二步：讓回應自動存到 Google 試算表

表單做好之後，你點一下頁面頂端的「回覆」頁籤。你會看到一個綠色的...呃...像十字的圖案，點它，然後「建立新的試算表」。

這一步超簡單，但超級關鍵。以後只要有人透過你的 Google 表單送出請假申請，所有資料，包含什麼時候送出的，都會自動、即時地新增到這個 Google 試算表 (Google Sheets) 裡面。 根本不用你手動複製貼上。

第三步：用 Apps Script 設定自動 Email 通知

好，接下來就是重頭戲了，就是要讓系統在有人填單後，自動寄信通知主管。這個要用到一個...呃...有點像小程式的東西，叫做 Google Apps Script。 你不要聽到程式就怕，真的，我會給你一段可以直接複製貼上的範本。

在剛剛那個試算表頁面，點上面工具列的「擴充功能」，然後選「Apps Script」。

進去之後，把裡面預設的程式碼全部刪掉，然後貼上這段：

function onFormSubmit(e) {
  // 這一段是用來抓取剛剛填寫的表單資料
  const response = e.values;
  const timestamp = response;
  const email = response;
  const name = response;
  const department = response;
  const leaveType = response;
  const startDate = response;
  const endDate = response;
  const reason = response;

  // 這邊設定你的主管的 Email
  const managerEmail = "manager-email@yourcompany.com";

  // 信件標題
  const subject = `[請假申請] ${name} - ${department}`;

  // 信件內容，你可以自己改
  const body = `
    哈囉主管,

    ${department} 的 ${name} 提出了請假申請。

    以下是詳細資訊：
    - 申請人 Email: ${email}
    - 假別: ${leaveType}
    - 開始時間: ${startDate}
    - 結束時間: ${endDate}
    - 事由: ${reason}

    這封信是系統自動發出的，請知悉。
  `;

  // 寄出 Email
  GmailApp.sendEmail(managerEmail, subject, body);
}

貼上之後，記得把 `manager-email@yourcompany.com` 換成你主管真正的 Email 地址。然後按一下存檔圖示。

啊寫好程式還沒完喔，你要告訴 Google 什麼時候去跑這段程式碼。這個叫做「觸發條件」。 在左邊的選單點那個像時鐘的圖案，也就是「觸發條件」。然後點右下角的「新增觸發條件」。

• 選擇要執行的功能：選 `onFormSubmit`。
• 選取活動來源：選「從試算表」。
• 選取活動類型：選「提交表單時」。

然後儲存。第一次儲存時，Google 會跳出來跟你要一堆權限，問你同不同意這個程式去讀取你的資料、用你的 Gmail 寄信等等。 你就勇敢地按下「允許」，因為這個程式是我們自己寫的，很安全。

好了！這樣就大功告成了。你可以自己去填一次表單，測試看看主管的信箱會不會收到信。

這方法的限制，老實說...

不過呢，這方法雖然免費又好用，但它不是萬能的。 我覺得還是要老實說一下它的缺點，你才知道它適不適合你們公司。

• 沒有真正的「簽核」流程： 你看喔，這個流程只是「通知」，它沒有一個...呃...「簽核」的按鈕。主管收到信，要怎麼同意？他還是得回信說「OK」，或是你得自己手動在那個 Google 試算表上面多加一欄，自己打勾寫「已核准」。很人工啦，說真的。進階一點雖然可以做到點擊信中連結來核准，但那個 script 會複雜很多。
• 很難應付多人和複雜規則： 如果你公司只有 10 個人，OK，很夠用。但 50 個人、100 個人呢？那個試算表會變得...超・級・長。主管光看就頭暈了。而且如果不同的人要給不同的主管簽，或是請假要會簽兩三層，這個 script 就會變得很複雜。
• 出錯了你可能不知道： 還有啊，如果那個 Apps Script...萬一...跑錯了怎麼辦？比如說 Google 系統那天剛好不穩，信沒寄出去，你可能也不知道。它不像專業系統會跳錯誤通知或是有 log 讓你查。
• 報表功能很陽春： 主管想看「這個月誰請了最多天病假？」或是「特休還剩幾天？」，這個系統沒辦法直接告訴你。你得自己去試算表裡面用公式、做樞紐分析表，慢慢算。

那跟專業的人資系統比起來呢？

說了這麼多，你可能會想，啊所以這個 DIY 的方法跟市面上那些要錢的...呃...專業人資系統，到底差在哪？我弄了個簡單的比較表，讓你一目了然。

常見問題，我猜你會問

嗯...講到這裡，我猜你心裡可能還有幾個問題。

• 可以讓主管直接在 Email 裡按按鈕核准嗎？

  這個超多人問。答案是...可以，但很麻煩。 你需要把那個 Apps Script 部署成「網路應用程式」，然後在 Email 裡產生兩個特別的網址，一個代表核准，一個代表拒絕。主管點了之後會觸發程式去更新試算表的狀態。這個對新手來說真的有點門檻，我們今天先不碰這塊。

• 可以跟 Google Calendar 連動嗎？

  絕對可以！這也是用 Apps Script 辦得到。 你可以讓它在...比如說，主管在試算表上手動把狀態改成「已核准」之後，程式就自動把這個假單的起訖時間，寫進一個團隊共用的 Google Calendar。這樣大家就知道誰什麼時候不在。這個功能超實用，但程式會再長一點點。

• 我的假單要給 A 主管簽，同事的要給 B 主管簽，怎麼辦？

  這也是進階問題了。要做到這個，你需要在 Apps Script 裡面或是在試算表多加一個分頁，去建立一個...呃...對照表，比如說哪個部門、或是誰的假單，要寄給哪個主管的 Email。然後你的程式碼就要先去查這個表，再決定信要寄給誰。Doable，但 script 就會變得比我們剛剛那個範例複雜許多。

總結一下，這個 Google 表單請假系統，我自己是覺得...對於新創公司、小團隊、或是預算有限的部門來說，真的是一個超棒的起點。 它雖然陽春，但解決了最核心的「記錄」和「通知」問題。等到你的團隊變大了，流程變複雜了，到時候再去評估導入專業的人資系統，也完全不遲。

那你呢？你覺得這個方法最吸引你的地方是什麼？還是你覺得哪個限制最讓你卻步？在下面留言聊聊你的看法吧！