不知道大家有沒有這種感覺，電腦跟手機裡裝了一大堆超強的 App，什麼 Notion、Todoist、TickTick... 每個都說能讓你生產力爆表。結果呢？我們花在「整理」這些工具上的時間，搞不好比真正拿來「做事」的時間還多。真的很諷刺。
然後你就開始懷疑人生：我是不是買了個法拉利，結果只開去巷口買醬油？
但我最近在想，如果... 我就只用蘋果自己家的東西，就是那些你一買來就裝在裡面的 App，像是備忘錄、提醒事項、行事曆這些，有沒有可能也搞出一套好用的工作流程？不用花錢訂閱，也不用搞那些複雜到爆的設定。老實說，我試了一下，結果... 欸，效果比我想像的好太多了。
重點一句話
別再當個熱衷於整理資料的數位倉鼠了。真正的生產力是專注把事情「做完、做好」，而不是把工具「理好」。蘋果內建的 App，剛好就是為這個思維設計的。
所以問題到底出在哪？
我自己是覺得，很多所謂的「生產力系統」都搞錯重點了。它們太強調「儲存」跟「分類」資訊，但這根本是治標不治本。真正的大魔王是，我們每天被四面八方來的訊息轟炸，注意力早就被撕得稀巴爛了。
所以我們掙扎的，從來不是要把東西放哪裡，而是根本沒辦法好好「專心」。
生產力不該是想辦法在一天內塞進更多工作，說真的，那樣只會累死。真正的目標應該是「工作得更少，但思考得更深」，把時間花在創造價值上。不是囤積一堆點子，而是透過實際的行動，把點子變成真正的「產出」。
而這點，我覺得蘋果的思維就蠻對味的：
- 先求有，再求好...不對，應該是「先產出，再整理」。動手做永遠比規劃半天重要。
- 工具是輔助大腦，不是取代大腦。它應該要讓你的思考更順暢，而不是給你更多東西要記。 * 一定要夠懶、夠直覺。一個系統如果用起來很卡，要點好幾下才能找到東西，你很快就會放棄它了。搜尋必須要像呼吸一樣自然。
- 善用內建的「連動」。很多人都沒發現，蘋果自家的 App 之間有很多隱藏的連動功能，這才是精華所在。
我的工具箱：少，但是更好
所以，我現在的數位生活基本上就靠這五個「老朋友」。不用多，但它們合作起來真的很猛。
| 工具 | 它的角色定位（我的白話文解讀） |
|---|---|
| 提醒事項 (Reminders) | 這就是我的「行動中心」。所有需要『動手做』的事情，不管大事小事，通通丟這裡就對了。它只回答三個問題：要做啥？啥時做？哪個最重要？ |
| 備忘錄 (Notes) | 這裡是「想法加工廠」。腦袋裡那些亂七八糟的點子、靈感、會議記錄...都在這裡慢慢孵化，從鬼畫符變成能看的東西。而且它現在功能很強，可以夾帶各種檔案、互相連結。 |
| 檔案 (Files) | 這就是我的「數位倉庫」。所有做好的、還在做的成品或半成品，像是報告、設計稿、合約文件，全部都在這。透過 iCloud，我在任何裝置上都能拿到一樣的東西。 |
| 行事曆 (Calendar) | 只要是跟「時間」綁死的東西，就是它的管區。會議、約會、各種死線...它給你一個上帝視角，讓你知道這週、這個月有哪些硬仗要打。 |
| Spotlight 搜尋 | 這傢伙就是整個系統的「大腦神經」。不管你的筆記、郵件、檔案藏在哪，滑一下叫出 Spotlight 搜尋，打個關鍵字，它就能幫你挖出來。根本懶人救星。 |
好，那實際怎麼做？
理論講完了，接下來是實作。其實超簡單，大概三個步驟就能把基礎架構搭起來。
第一步：用「檔案夾」定義你的人生大方向
先把你的生活切成幾個穩定、不太會變動的大板塊。這邊可以用一個叫「MECE 原則」的概念，聽起來很專業，但簡單講就是「互不重疊，但加起來又是你的全世界」。
我自己是這樣分的啦，你可以參考看看：
- 📂 公司 (工作相關的一切)
- 📂 家庭 (跟家人有關的，帳單、旅遊計畫...)
- 📂 個人 (學習、健康、理財這些)
- 📂 興趣 (攝影、寫作、任何讓你開心的事)
如果怕分不乾淨，可以先加一個 📂 「其他」，之後再慢慢整理。
重點來了：在備忘錄、檔案裡面，都建立對應這幾個名字的檔案夾。在提醒事項裡，也建立對應的「列表」。這樣你的基本骨架就出來了。
對了，順便分享一個超實用的功能，如果你有些東西需要跟別人協作，比如「家庭」的待辦事項想跟另一半共享，你就可以把備忘錄、檔案夾、提醒事項列表、甚至行事曆都設定成「共享」狀態。這樣大家就能同步更新，不用再用 LINE 傳來傳去了。
第二步：建立「收件匣」，集中處理所有新資訊
我覺得數位生活會亂，最大的原因就是資訊入口太多。Email 是一個、LINE 是一個、下載資料夾又是一個...根本防不勝防。理想上，我希望人生只有一個收件匣，但...科技還沒那麼神。所以我們只能退而求其次，手動幫自己建立幾個統一的入口。
- 📥 提醒事項收件匣：這是預設的列表，任何突如其來的任務、腦中一閃而過的「啊等下要記得...」，先無腦丟進來就對了，晚點再整理。
- 📥 備忘錄收件匣：用來捕捉那些還不成形、很零散的想法。蘋果那個從螢幕角落滑出來的「快速備忘錄」就超好用。或者你也可以在備忘錄裡設一個「智慧型檔案夾」，條件是「沒有標籤」的筆記，它們就會自動集中到這裡。
- 📥 檔案收件匣：我會直接把這個 iCloud 上的資料夾，取代原本電腦裡的「下載項目」。把所有會下載東西的 App（像 Chrome、Safari）的預設下載路徑都指到這裡。這樣不管在哪個裝置下載，東西都會進到同一個地方。
- 📥 郵件收件匣：這就不用說了，用內建郵件 App 的「所有收件匣」功能就對了。
第三步：用「標籤」管理動態的「狀態」
老實說我一開始也搞不懂，到底什麼時候該用檔案夾、什麼時候該用標籤？後來才想通一個很簡單的原則：
檔案夾是「不動產」，很穩固，所以適合放那些人生大分類 (Areas)。
標籤是「便利貼」，很有彈性，可以隨時貼上或撕掉，所以超適合用來標示資訊的「狀態」(Properties)。
舉例來說，我在檔案 App 裡最常用的幾個標籤：
- 🏷️ #Focus：代表這是我今天或這週要火力全開處理的專案或任務。
- 🏷️ #Draft：表示這份文件還是草稿，還在修改中。
- 🏷️ #Ready：代表這東西已經完成了，隨時可以交出去或發表。
標籤的好處是，它可以跨檔案夾運作。當我只想看所有需要「#Focus」的東西時，我根本不用管它原本是放在「公司」還是「個人」的檔案夾裡，點一下標籤就全部跳出來了。
別低估了「搜尋」的力量
當你把所有東西都交給蘋果內建這幾套 App 後，你會發現 Spotlight 搜尋 突然變超神。它就像是黏著劑，把所有散落的資訊全部黏起來。
不過呢，要讓 Spotlight 發揮最大功力，有個前提：你命名的時候要多用點心。
數位資訊的本質就是文字，所以你能不能快速找到它，完全取決於你當初埋了多少好用的「關鍵字」當線索。例如，在所有檔案或筆記標題上，統一用 `YYYY-MM-DD` 這種格式來加註日期，以後你想找某個時間點的東西，就會變得超級簡單。
你可能會很驚訝，當你把搜尋用好之後，你其實很少需要去點開左邊那排檔案夾慢慢找。這感覺...真的很自由。
說到這個，很多人可能也用 Google 全家餐（Keep, Tasks, Calendar），我覺得那也是一套很棒的系統。但跟蘋果這套邏輯比起來，我自己是覺得蘋果的整合性更「無縫」一點，特別是在 Spotlight 跨 App 搜尋這塊。Google 的搜尋比較偏向在各自的 App 內很強，但要一個指令就搜遍雲端硬碟、Keep 筆記和 Tasks，體驗上就沒那麼順。這點跟我們在台灣看到的情況很不一樣，在台灣大家可能更習慣用 LINE 或 Messenger 這種通訊軟體來記事情，但那樣做的缺點就是資訊超級分散，要找個東西得滑半天對話紀錄。
這套系統不適合誰？
在大家一頭熱栽進去之前，也得先說清楚，這套方法不是萬靈丹。它不是...
- ❌ 又一套複雜的生產力神話：如果你追求的是那種有超炫圖表、無數層 database 關聯的系統，那這套方法對你來說可能太「陽春」了。
- ❌ 取代你思考的捷徑：工具終究是工具，它沒辦法幫你產生創意或做出困難的決定。
- ❌ 一個需要天天維護的數位監獄：這套系統的精神就是「用完即走」，如果你發現自己還在花很多時間「整理」它，那可能就代表哪個環節出錯了。
數位過載，很多時候是一種選擇。回歸簡單，或許才是真正的生產力捷徑。
老實說，換成這套方法之後，真的覺得腦袋清爽很多，不用再煩惱「這個筆記該放 Notion 還是 Evernote？」，反正通通丟備忘錄就對了。那種心無旁騖的感覺，還蠻爽的。🚀
換你說說看：
你現在是用哪套 App 或方法在管理你的工作和生活？是跟我一樣回歸內建派，還是你是 Notion 或其他工具的重度使用者？在下面留言分享你的經驗吧！
