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利用Google Sheet | 製作邀請函發信系統

2019-05-16 12:07:06
品科技與天晴數位協力為中興大學開發的「利用Google Sheet 製作邀請函發信系統」,此Google Sheet「國立中興大學訪客/貴賓車輛進出須知信件寄送」已公開,趕快用它來建立副本囉。

 
建立副本後,可到自己的Google雲端硬碟查看。


這個Google Sheet內含Google Apps Script程式,只要在自訂選單點擊即可執行。第一個功能,是在校內舉辦活動而需要告知參與活動者可以開車付費進入校園,就點擊自訂選單的第一項「一般訪客車輛進出須知信件寄送」。
 
 
第一次執行會跳出對話框要求授權,步驟如下一系列畫面陸續點選下去直到同意允許。
 
 
 
 

程式開始執行就會出現側邊欄的表單,通知信的主旨可以由你來決定,然後輸入要寄送對象從第幾列開始到第幾列結束,在你按下Submit之前,必須已經將寄送對象的Email信箱記錄在「一般訪客(車輛通行收費)」工作表的A2之後的儲存格裡面。


不過,以程式發送郵件數量是有限制的,每日額度一般Gmail是100人次、G Suite教育版則是1500人次。在表單按鈕上方有一段紅字提醒當日餘額,所以如果你是使用一般Gmail而要寄送的又超過100人次,就只能分成幾天分批寄信。而本校教職員生都可以免費申請使用G Suite教育版,就有每日額度1500人次,當然就更方便一次寄出大量郵件了。
 
程式執行完成,會在右下方快顯通知呈現已完成寄出通知信件之訊息。
 

收件者看到的通知信件如下圖所示,在Outlook或Gmail所見的版面都是正確呈現。



通知信件採RWD設計,若用手機觀看也能自動調適成適合手機閱讀的版面。
     
 
第二個功能,是用來通知被邀請的貴賓(如演講、評審、會議委員等)在校內舉辦活動當天可通過車牌辨識進入校園,點擊自訂選單的第二項「受邀貴賓車輛進出須知信件寄送」。
 
 
程式開始執行就會出現側邊欄的表單,通知信的主旨可以由你來決定,然後輸入要寄送對象從第幾列開始到第幾列結束,在你按下Submit之前,必須已經將寄送對象的Email信箱記錄在「受邀貴賓(車輛通行免費)」工作表的A2之後的儲存格裡面。

 
當然,本校主辦單位應該事先詢問貴賓的車牌號碼,事先在本校「洽公車輛線上申請系統」提出申請,並經單位主管完成簽核,才能讓貴賓的車輛在活動當天通過車牌辨識。然後,再來執行此功能寄出通知信件。
 
程式執行完成,會在右下方快顯通知呈現已完成寄出通知信件之訊息。

 
收件者看到的通知信件,在Outlook或Gmail所見的版面都是正確呈現,而且通知信件採RWD設計,用手機觀看也能自動調適成適合手機閱讀的版面。
     
 
這個Google Sheet公開後,其內含Google Apps Script程式也完全開放,可能有人會想再自行改寫部分程式,這是沒問題的。所以,在自訂選單的第三項功能宣告這個作品是創用CC授權,允許使用者重製、散布、傳輸以及修改著作(包括商業性利用),惟使用時必須按照著作人或授權人所指定的方式,表彰其姓名。也就是說在不移除此聲明的情況下,允許重製、散布、傳輸、修改、以及商業性利用。
 
 
 
這個Google Sheet內含的Google Apps Script程式是開放的,可以點進去指令碼編輯器查看,原始碼可被完整檢視沒問題,前提是你必須熟悉Google Apps Script。
 
 
程式內容就不在此介紹了,但在Google Apps Script裡面除了程式碼.gs之外,還有另外兩個HTML檔,這就是兩份通知信件的HTML碼(我們是採用Stripo.email製作完成的郵件內容Export存成HTML檔)。
 

 




 


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